行政单位采购制度

PAGE行政单位采购制度一、总则（一）目的为了规范行政单位的采购行为，加强采购管理，提高采购资金的使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和政策规定，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本行政单位及所属各部门、各单位（以下统称“采购部门”）使用财政性资金和其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受社会监督，保障供应商的知情权和参与权。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择最优的供应商和采购方案，确保采购质量和效益。4.公正原则：采购活动应公正对待所有供应商，不得偏袒或歧视任何一方。5.诚实信用原则：采购部门和供应商应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购管理机构及职责（一）采购管理领导小组1.组成：由单位主要领导担任组长，分管领导担任副组长，相关部门负责人为成员。2.职责：研究制定采购工作的方针、政策和制度。审议采购计划和采购预算。协调解决采购工作中的重大问题。监督采购活动的执行情况。（二）采购部门1.组成：设立专门的采购办公室，配备专业的采购人员。2.职责：负责编制采购计划和采购预算。组织实施采购活动，包括采购文件编制、采购信息发布、供应商资格审查、采购评审、合同签订等。负责采购项目的验收工作。建立采购档案，妥善保管采购文件和相关资料。配合财政、审计等部门的监督检查工作。（三）其他相关部门1.财务部门：负责审核采购预算，办理采购资金的支付和结算，对采购资金的使用情况进行监督检查。2.资产管理部门：负责对采购的资产进行登记、入账、保管和处置等管理工作。3.使用部门：负责提出采购需求，参与采购项目的验收工作，对采购项目的质量和使用效益负责。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据本单位的工作需要和事业发展规划，结合上一年度采购执行情况，编制年度采购计划和采购预算。2.采购预算应按照财政部门规定的格式和要求进行编制，明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容。3.采购预算应与单位年度预算相衔接，确保采购资金的合理安排和有效使用。（二）预算审批1.采购计划和采购预算编制完成后，应报采购管理领导小组审议。2.采购管理领导小组应根据单位实际情况和事业发展需要，对采购计划和采购预算进行审核，并提出意见和建议。3.采购计划和采购预算经采购管理领导小组审议通过后，报财政部门审批。（三）预算执行1.采购部门应严格按照财政部门批准的采购预算组织实施采购活动，不得擅自调整或突破采购预算。2.如因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定的程序报财政部门审批。3.财务部门应加强对采购资金的管理，严格按照预算安排和合同约定支付采购资金，确保采购资金专款专用。四、采购方式及适用条件（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式。3.公开招标数额标准按照国家有关规定执行。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。五、采购程序（一）采购申请1.使用部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额、采购时间等内容，并经部门负责人签字确认。2.《采购申请表》应提交采购部门，采购部门对采购申请进行审核，审核通过后报采购管理领导小组审批。（二）采购计划编制1.采购部门根据采购管理领导小组的审批意见，结合采购预算和采购申请，编制采购计划。2.采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购方式、采购时间等内容，并报采购管理领导小组备案。（三）采购文件编制1.根据采购方式的不同，采购部门编制相应的采购文件。2.采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价文件等，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。3.采购文件应经采购管理领导小组审核通过后发布。（四）采购信息发布1.采购部门应按照规定的方式和渠道发布采购信息，包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价文件等。2.采购信息应在指定的政府采购信息发布媒体上发布，同时在单位内部网站或公告栏上进行公示。（五）供应商资格审查1.采购部门对报名参加采购项目的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。2.只有通过资格审查的供应商才能参与采购项目的投标、谈判或询价等活动。（六）采购评审1.采购部门组织成立评审小组，评审小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应当为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。2.评审小组按照采购文件规定的评标标准、谈判程序、询价要求等进行评审，确定成交供应商或中标候选人。3.评审过程应严格按照规定的程序进行，评审结果应及时向供应商公布。（七）合同签订1.采购部门与成交供应商或中标候选人签订采购合同，采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。2.采购合同签订后，应报采购管理领导小组备案。（八）验收1.采购项目完成后，采购部门组织使用部门、资产管理部门等相关人员对采购项目进行验收。2.验收内容包括采购项目的数量、质量、规格型号、技术参数等是否符合采购合同的要求。3.验收合格后，验收人员应在验收报告上签字确认，并将验收报告报采购部门存档。（九）付款1.财务部门根据采购合同和验收报告，办理采购资金的支付手续。2.采购资金的支付应按照财政部门规定的程序和方式进行，确保采购资金的安全和有效使用。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门应在中标通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项与中标供应商签订采购合同。2.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。3.采购合同签订后，应报采购管理领导小组备案。（二）合同履行1.采购部门和供应商应按照采购合同的约定履行各自的义务，确保采购项目的顺利实施。2.采购部门应及时了解供应商的合同履行情况，对供应商的履约行为进行监督检查。3.供应商应按照采购合同的约定提供货物、工程和服务，确保质量和进度。（三）合同变更1.在采购合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同内容的，采购部门和供应商应协商一致，并签订书面变更协议。2.合同变更协议应报采购管理领导小组备案。（四）合同终止1.采购合同履行完毕后，合同自然终止。2.在采购合同履行过程中，如因不可抗力或其他原因导致合同无法继续履行的，采购部门和供应商应协商一致，并签订书面终止协议。3.合同终止协议应报采购管理领导小组备案。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购申请、采购计划、采购文件、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。（二）档案整理采购部门应按照档案管理的要求，对采购档案进行整理、分类、编号、装订等工作，确保档案的完整性和规范性。（三）档案保管采购档案应妥善保管，保管期限按照国家有关规定执行。档案保管地点应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，确保档案的安全。（四）档案查阅1.因工作需要查阅采购档案的，应填写《档案查阅申请表》，经采购部门负责人批准后，可以查阅相关档案资料。2.查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出或转借他人。查阅人员应爱护档案资料，不得涂改、损坏、丢失档案。八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.财政、审计等部门应加强对行政单位采购活动的监督检查，确保采购活动合法合规。2.采购管理领导小组应定期对采购工作进行监督检查，发现问题及时整改。3.采购部门应建立健全内部监督管理制度，加强对采购人员的管理和监督，确保采购活动的公正、