采购部询价议价制度

PAGE采购部询价议价制度一、总则（一）目的为规范公司采购部的询价议价行为，确保采购活动的公开、公平、公正，降低采购成本，提高采购效率，保障公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司采购部所有采购项目的询价议价活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等各类采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒任何一方，确保询价议价过程公平公正。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，通过合理询价议价，降低采购成本，提高公司经济效益。4.诚实守信原则：采购部与供应商之间应诚实守信，履行各自的责任和义务。二、询价议价流程（一）采购申请1.各部门根据实际需求填写采购申请单，详细注明采购物品或服务的名称、规格、数量、预算等信息，并提交至采购部。2.采购申请单需经部门负责人审核签字，对于金额较大或重要的采购项目，还需经公司相关领导审批。（二）供应商选择1.采购部根据采购项目的特点和要求，通过多种渠道收集潜在供应商信息，建立供应商名录。2.对供应商进行初步筛选，评估其资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平等方面，确定参与询价议价的供应商名单。3.优先选择长期合作、信誉良好、产品质量可靠、价格合理的供应商。（三）询价1.采购部向选定的供应商发出询价函，明确采购物品或服务的详细要求、交货时间、付款方式等内容。2.询价函应要求供应商在规定时间内回复报价，报价应包含产品或服务的单价、总价、交货期、售后服务等详细信息。3.采购部可同时向多家供应商询价，以获取更全面的价格信息和比较优势。（四）议价1.采购部对供应商的报价进行分析和比较，筛选出价格合理、条件优惠的供应商进行议价。2.与供应商就价格、质量、交货期、售后服务等条款进行协商谈判，争取达成最优采购协议。3.在议价过程中，采购部应充分了解市场行情和供应商成本结构，合理运用谈判技巧，维护公司利益。（五）确定供应商1.根据询价议价结果，综合考虑供应商的价格、质量、信誉、交货期等因素，确定最终的供应商。2.采购部与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，确保采购活动的顺利实施。（六）采购执行1.采购部按照采购合同的要求，跟踪供应商的生产进度和交货情况，确保按时、按质、按量完成采购任务。2.在采购过程中，如发现供应商存在违约行为，采购部应及时采取措施，追究其责任，并要求其承担相应的赔偿损失。（七）验收付款1.采购物品或服务到货后，采购部组织相关部门进行验收，验收合格后出具验收报告。2.采购部根据验收报告和采购合同，办理付款手续，确保供应商按时收到货款。三、询价议价人员职责（一）采购部经理1.负责制定和完善采购部询价议价制度，确保制度的有效执行。2.审核采购申请，确定采购项目的询价议价方式和流程。3.协调采购部与其他部门之间关于采购项目的沟通与协作。4.对询价议价结果进行审核，确保采购决策的合理性和公正性。（二）采购专员1.负责具体采购项目的询价议价工作，按照制度要求收集供应商信息、发出询价函、进行议价谈判等。2.整理和分析供应商报价及相关资料，为采购决策提供数据支持。3.与供应商保持密切沟通，及时反馈采购部的意见和要求，确保采购项目顺利进行。（三）相关部门人员1.各部门应积极配合采购部的询价议价工作，提供准确的采购需求信息和技术要求。2.参与采购项目的验收工作，对采购物品或服务的质量进行评估和确认。四、询价议价记录与档案管理（一）询价议价记录1.采购部应建立询价议价记录档案，对每次采购项目的询价函、供应商报价、议价过程记录、采购合同等相关文件进行详细记录。2.询价议价记录应包括采购项目名称、供应商名称、询价时间、报价内容、议价过程、最终确定的供应商及采购合同等信息，确保记录真实、完整、准确。（二）档案管理1.询价议价记录档案由采购部专人负责保管，确保档案资料的安全和完整。2.档案资料应按照时间顺序和项目类别进行分类整理，便于查询和使用。3.定期对档案资料进行归档和备份，防止数据丢失或损坏。4.档案资料的保存期限应符合国家法律法规和公司相关规定，一般为[X]年。五、监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购部的询价议价活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购决策是否合理、采购成本是否控制在预算范围内。2.采购部应定期向公司管理层汇报询价议价工作情况，接受管理层的监督和指导。（二）供应商反馈1.建立供应商反馈机制，鼓励供应商对采购部的询价议价行为进行监督和反馈。2.对于供应商提出的合理意见和建议，采购部应认真对待，及时整改，并将整改情况反馈给供应商。（三）考核机制1.制定采购部询价议价工作考核指标，包括采购成本控制、采购质量保证、采购效率提升等方面。2.定期对采购部询价议价工作进行考核评价，考核结果与采购人员的绩效挂钩，激励采购人员积极履行职责，提高工作质量和效率。六、违规处理（一）违规行为界定1.在询价议价过程中，采购人员存在以下行为之一的，视为违规：与供应商串通，泄露公司询价议价信息，谋取私利。接受供应商贿赂或不正当利益，影响采购决策。故意抬高或压低采购价格，损害公司利益。违反询价议价流程，擅自决定采购事项。其他违反本制度或法律法规的行为。（二）处理措施1.对于发现的违规行为，公司将视情节轻重给予相应的处理：警告、批评教育，责令改正违规行为。扣发绩效奖金、降职、降薪等处罚。解除劳动合同，依法追究法律责