采购部询价管理制度

PAGE采购部询价管理制度一、总则（一）目的为规范公司采购部询价管理工作，确保采购活动的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购物资和服务的质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司采购部负责的所有物资采购、服务采购等询价活动。（三）基本原则1.合法性原则：询价活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与询价的供应商一视同仁，不偏袒任何一方，保证询价过程和结果的公正性。3.公开透明原则：询价信息、过程和结果应在规定范围内公开，接受公司内部监督。4.效益原则：在保证物资和服务质量的前提下，通过合理询价降低采购成本，提高公司经济效益。二、询价流程（一）需求提出1.使用部门：各使用部门根据工作需要，填写《采购需求申请表》，详细说明所需物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间、用途等信息，并经部门负责人审核签字。2.紧急需求：对于紧急采购需求，使用部门应在申请表中注明“紧急”字样，并说明紧急原因，经相关领导特批后，优先进行采购询价。（二）需求审核1.采购部：采购部收到《采购需求申请表》后，对需求的合理性、必要性进行初步审核，包括物资或服务是否符合公司实际业务需求、预算是否合理等。2.财务部门：财务部门对采购预算进行审核，确保采购费用在公司预算范围内，并对资金支付安排提出意见。3.审核结果反馈：审核通过的需求进入询价环节；审核不通过的，采购部及时与使用部门沟通，说明原因，使用部门根据反馈意见进行调整后重新提交申请。（三）询价准备1.成立询价小组：采购部根据采购项目的性质和规模，组建询价小组。询价小组由采购部人员、相关技术专家、使用部门代表等组成，人数一般为三人以上单数。2.制定询价文件：询价小组根据采购需求制定询价文件，询价文件应包括采购项目概述、技术规格要求、商务条款、询价报价表、供应商资格要求等内容。询价文件应清晰、准确、完整，确保供应商能够理解采购要求。3.确定询价供应商范围：采购部通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购项目的特点和要求，从供应商数据库中筛选出符合条件的供应商作为询价对象，同时也可通过行业媒体、网络平台、供应商推荐等方式扩大询价范围，但应确保供应商具备相应的资质和能力。（四）询价实施1.发放询价文件：采购部以书面、电子邮件或其他合适的方式向确定的询价供应商发放询价文件，并要求供应商在规定时间内提交报价文件。2.供应商报价：供应商应按照询价文件的要求，详细填写询价报价表，注明物资或服务的名称、规格型号、数量、单价、总价、交货期、售后服务等内容，并加盖公章或签字确认。报价文件应密封后在规定时间内提交给采购部。3.询价小组评审：询价小组对供应商提交的报价文件进行评审，主要评审内容包括报价的合理性、产品质量、交货期、售后服务、供应商信誉等。评审过程中，询价小组可要求供应商对报价文件进行澄清或提供补充资料。4.综合比较与评价：询价小组根据评审结果，对各供应商的报价进行综合比较与评价，选择报价合理、产品质量可靠、交货期满足要求、售后服务良好的供应商作为中标候选人。必要时，询价小组可对中标候选人进行实地考察，进一步了解其实际情况。（五）确定中标供应商1.采购部决策：采购部根据询价小组的评审意见和综合评价结果，确定中标供应商，并将中标结果通知所有参与询价的供应商。2.签订采购合同：采购部与中标供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。采购合同应严格按照公司合同管理制度进行签订、审核和备案。（六）采购执行与验收1.采购执行：中标供应商按照采购合同的约定组织生产或提供服务，采购部负责跟踪采购进度，确保按时、按质、按量完成采购任务。2.到货验收：物资到货后，采购部组织使用部门、质量检验部门等相关人员进行验收。验收内容包括物资的数量、规格型号、质量、外观等是否符合采购合同要求。验收合格后，填写《验收报告》；验收不合格的，采购部应及时与供应商沟通，要求其限期整改或更换物资，直至验收合格。三、询价管理职责（一）采购部职责1.负责制定和完善采购部询价管理制度，并组织实施。2.受理各使用部门的采购需求申请，进行需求审核和汇总。3.组建询价小组，制定询价文件，确定询价供应商范围，组织询价活动的实施。4.对供应商的报价文件进行收集、整理和初步评审，向询价小组提供评审意见。5.根据询价小组的评审结果，确定中标供应商，签订采购合同，并跟踪采购执行情况。6.建立供应商数据库，定期对供应商进行评估和管理，维护良好的供应商关系。（二）询价小组职责1.参与询价文件的制定，对采购需求进行技术和商务方面的审核。2.负责对供应商的报价文件进行评审，综合比较各供应商的报价、产品质量、交货期、售后服务等因素，提出中标候选人建议。3.对中标候选人进行实地考察（如有必要），并向采购部提供考察意见。4.协助采购部处理询价过程中的相关问题，提供专业技术支持和决策建议。（三）使用部门职责1.根据工作需要，及时、准确地提出采购需求，填写《采购需求申请表》，并确保需求的合理性和必要性。2.参与询价过程，提供技术支持和使用要求方面的意见，协助采购部对供应商进行评审。3.负责采购物资或服务的到货验收工作，对验收结果负责。4.反馈采购物资或服务在使用过程中出现的问题，协助采购部与供应商沟通解决。（四）财务部门职责1.审核采购预算，确保采购费用在公司预算范围内，并对资金支付安排提出意见。2.参与采购合同的审核，对合同中的价格条款、付款方式等进行审查。3.负责采购资金的支付和核算工作，监督采购资金的使用情况。四、询价信息管理（一）供应商信息管理1.建立供应商档案：采购部为每个供应商建立档案，记录供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、联系方式、报价记录、合作历史等内容。供应商档案应定期更新，确保信息的准确性和完整性。2.供应商评估：采购部定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平、诚信度等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商，给予更多的合作机会和优惠政策；对于不合格供应商，及时淘汰，并停止与其合作。3.供应商信息共享：采购部建立供应商信息共享平台，将供应商的基本信息、评估结果等信息在公司内部相关部门之间共享，以便各部门在采购决策、合作洽谈等方面参考。（二）询价记录管理1.记录内容：采购部对每次询价活动进行详细记录，记录内容包括询价项目名称、询价文件编号、询价时间、参与询价的供应商名单、供应商报价文件、询价小组评审记录、中标供应商及中标价格等信息。2.记录保存：询价记录应妥善保存，保存期限按照公司档案管理制度执行。询价记录可采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行保存，以便查询和追溯。3.数据分析与利用：采购部定期对询价记录进行数据分析，总结询价过程中的经验教训，分析采购成本变化趋势，为后续采购决策提供参考依据。五、监督与考核（一）内部监督1.审计部门监督：公司审计部门定期对采购部询价活动进行审计监督，检查询价过程是否符合制度规定、采购合同签订与执行是否规范、采购成本控制是否有效等。对于发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改情况。2.公司内部投诉处理：公司设立内部投诉渠道，接受员工对采购部询价活动中违规行为的投诉。对于投诉事项，由相关部门进行调查核实，如情况属实，按照公司规定对责任人进行严肃处理。（二）供应商监督1.反馈机制：采购部建立与供应商的沟通反馈机制，鼓励供应商对询价过程中存在的问题提出意见和建议。对于供应商的反馈，采购部应及时进行处理和回复，不断改进询价管理工作。2.供应商评价：采购部在与供应商合作过程中，对供应商的表现进行评价，并将评价结果反馈给供应商。对于表现优秀的供应商，给予表彰和奖励；对于表现不佳的供应商，提出警告并要求其限期整改。（三）考核制度1.考核指标：建立采购部询价管理工作考核指标体系，考核指标包括询价及时性、采购成本控制、采购质量、供应商管理、合同执行情况等方面。2.考核方式：考核方式采用定期考核与不定期考核相结合的方式。定期考核每季度进行一次，由采购部自评和相关部门互评相结合；不定期考核根据公司实际情况和工作需要进行，重点对重大采购项目或出现问题的采购活动进行