采购部市场询价管理制度

PAGE采购部市场询价管理制度一、总则（一）目的为规范公司采购部市场询价工作，确保采购活动的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证公司采购物资和服务的质量，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司采购部所有涉及市场询价的采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等各类采购项目。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对所有参与询价的供应商一视同仁，不得偏袒任何一方，保证询价过程和结果的公正性。3.公开透明原则：询价信息应公开透明，确保供应商能够充分了解询价要求，参与公平竞争。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，通过合理询价，降低采购成本，提高公司经济效益。二、询价流程（一）采购申请1.各部门根据业务需求，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.采购申请表需经部门负责人审核签字后，提交至采购部。（二）询价准备1.采购部接到采购申请后，指定专人负责询价工作。询价人员应熟悉采购项目的相关要求，收集与采购项目有关的市场信息，包括供应商资料、产品价格及性能参数等。2.根据采购项目的特点和需求，确定询价的范围和方式。询价范围应涵盖足够数量的潜在供应商，以保证市场竞争的充分性；询价方式可采用书面询价、电话询价、网络询价等多种形式。（三）询价发出及接收1.询价人员根据确定的询价范围，向潜在供应商发出询价函。询价函应明确采购项目的详细要求、报价截止时间、交货地点、付款方式等关键信息。2.供应商应在规定的报价截止时间前，将报价文件以书面形式（加盖公章）或电子文档形式回复至采购部。报价文件应包括产品规格、价格、交货期、售后服务承诺等内容。（四）询价评审1.采购部组织相关人员对供应商的报价文件进行评审。评审人员应包括采购部负责人、技术专家、财务人员等，必要时可邀请使用部门人员参与。2.评审内容主要包括报价的合理性、产品质量、交货期、售后服务等方面。评审人员应根据采购项目的重要程度和需求特点，制定合理的评审标准和权重。3.对各供应商的报价进行比较和分析，评估其性价比。对于价格明显偏离市场行情或存在疑问的报价，询价人员应及时与供应商沟通核实。（五）确定供应商1.根据评审结果，采购部确定拟选用的供应商，并填写供应商选定审批表。审批表应详细说明选定供应商的理由、采购项目的基本情况、评审过程及结果等信息。2.供应商选定审批表需经采购部负责人、分管领导、总经理审批签字后生效。如涉及重大采购项目或金额较大的采购活动，还需提交公司管理层会议审议通过。（六）签订合同1.采购部与选定的供应商签订采购合同。合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。2.合同签订前，采购部应仔细审核合同条款，确保合同内容符合公司利益和法律法规要求。合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门存档。三、询价人员职责（一）询价负责人职责1.全面负责采购询价工作的组织和协调，制定询价计划和方案，确保询价工作按规定流程和时间节点顺利进行。2.审核采购申请和询价文件，对采购项目的需求和技术要求进行准确把握，为询价工作提供指导。3.组织询价评审会议，汇总评审意见，提出供应商选定建议，并负责与相关部门和领导沟通协调，推进采购项目的顺利实施。4.跟踪采购合同的执行情况，及时处理合同执行过程中出现的问题，确保采购任务按时、按质、按量完成。（二）询价人员职责1.按照询价负责人的安排，具体负责询价函的起草、发送及接收工作，确保询价信息准确传达给潜在供应商，并及时收集供应商的报价文件。2.对供应商的报价文件进行初步整理和分析，协助询价负责人进行询价评审工作，提供相关数据和信息支持。3.负责与供应商的日常沟通和联系，解答供应商关于询价文件的疑问，核实报价信息的真实性和准确性。4做好询价工作的记录和档案管理，及时整理和归档询价过程中的各类文件和资料，以备查阅和审计。四、供应商管理（一）供应商选择标准<br>1.具有合法经营资质，具备良好的商业信誉和财务状况，无不良经营记录<br>2.具有与采购项目相匹配的生产能力、技术水平和质量保证体系，能够提供符合要求的产品或服务<br>3.具有较强的售后服务能力，能够及时响应公司的需求，解决产品或服务过程中出现的问题<br>4具有合理的价格水平，在保证产品质量和服务的前提下，报价具有竞争力<br>（二）供应商开发与评估<br>1.采购部定期收集市场上潜在供应商的信息，建立供应商信息库。对新发现的供应商，进行初步调查和评估，符合基本条件的纳入信息库管理<br>2.对于重要采购项目或长期合作的供应商，采购部应组织相关人员进行实地考察，深入了解供应商的生产经营状况、质量管理体系、技术研发能力等方面的情况<br>3.定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量交货期、售后服务、价格水平、合作配合度等方面通过问卷调查供应商业绩考核等方式收集相关数据，进行综合评价<br>（三）供应商淘汰机制<br>1.对于出现以下情况的供应商实施淘汰：提供的产品或服务质量严重不符合要求给公司造成重大损失；多次不能按时交货影响公司生产经营；售后服务不到位，经多次沟通仍无改进；报价严重高于市场平均水平且无合理理由<br>2.采购部负责提出供应商淘汰建议，经公司相关领导审批后执行淘汰的供应商应及时从供应商信息库中删除，并通知相关部门停止与其合作<br>五、询价记录与档案管理（一）询价记录要求1.在询价过程中，询价人员应详细记录与供应商沟通及报价相关的所有信息，包括询价函内容、供应商回复、沟通时间、沟通方式等。2.询价记录应真实、准确、完整，能够清晰反映询价过程和结果。记录应采用书面形式或电子文档形式保存，确保易于查阅和追溯。（二）档案管理内容1.采购部应建立完善的询价档案管理制度，对询价过程中产生的各类文件和资料进行分类整理、归档保存。档案内容包括采购申请表、询价函及供应商报价文件、询价评审记录、供应商选定审批表、采购合同等。2.询价档案应按照采购项目的类别和时间顺序进行编号，便于查找和管理。档案保管期限应符合公司档案管理规定，一般为采购项目完成后[X]年。（三）档案查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅询价档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到采购部办理查阅手续。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自复印、拍照或带出档案资料。2.因特殊情况需要借阅询价档案的，需经采购部负责人和分管领导批准，并办理借阅登记手续。借阅期限不得超过[X]个工作日，借阅人员应妥善保管档案，按时归还，不得转借他人或用于其他非工作目的。六、监督与考核（一）内部监督1.公司审计部门负责对采购部市场询价活动进行定期审计和监督，检查询价流程是否合规、采购行为是否符合公司利益、供应商选定是否公正合理等方面的情况。2.采购部应定期向公司管理层汇报询价工作进展情况和采购项目执行情况，接受公司内部的监督和检查。对于审计和检查中发现的问题，应及时整改落实。（二）供应商监督1.采购部应建立供应商监督机制，对供应商的产品质量、交货期、售后服务等方面进行跟踪和监督。定期收集公司内部使用部门对供应商的反馈意见，及时与供应商沟通协调，解决出现的问题。2.对于违反合同约定或出现严重质量问题的供应商，采购部应按照合同约定进行处理，并及时调整供应商管理策略。（三）考核机制1.公司建立采购部市场询价工作考核制度，对询价人员的工作绩效进行考核评价。考核内容包括询价工作的准确性、及时性、合规性、采购成本控制效果、供应商管