采购质疑与投诉处理制度

PAGE采购质疑与投诉处理制度一、总则（一）目的为规范本公司/组织采购活动中的质疑与投诉处理工作，保护参与采购活动各方的合法权益，维护公平、公正、公开的市场竞争环境，确保采购活动依法依规顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有采购项目，包括但不限于货物采购、工程采购和服务采购。涵盖从采购项目的需求提出、采购文件编制、采购活动实施、合同签订到项目验收等全过程中涉及的质疑与投诉处理。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵循国家法律法规以及相关行业标准，确保质疑与投诉处理工作合法合规。2.公平公正原则对待所有质疑与投诉事项，不偏袒任何一方，以事实为依据，以法律为准绳，公正处理。3.及时高效原则在规定时间内及时受理、处理质疑与投诉，提高工作效率，避免影响采购活动的正常进行。4.保密性原则对质疑与投诉涉及的相关信息予以保密，保护当事人的合法权益。二、职责分工（一）采购人职责1.负责采购项目的需求确定、采购文件编制等前期工作。2.对供应商提出的质疑进行初步调查和回复，配合采购代理机构或相关部门进行投诉处理工作。3.按照规定程序和要求，提供与采购项目相关的文件、资料和信息。（二）采购代理机构职责（如有）1.组织实施采购活动，包括发布采购公告、发售采购文件、组织开标评标等。2.受理供应商的质疑，并在规定时间内进行调查核实，作出书面答复。3.协助相关部门处理供应商的投诉，提供必要的文件、资料和情况说明。（三）质疑与投诉处理工作小组职责1.由公司/组织内部相关部门人员组成，负责对重大质疑和投诉事项进行审议和决策。2.对质疑与投诉处理过程进行监督和指导，确保处理工作公正、透明。3.根据需要，协调相关部门开展联合调查，共同解决质疑与投诉问题。（四）其他部门职责1.财务部门负责提供与采购项目资金相关的信息和资料，协助核实采购资金的使用情况。2.审计部门负责对采购项目进行审计监督，对质疑与投诉处理过程中涉及的财务收支等问题进行审查。3.法务部门负责提供法律咨询和支持，对质疑与投诉处理工作中的法律问题进行把关，确保处理结果合法有效。三、质疑处理（一）质疑提出1.供应商认为采购文件、采购过程和中标、成交结果使自己的权益受到损害的，可以在知道或者应知其权益受到损害之日起七个工作日内，以书面形式向采购人、采购代理机构提出质疑。2.质疑书应当包括下列主要内容：质疑供应商和被质疑采购人和采购代理机构的名称、地址、联系方式等；具体的质疑事项、事实依据及相关证明材料；提出质疑的日期。3.质疑书应当由法定代表人签字并加盖公章，或者由主要负责人签字并加盖公章。（二）质疑受理1.采购人、采购代理机构应当在收到质疑书后七个工作日内作出答复，并以书面形式通知质疑供应商和其他有关供应商。2.对符合质疑条件的，予以受理；对不符合质疑条件的，书面告知质疑供应商不予受理，并说明理由。3.在质疑受理后，采购人、采购代理机构应当暂停采购活动，但因质疑事项不影响采购活动继续进行的除外。（三）质疑调查1.采购人、采购代理机构应当对质疑事项进行调查核实，相关部门和人员应当积极配合，提供必要的文件、资料和信息。2.调查可以采取查阅文件、资料、账目，询问相关人员，实地考察等方式进行。3.在调查过程中，应当充分听取质疑供应商和被质疑方的陈述和申辩，客观公正地收集证据。（四）质疑答复1.采购人、采购代理机构应当根据调查核实的情况，在规定时间内作出书面答复。2.答复内容应当包括质疑事项的基本情况、调查核实情况、处理意见和依据等。3.对质疑事项成立的，应当依法依规采取纠正措施，如修改采购文件、重新组织采购活动等；对质疑事项不成立的，应当向质疑供应商说明理由。四、投诉处理（一）投诉提出1.质疑供应商对采购人、采购代理机构的答复不满意或者采购人、采购代理机构未在规定时间内作出答复的，可以在答复期满后十五个工作日内向同级财政部门提起投诉。2.投诉书应当包括下列主要内容：投诉人和被投诉人的名称、地址、联系方式等；质疑事项和质疑答复情况；具体的投诉事项及事实依据；投诉请求及主张；提起投诉的日期。3.投诉书应当由法定代表人签字并加盖公章，或者由主要负责人签字并加盖公章。（二）投诉受理1.财政部门应当在收到投诉书后五个工作日内进行审查，对符合投诉条件的，予以受理；对不符合投诉条件的，书面告知投诉人不予受理，并说明理由。2.财政部门受理投诉后，应当向被投诉人和其他与投诉事项有关的当事人发出投诉答复通知书及投诉书副本，要求其在规定时间内作出书面答复。（三）投诉调查1.财政部门应当对投诉事项进行调查核实，可以根据需要组织相关人员进行实地考察、查阅文件资料、询问相关当事人等。2.被投诉人和其他与投诉事项有关的当事人应当积极配合财政部门的调查工作，提供相关证据和资料。3.在调查过程中，财政部门可以要求投诉人和被投诉人对有关事项进行解释和说明，必要时可以组织质证。（四）投诉处理决定1.财政部门应当根据调查核实的情况，在规定时间内作出投诉处理决定。2.投诉处理决定应当包括下列内容：投诉人和被投诉人的基本情况；投诉事项的基本情况；调查核实情况；处理意见和依据；作出处理决定的日期。3.对投诉事项成立的，财政部门应当责令采购人、采购代理机构改正，重新开展采购活动；对投诉事项部分成立的，财政部门应当责令采购人、采购代理机构对存在问题的部分进行改正；对投诉事项不成立的，财政部门应当驳回投诉。五、处理程序与期限（一）质疑处理程序与期限1.供应商提出质疑后，采购人或采购代理机构应在收到质疑书的七个工作日内决定是否受理。2.受理质疑后，应在七个工作日内进行调查核实，并作出书面答复。3.特殊情况下，经批准可以延长答复期限，但延长的期限不得超过七个工作日，并应及时告知质疑供应商。（二）投诉处理程序与期限1.财政部门收到投诉书后，应在五个工作日内审查是否受理。2.受理投诉后，应在三十个工作日内作出投诉处理决定；情况复杂的，经批准可以延长三十个工作日，并应及时告知投诉人和被投诉人。六、处理结果执行（一）采购人、采购代理机构执行1.采购人、采购代理机构应当按照质疑与投诉处理决定，及时采取相应的纠正措施，如修改采购文件、重新组织采购活动、签订补充合同等。2.对因质疑与投诉处理导致采购活动暂停或重新开展的，采购人、采购代理机构应当做好相关协调工作，确保采购活动顺利进行。（二）相关部门配合执行1.财务部门应当按照处理决定，及时调整采购项目的资金使用情况。2.审计部门应当对质疑与投诉处理结果涉及的采购项目进行跟踪审计，确保处理决定得到有效执行。3.法务部门应当对处理结果的合法性进行审查，协助采购人、采购代理机构办理相关法律手续。七、监督与管理（一）内部监督1.公司/组织内部审计部门定期对采购质疑与投诉处理工作进行审计监督，检查处理程序是否合规、处理结果是否公正合理等。2.公司/组织纪检监察部门对质疑与投诉处理过程中涉及的违规违纪行为进行调查处理，严肃追究相关人员的责任。（二）外部监督1.接受财政部门等相关政府部门的监督检查，积极配合提供有关资料和信息，对提出的监督意见及时整改落实。2.主动接受社会公众的监督，对涉及采购质疑与投诉处理的相关信息依法依规进行公开，保障公众的知情权和监督权。八、培训与宣传（一）培训1.定期组织采购人、采购代理机构及相关人员参加质疑与投诉处理工作培训，提高其业务水平和法律意识。2.培训内容包括法律法规解读、质疑与投诉处理流程、案例分析等，通过培训使相关人员熟悉工作要求和操作规范。（二）