采购询比价管理制度

PAGE采购询比价管理制度一、总则（一）目的为规范公司采购询比价行为，确保采购过程公开、公平、公正，降低采购成本，提高采购质量和效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购项目的询比价活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购询比价活动必须遵守国家法律法规和公司相关规定。2.公平公正原则：确保所有参与询比价的供应商享有平等的机会，不受歧视。3.公开透明原则：采购信息、询比价过程和结果应保持公开透明，接受公司内部监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。二、职责分工（一）采购部门1.负责采购询比价活动的组织和实施。2.收集、整理供应商信息，建立供应商库。3.发布采购询比价文件，邀请供应商参与报价。4.对供应商的报价进行分析和比较，选择合适的供应商。5.签订采购合同，并跟踪合同执行情况。（二）需求部门1.提出采购需求，明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求等。2.协助采购部门进行供应商选择和评估。3.参与采购合同的签订和验收工作。（三）财务部门1.审核采购预算，确保采购资金的合理使用。2.参与采购合同的审核，对合同中的付款条款进行把关。3.对采购成本进行核算和分析，提供财务支持和建议。（四）审计部门1.对采购询比价活动进行审计监督，检查采购过程的合规性。2.对采购合同的执行情况进行审计，确保合同履行。三、询比价流程（一）采购申请需求部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求预算金额等信息，经部门负责人审核后提交采购部门。（二）采购审批采购部门收到采购申请表后，对采购申请进行初步审核，核实采购需求的合理性和必要性。对于金额较大或重要的采购项目，需提交公司领导进行审批。（三）制定询比价文件采购部门根据采购申请，制定询比价文件。询比价文件应包括以下内容：1.采购项目概述，包括采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求等。2.报价要求，明确报价的有效期、报价方式（如含税价、不含税价）、报价包含的内容等。3.交货期要求，明确供应商的交货时间和地点。4.付款方式，说明公司的付款条件和时间。5.供应商资格要求，如营业执照、资质证书、业绩证明等。6.评审标准，明确评审的因素和权重,如价格、质量、交货期、售后服务等。（四）发布询比价文件采购部门通过公司内部采购平台、邮件、电话等方式，向供应商库中的供应商或潜在供应商发布询比价文件，并邀请其参与报价。（五）接收报价供应商在规定的报价有效期内，将报价文件提交给采购部门。报价文件应包括报价单、营业执照副本、资质证书副本、业绩证明材料等。（六）评审报价采购部门组织相关人员对供应商的报价进行评审。评审人员应包括采购部门人员、需求部门人员、财务部门人员等。评审过程中，应按照询比价文件中规定的评审标准进行打分，综合评估供应商的报价、质量、交货期、售后服务等因素。（七）确定供应商根据评审结果，采购部门确定中标供应商或入围供应商。对于中标供应商，采购部门应与其签订采购合同；对于入围供应商，采购部门应建立供应商档案，以便在后续采购中优先考虑。（八）签订合同采购部门与中标供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。合同应包括采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货期、付款方式、售后服务等条款。（九）合同执行与验收1.供应商按照合同约定的时间和地点交货，采购部门应及时组织验收。验收合格后，采购部门按照合同约定支付货款。2.如发现供应商提供的物品或服务不符合合同要求，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求其采取补救措施或承担相应的违约责任。四、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应根据采购项目的要求，从供应商库中选择合适的供应商参与询比价。对于新的采购项目，采购部门应通过市场调研、供应商推荐、行业协会介绍等方式，寻找潜在供应商，并进行资格审查。2.供应商资格审查应包括以下内容：营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本（或统一社会信用代码营业执照）。资质证书副本，如生产许可证、质量认证证书、环保认证证书等。业绩证明材料，如类似项目的合同复印件、用户评价等。财务状况证明材料，如资产负债表、利润表、现金流量表等。其他相关证明材料，如产品检验报告、售后服务承诺等。（二）供应商评估1.采购部门应定期对供应商的表现进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。评估结果应记录在供应商档案中，作为后续采购决策的参考依据。2.供应商评估可采用以下方式：定期问卷调查：采购部门定期向供应商发放调查问卷，了解其在产品质量、交货期、价格、售后服务等方面的表现。现场考察：采购部门定期对供应商进行现场考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、售后服务能力等。数据分析：采购部门收集供应商的交货记录、质量检验报告、付款记录等数据，进行数据分析，评估供应商的表现。（三）供应商淘汰1.对于表现不佳的供应商，采购部门应及时与其沟通协商，要求其采取改进措施。如供应商在规定的时间内未能改进，采购部门应将其从供应商库中淘汰。2.供应商淘汰的情形包括：产品质量不合格，且多次整改无效。交货期严重延误，影响公司正常生产经营。价格过高，且无合理理由。售后服务不到位，客户投诉较多。存在商业贿赂、欺诈等违法行为。五、监督与检查（一）内部监督1.审计部门应定期对采购询比价活动进行审计监督，检查采购过程是否合规，是否存在违规操作、商业贿赂等问题。2.公司内部员工有权对采购询比价活动进行监督，如发现问题可向采购部门、审计部门或公司领导举报。（二）外部监督1.采购部门应积极配合政府有关部门的监督检查，如实提供采购询比价活动的相关资料。2.对于涉及公共利益、社会关注度较高的采购项目，采购部