采购询价议价制度

PAGE采购询价议价制度一、总则（一）目的为规范公司采购询价议价行为，确保采购活动的公平、公正、公开，降低采购成本，提高采购效率，保障公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购项目，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等的采购询价议价活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价议价活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在询价议价过程中，应平等对待所有供应商，不得偏袒任何一方，确保采购结果公平公正。3.效益原则：通过合理的询价议价，降低采购成本，提高采购效益，实现公司利益最大化。4.诚实守信原则：采购人员和供应商应诚实守信，如实提供相关信息，不得隐瞒或虚报。二、采购询价议价流程（一）采购申请1.各部门根据实际需求填写《采购申请表》，详细注明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、需求时间等信息，并提交至采购部门。2.采购部门对采购申请进行初步审核，审核内容包括采购需求的合理性、预算金额的准确性等。如申请不符合要求，采购部门应及时与申请部门沟通并提出修改意见。（二）供应商选择1.采购部门根据采购项目的特点和要求，通过多种渠道选择潜在供应商。潜在供应商来源包括但不限于公司供应商库、行业网站、供应商推荐、招标平台等。2.采购人员对潜在供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、产品质量认证、业绩情况、信誉状况等。只有符合资格要求的供应商才能进入询价议价环节。3.根据采购项目的性质和规模，确定参与询价议价的供应商数量。一般情况下，应选择不少于三家的供应商参与询价议价，以确保充分竞争。（三）询价1.采购人员向选定的供应商发送《询价通知书》，详细说明采购项目的规格型号、数量、质量要求、交货时间、交货地点、付款方式等内容，并要求供应商在规定时间内报价。2.《询价通知书》应明确报价的有效期，一般为[X]个工作日。在报价有效期内，供应商的报价不得随意更改。3.采购人员应及时跟进供应商的报价情况，确保所有供应商按时报价。对于未按时报价的供应商，采购人员应及时与其沟通，了解原因，并视情况决定是否继续邀请其参与询价议价。（四）议价1.采购人员对各供应商的报价进行整理和分析，比较各供应商的价格、质量、交货期、售后服务等方面的优势和劣势。2.根据分析结果，采购人员与供应商进行一对一的议价谈判。在议价过程中，采购人员应坚持原则，以公司利益为出发点，争取最优惠的采购价格和条件。3.议价谈判应围绕采购项目的核心条款展开，如价格、质量、交货期等。采购人员应灵活运用谈判技巧，与供应商进行充分沟通，寻求双方都能接受的解决方案。4.在议价过程中，采购人员应及时记录谈判内容和结果，形成《议价记录》。《议价记录》应包括谈判时间、地点、参与人员、谈判内容、谈判结果等信息，并由双方参与人员签字确认。（五）确定供应商1.采购人员综合考虑询价和议价结果，选择最符合公司利益的供应商作为中标供应商。确定中标供应商的主要依据包括价格、质量、交货期、售后服务等方面的综合评价。2.采购部门将中标供应商的相关信息提交至公司内部审批，审批内容包括供应商的资质、报价、议价结果等。如审批通过，采购部门应及时与中标供应商签订采购合同。3.对于未中标供应商，采购人员应及时向其反馈询价议价结果，并表示感谢。同时，采购部门应将未中标供应商的信息记录在公司供应商库中，以便今后参考。（六）签订合同1.采购部门与中标供应商签订《采购合同》，明确双方的权利和义务。《采购合同》应包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、质量要求、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。2.《采购合同》签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门，如财务部门、仓库管理部门等，以便各部门做好相应的准备工作。3.在合同执行过程中，采购部门应密切关注供应商的履行情况，确保供应商按时、按质、按量交付货物或提供服务。如发现供应商存在违约行为，采购部门应及时与供应商沟通，并采取相应的措施，如要求供应商承担违约责任、解除合同等。三、采购询价议价管理（一）采购人员管理1.采购人员应具备良好的职业道德和业务素质，熟悉采购业务流程和相关法律法规，具备较强的沟通协调能力和谈判技巧。2.采购部门应定期对采购人员进行培训和考核，提高采购人员的业务水平和综合素质。培训内容包括采购业务知识、法律法规、谈判技巧、职业道德等方面。3.采购人员应严格遵守公司的采购制度和工作纪律，不得接受供应商的贿赂、回扣等不正当利益，不得泄露公司的商业机密。（二）供应商管理1.采购部门应建立健全供应商管理制度，对供应商进行分类管理和动态评估。供应商分类管理应根据供应商的规模、信誉、产品质量、服务水平等因素进行划分，以便于采购部门有针对性地开展采购工作。2.采购部门应定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的交货期、产品质量、售后服务、价格水平等方面。根据评估结果，采购部门应及时调整供应商名单，淘汰不合格供应商，引入优质供应商。3.采购部门应与供应商保持良好的沟通与合作关系，定期召开供应商会议，及时了解供应商的生产经营情况和市场动态，共同解决合作过程中出现的问题。（三）监督与审计1.公司内部应建立健全采购询价议价监督机制，加强对采购活动的全过程监督。监督内容包括采购申请的审核、供应商的选择、询价议价过程、合同签订与执行等方面。2.审计部门应定期对采购项目进行审计，审查采购项目的合法性、合规性、效益性等方面。审计内容包括采购文件、合同、发票、付款记录等方面。对于审计中发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。3.采购部门应主动接受公司内部监督和审计，积极配合监督和审计工作，如实提供相关资料和信息。对于监督和审计中提出的问题，采购部门应认真整改，不断完善采购工作流程和制度。四、采购询价议价相关文件与记录管理（一）文件管理1.采购部门应建立健全采购询价议价文件管理制度，对采购过程中产生的各类文件进行分类、编号、归档和保管。采购文件包括采购申请表、询价通知书、报价单、议价记录、采购合同等。2.采购文件应按照规定的格式和内容填写，确保文件的完整性和准确性。采购文件应妥善保管，保存期限应符合公司档案管理规定。一般情况下，采购文件的保存期限为[X]年。3.采购部门应定期对采购文件进行整理和清查，确保文件的安全和完整。对于过期或失效文件，采购部门应按照规定的程序进行销毁。（二）记录管理1.采购人员应及时记录采购询价议价过程中的相关信息，包括询价时间、询价对象、报价情况、议价过程、议价结果等。记录应真实、准确，并由相关人员签字确认。2.《询价记录》《议价记录》等采购记录应作为采购项目的重要档案资料进行保管，保存期限应符合公司档