采购询价议价工作制度

PAGE采购询价议价工作制度一、总则（一）目的为规范公司采购询价议价工作流程，确保采购活动的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保障公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购项目的询价议价工作，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价议价活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不得偏袒任何一方，保证询价议价过程的公平性和结果的公正性。3.公开透明原则：采购信息应在规定范围内公开，接受公司内部监督，确保采购过程透明。4.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求经济效益最大化。二、职责分工（一）采购部门1.负责采购项目的需求确认，制定采购计划。2.组织实施询价议价工作，收集供应商报价信息，进行初步筛选和比较。3.与供应商进行商务谈判，拟定采购合同条款。4.跟踪采购合同执行情况，协调解决采购过程中的问题。（二）需求部门1.提供准确、详细的采购需求，包括规格、型号、数量、质量要求等。2.协助采购部门进行供应商考察和评估。3.参与采购合同的评审，提出意见和建议。（三）财务部门1.参与采购预算的编制和审核。2.对采购成本进行核算和分析，提供财务支持和监督。3.审核采购合同付款条款，确保公司资金安全。（四）审计部门1.对采购询价议价过程进行审计监督，检查采购行为是否合规。2.对采购项目进行事后审计，评估采购效益。三、询价议价流程（一）采购申请需求部门根据业务需要填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算、需求时间等信息，经部门负责人审核后提交至采购部门。（二）供应商选择1.采购部门根据采购项目的特点和要求，通过多种渠道收集潜在供应商信息，建立供应商数据库。2.对潜在供应商进行资格审查，包括营业执照、税务登记证、资质证书、业绩情况、信誉评价等，筛选出符合要求的供应商名单。3.根据采购项目的重要性和金额大小，确定邀请询价议价的供应商数量，一般不少于三家。（三）询价1.采购部门向选定的供应商发出询价函，明确采购项目的详细要求、报价截止时间等信息。2.供应商应在规定时间内以书面形式回复询价函，提供产品或服务的报价、规格、交货期、售后服务等内容。3.采购部门对供应商的报价进行整理和记录，确保报价信息的完整性和准确性。（四）议价1.采购部门根据询价结果，组织相关人员与供应商进行议价。议价过程中，应充分了解供应商的成本构成、价格底线等信息，争取更有利的采购价格。2.与供应商就价格、质量、交货期、售后服务等条款进行协商，达成一致意见后，形成议价记录。3.如议价未能达成一致，采购部门应分析原因，决定是否继续与该供应商谈判或重新选择其他供应商。（五）合同签订1.根据议价结果，采购部门拟定采购合同，明确双方的权利和义务、产品或服务的规格、数量、价格、交货期、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同经采购部门负责人、需求部门负责人、财务部门负责人审核后，提交公司领导审批。3.审批通过后,采购部门与供应商签订采购合同，并加盖公司公章。（六）合同执行与验收1.采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。2.需求部门负责对采购产品或服务进行验收，验收合格后出具验收报告。如发现质量问题或其他不符合合同要求的情况，应及时通知采购部门与供应商协商解决。（七）付款1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核付款申请，确保付款条件符合合同约定。2.经公司领导审批后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间向供应商支付款项。四、询价议价记录与档案管理（一）记录要求1.采购部门应建立完善的询价议价记录档案，对询价函、供应商报价、议价记录、采购合同等相关文件进行详细记录和保存。2.询价议价记录应真实、准确、完整，包括日期、供应商名称、采购项目内容、报价明细、议价过程及结果等信息。（二）档案管理1.询价议价记录档案应按照项目类别和时间顺序进行分类整理，便于查询和检索。2.档案保存期限应符合公司档案管理规定，一般为[X]年。保存期满后，经审批方可销毁。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全和完整。五、监督与考核（一）内部监督1.审计部门定期对采购询价议价工作进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购行为是否公正、采购成本是否合理等。2.公司内部员工有权对采购询价议价过程中的违规行为进行举报，公司应及时受理并调查处理。（二）考核机制1.建立采购询价议价工作考核制度，对采购部门及相关人员的工作表现进行考核评价。2.考核指标包括采购成本控制、采购质量保证、采购效率提升、供应商管理等方面。3.根据考核结果，对表现优秀的部门和个人给予奖励，对存在问题的部门和个人进行督促整改或相应处罚