采购询价管理制度

PAGE采购询价管理制度一、总则（一）目的为规范公司采购询价行为，确保采购活动的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证采购物资和服务的质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购询价活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒任何一方，确保询价过程和结果公平公正。3.公开透明原则：采购询价信息应在规定范围内公开，接受公司内部监督。4.效益原则：在保证质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高公司经济效益。二、采购询价流程（一）需求提出1.各部门根据业务需要，填写采购申请单，详细注明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.采购申请单需经部门负责人审核签字后提交至采购部门。（二）采购立项采购部门收到采购申请单后，对采购需求进行评估和立项。评估内容包括采购的必要性、预算合理性、市场供应情况等。对于重大采购项目，需组织相关部门进行论证。（三）询价准备1.采购人员根据采购需求，收集相关市场信息，确定潜在供应商名单。潜在供应商应具备良好的信誉、生产或服务能力、产品质量保证等条件。2.制定询价文件，询价文件应包含采购物资或服务的详细规格、技术要求、质量标准、交货期、售后服务等内容。（四）询价发出1.采购人员向潜在供应商发出询价函或询价邮件，明确告知询价的内容、要求、截止日期等信息。2.对于重要采购项目，可组织供应商进行现场答疑或召开询价会议。（五）供应商报价1.供应商应在规定的截止日期前，将报价文件密封提交至采购部门。报价文件应包含报价明细、产品规格说明、质量保证措施、交货期承诺、售后服务条款等内容。2.采购人员对供应商的报价进行初步审核，检查报价文件的完整性和合规性。（六）比价分析1.采购人员对各供应商的报价进行详细比较和分析，综合考虑价格、质量、交货期、售后服务等因素。2.对于价格差异较大的情况，要求供应商进行解释说明，并评估其合理性。（七）议价谈判1.根据比价分析结果，采购人员选择部分供应商进行议价谈判。谈判内容包括价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.在谈判过程中，采购人员应保持客观公正，争取最有利的采购条件。（八）确定供应商1.采购人员根据议价谈判结果，综合评估各供应商的优势和劣势，确定最终的供应商。2.将确定供应商的结果报采购部门负责人审核批准。（九）签订合同1.采购部门与选定的供应商签订采购合同，合同应明确双方的权利和义务、采购物资或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.合同签订后，采购人员应及时将合同副本分发给相关部门，作为采购执行和验收的依据。（十）采购执行与验收1.采购部门按照合同约定，跟踪供应商的生产进度和交货情况，确保按时、按质、按量交付采购物资或服务。2.物资到货后，由相关部门组织验收。验收内容包括物资的数量、规格、质量等是否符合合同要求。验收合格后，办理入库手续；验收不合格的，按照合同约定处理。三、询价管理职责（一）采购部门职责1.负责制定和完善采购询价管理制度，并组织实施。2.受理各部门的采购申请，进行采购立项和询价准备工作。3.组织询价、比价、议价谈判等采购活动，确定供应商并签订采购合同。4.跟踪采购合同的执行情况，协调解决采购过程中出现的问题。5.建立供应商档案，定期对供应商进行评估和管理。（二）需求部门职责1.提出准确、合理的采购需求，填写采购申请单，并对采购需求的真实性和必要性负责。2.参与采购询价过程，提供技术支持和质量要求等方面的意见。3.协助采购部门进行供应商的考察和评估。4.负责采购物资或服务的验收工作。（三）财务部门职责1.参与采购项目的预算审核，提供财务方面的意见和建议。2.审核采购合同的付款条款，确保付款方式和金额符合公司财务规定。3.监督采购资金的使用情况，进行财务核算和审计。（四）审计部门职责1.对采购询价活动进行审计监督，检查采购过程是否合规、合法。2.对采购合同的签订、执行和验收情况进行审计，防范采购风险。3.对采购过程中发现的违规行为提出处理意见和建议。四、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。2.对潜在供应商进行资格审查，包括营业执照、生产许可证、产品质量认证、信誉状况等方面的审核。3.根据采购项目的要求，从供应商数据库中筛选出符合条件的供应商，邀请其参与询价。（二）供应商评估1.定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合作态度等方面。2.建立供应商评估指标体系，采用定量和定性相结合的方式进行评估。评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.根据供应商评估结果，对供应商进行分类管理，对于优秀供应商给予更多的合作机会，对于不合格供应商及时淘汰。（三）供应商激励与约束1.通过建立供应商激励机制，如优先合作、价格优惠、表彰奖励等方式，鼓励供应商提高产品质量和服务水平。2.对于违反合同约定或出现质量问题的供应商，采取相应的约束措施，如扣除货款、暂停合作、取消供应商资格等。五、询价文件管理（一）询价文件编制1.询价文件应根据采购需求和项目特点进行编制，确保文件内容完整、准确、清晰。2.询价文件应明确采购物资或服务的技术规格、质量标准、验收要求、交货期、售后服务等关键条款。3.询价文件应注明报价的格式、截止日期、联系方式等信息。（二）询价文件审核1.采购人员编制完成询价文件后，提交至采购部门负责人进行审核。2.采购部门负责人对询价文件的内容进行审核，确保文件符合采购要求和公司规定。审核通过后的询价文件方可发出。（三）询价文件存档1.采购部门应将询价文件的原件和供应商的报价文件进行整理归档，保存期限按照公司档案管理规定执行。2.询价文件存档应便于查询和追溯，为后续的采购活动提供参考依据。六、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购询价活动进行审计，检查采购过程是否合规、合法。2.采购部门应建立内部监督机制，对询价过程中的各个环节进行自我监督和检查，发现问题及时整改。3.公司其他部门有权对采购询价活动提出意见和建议，采购部门应认真对待并及时反馈处理结果。（二）外部监督1.接受政府相关部门、行业协会等的监督检查，积极配合提供相关资料和信息。2.对于涉及公共利益、重大民生等采购项目，应主动接受社会公众的监督。七、违规处理（一）违规行为界定1.在采购询价过程中，存在以下行为之一的，视为违规行为：与供应商串通，谋取不正当利益。泄露询价信息，影响采购活动的公平公正。擅自更改采购需求或合同条款。违反采购流程，擅自确定供应商。其他违反法律法规和公司制度的行为。（二）违规处理措施1.对于发现的违规行为，公司将视情节轻重给予相应的处理措施，包括但不限于警告、罚款