采购询价流程制度

PAGE采购询价流程制度一、总则（一）目的为规范公司采购询价流程，确保采购活动公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购物资和服务的质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有物资采购、服务采购等涉及询价环节的活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，确保询价过程透明，结果公正。3.效益原则：在保证质量的前提下，追求采购成本最小化，提高公司经济效益。4.诚实守信原则：采购人员和供应商应诚实守信，履行各自的责任和义务。二、询价流程职责分工（一）采购部门1.负责采购询价流程的发起、组织和协调工作。2.确定询价物资或服务的规格、型号、数量等详细要求。3.收集、整理供应商信息，建立供应商数据库。4.向潜在供应商发送询价文件，接收报价并进行初步审核。5.组织商务谈判，确定最终供应商和采购价格。（二）需求部门1.提出物资或服务的采购需求，明确技术要求、质量标准、交货时间等。2.协助采购部门对供应商的报价进行技术评审。3.参与商务谈判，提供技术支持和意见。（三）财务部门1.参与采购预算的编制和审核。2.对采购成本进行核算和分析，提供财务方面的建议。3.审核采购合同中的付款条款等财务相关内容。（四）审计部门1.对采购询价流程进行审计监督，确保流程合规。2.检查采购活动中的财务收支情况，防止违规行为。三、询价流程具体环节（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、技术要求、质量标准、交货时间、预算金额等信息。2.采购申请表需经需求部门负责人审核签字，报分管领导审批。（二）询价准备1.采购部门接到经审批的采购申请表后，确定询价物资或服务的具体要求，并制定询价文件。2.询价文件应包括以下内容：采购物资或服务的详细规格、型号、数量、质量标准等要求。交货时间、地点及交货方式。报价要求，如报价有效期、报价包含的费用范围等。供应商应提供的资质证明文件、业绩证明等。售后服务要求。3.采购部门根据采购物资或服务的特点，从供应商数据库中筛选出潜在供应商，也可通过市场调研、行业推荐等方式寻找新的供应商。（三）询价发出1.采购部门向潜在供应商发送询价文件，可采用邮件、传真、书面文件等方式。2.在询价文件中明确告知供应商询价截止时间、报价方式及其他相关要求。（四）报价接收与初步审核1.供应商在规定的询价截止时间前将报价文件提交至采购部门。2.采购部门对供应商的报价进行初步审核，主要审核内容包括：报价是否完整，是否包含询价文件要求的各项费用。报价是否在预算范围内。报价有效期是否符合要求。3.对于不符合要求的报价，采购部门及时与供应商沟通，要求其进行补充或修正。（五）技术评审（如有需要）1.对于技术要求较高的采购项目，采购部门组织需求部门及相关技术人员对供应商的报价进行技术评审。2.技术评审主要评估供应商提供的物资或服务是否满足技术要求、质量标准等，对技术方案的可行性、先进性等进行评价。3.技术评审人员应出具书面评审意见。（六）商务谈判1.根据初步审核和技术评审结果，采购部门确定进入商务谈判环节的供应商名单。2.采购部门组织需求部门、财务部门等相关人员与供应商进行商务谈判。3.商务谈判的主要内容包括：价格谈判，争取更优惠的采购价格。交货期谈判，确保供应商能按时交货。售后服务条款谈判，明确售后服务内容、期限、响应时间等。合同条款谈判，如付款方式、验收标准、违约责任等。4.谈判过程中，各方应充分沟通，记录谈判要点和达成的共识。（七）确定供应商与采购价格1.商务谈判结束后，采购部门综合考虑各方面因素，确定最终供应商和采购价格。2.采购部门填写采购审批表，详细记录采购项目的基本情况、询价过程、谈判情况、最终供应商及采购价格等信息。3.采购审批表经采购部门负责人、需求部门负责人、分管领导签字后，报总经理审批。（八）签订采购合同1.根据总经理审批意见，采购部门与最终供应商签订采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的规格、数量、价格、交货时间、地点、质量标准、付款方式、验收方法、违约责任等条款。3.采购合同签订后，由专人负责跟踪合同执行情况，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。四、询价文件管理（一）文件编制1.采购部门应按照规范格式和内容要求编制询价文件，确保文件清晰、准确、完整。2.询价文件编制过程中，应充分征求需求部门等相关方的意见，保证文件符合实际需求。（二）文件审核1.询价文件编制完成后，由采购部门负责人进行审核，确保文件内容符合询价流程要求和公司利益。2.涉及技术要求等关键内容的，应提交需求部门审核，确保技术要求明确、合理。（三）文件存档1.询价文件发出后，采购部门应将询价文件副本及供应商的报价文件等相关资料进行存档。2.存档资料应按照项目类别、时间顺序等进行分类整理，便于查询和追溯。五、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立科学合理的供应商选择标准，包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.通过多种渠道收集供应商信息，如实地考察、行业评价、供应商自荐等，对潜在供应商进行综合评估。3.选择的供应商应具有良好的商业信誉，能够提供符合公司要求的物资或服务。（二）供应商评估1.采购部门定期对供应商进行评估，评估内容包括供货质量、交货期、价格变动情况、售后服务等方面。2.建立供应商评估指标体系，采用定量与定性相结合方式进行评估。3.根据评估结果，对表现优秀的供应商给予奖励，对不符合要求的供应商进行警告、淘汰等处理。（三）供应商沟通与合作1.采购部门与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营情况、产品质量状况等。2.对于供应商提出的问题和建议，采购部门应及时反馈和处理，共同解决合作过程中出现的问题。3.鼓励与供应商建立长期稳定的合作关系，共同促进双方发展。六、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对采购询价流程进行审计，检查流程执行是否符合制度要求，有无违规操作。2.采购部门内部应建立自查机制，定期对询价项目进行自查，发现问题及时整改。（二）外部监督1.接受公司内部其他部门的监督，对涉及采购询价的投诉和建议及时处理。2.如涉及政府采购等项目，接受相关政府部门的监督检查，确保采购活动合法合规。七、违规处理（一）违规行为界定1.采购人员在询价过程中存在以下行为视为违规：与供应商串通，谋取不正当利益。泄露询价文件等机密信息。故意抬高或压低采购价格，损害公司利益。违反询价流程规定，擅自简化或跳过某些环节。2.供应商在参与询价过程中存在以下行为视为违规：提供虚假报价、资质证明文件等。采取不正当手段排挤其他供应商。不履行合同约定的义务。（二）处理措施1.对于采购人员的违规行为，视情节轻重给予警告、罚款、降职、辞退等处理；给公司造成