采购询价招标管理制度

PAGE采购询价招标管理制度一、总则（一）目的为规范公司采购询价招标活动，加强采购管理，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购询价招标活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.公开透明原则：采购询价招标活动应公开进行，确保采购信息的透明性，使所有潜在供应商能够平等参与竞争。2.公平公正原则：在采购询价招标过程中，应公平对待所有供应商，严格按照既定的程序和标准进行评审，确保结果的公正性。3.竞争择优原则：通过充分竞争，选择最符合公司需求、性价比最高的供应商或产品，实现资源的优化配置。4.诚实信用原则：采购活动各方应诚实守信，严格履行各自的义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假信息或采取不正当手段谋取利益。二、采购询价招标组织与职责（一）采购询价招标管理小组1.组成：由公司高层管理人员、采购部门负责人、相关技术专家、财务人员等组成。2.职责负责制定采购询价招标政策和制度，指导采购询价招标工作的开展。审议采购询价招标计划和预算，对重大采购项目进行决策。监督采购询价招标过程，协调解决采购过程中出现的问题。审核采购询价招标结果，对采购合同的签订和执行进行监督。（二）采购部门1.职责负责采购询价招标活动的具体组织实施，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标等。收集、整理供应商信息，建立供应商数据库，并定期进行评估和更新。与供应商进行沟通和谈判，签订采购合同，并跟踪合同执行情况。分析采购成本，提出降低采购成本的建议和措施。（三）技术部门1.职责参与采购文件的编制，提供技术要求和技术标准，对采购产品的技术性能进行评审。协助采购部门对供应商的技术方案进行评估，确保采购产品符合公司技术要求。在采购项目实施过程中，提供技术支持和指导，解决技术问题。（四）财务部门1.职责参与采购预算的编制和审核，提供财务方面的建议和意见。对采购询价招标活动的费用进行审核和控制，确保采购成本的合理性。负责采购合同的财务审核，监督采购资金的支付和结算。三、采购询价招标流程（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、需求时间等信息，并提交至采购部门。2.采购部门收到采购申请后，对申请内容进行审核，核实采购需求的合理性和必要性。如申请内容不完整或不符合要求，采购部门应及时与申请部门沟通，要求其补充或修正。（二）采购预算编制1.采购部门根据采购申请，结合市场价格行情和历史采购数据，编制采购预算。采购预算应包括采购产品或服务的价格、运输费用、税费、安装调试费用等所有相关费用。2.采购预算编制完成后，提交至财务部门进行审核。财务部门应从财务角度对采购预算的合理性、准确性进行审核，并提出意见和建议。经财务部门审核通过的采购预算，作为采购询价招标活动的控制依据。（三）采购文件编制1.采购部门根据采购项目的特点和需求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、采购需求说明书、投标文件格式、评标标准等内容。2.采购需求说明书应详细描述采购产品或服务的技术规格、质量要求、售后服务等内容，确保供应商能够准确理解采购需求。3.评标标准应明确、具体，具有可操作性，能够客观、公正地评价供应商的投标文件。评标标准应包括价格、技术、商务、售后服务等方面的内容，并根据采购项目的特点合理确定各项评审因素的权重。（四）采购信息发布1.采购部门通过公司内部网站、行业媒体、专业采购平台等渠道发布采购信息，邀请潜在供应商参与投标。采购信息应包括采购项目的基本情况、采购文件的获取方式、投标截止时间、开标时间和地点等内容。2.采购部门应确保采购信息发布的及时性、准确性和完整性，使所有潜在供应商能够及时获取采购信息。（五）供应商报名与资格审查1.潜在供应商在规定的时间内，按照采购文件的要求，向采购部门提交报名资料和投标文件。报名资料应包括营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本、法定代表人授权书、业绩证明材料、产品质量认证证书等相关证明文件。2.采购部门对供应商提交的报名资料进行资格审查，核实供应商的资质、信誉、业绩等情况。只有通过资格审查的供应商，才能参与后续的投标活动。3.采购部门应建立供应商资格审查档案，对供应商的资格审查情况进行记录和存档，以备后续查询和参考。（六）开标评标1.采购部门按照采购文件规定的时间和地点组织开标评标活动。开标时，采购部门应检查投标文件的密封情况，启封投标文件，并宣读投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等。2.评标委员会由采购部门、技术部门、财务部门等相关人员组成，负责对投标文件进行评审。评标委员会应按照评标标准，对投标文件的价格、技术、商务、售后服务等方面进行综合评价，推荐中标候选人。3.评标过程应严格保密，评标委员会成员不得泄露评标情况和中标候选人信息。（七）中标通知1.采购部门根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商，并向中标供应商发出《中标通知书》。《中标通知书》应明确中标项目的名称、中标价格、中标产品或服务的规格型号、数量、交货时间、交货地点等内容。2.中标供应商收到《中标通知书》后，应在规定的时间内与采购部门签订采购合同。如中标供应商放弃中标或未在规定时间内签订采购合同，采购部门有权取消其中标资格，并按照评标委员会推荐的其他中标候选人顺序依次确定中标供应商。（八）合同签订与执行1.采购部门与中标供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购产品或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容。2.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本提交至财务部门、技术部门等相关部门备案，并跟踪合同执行情况。如在合同执行过程中出现问题，采购部门应及时与供应商沟通协调，采取有效措施解决问题，确保合同的顺利履行。（九）验收与付款1.根据采购合同的约定，采购产品或服务交付后，采购部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括产品的数量、规格型号、质量标准、技术性能等方面。验收合格后，采购部门应出具《验收报告》。2.财务部门根据采购合同和《验收报告》，按照公司财务管理制度的规定，办理采购款项的支付手续。如验收不合格，采购部门应及时与供应商协商解决，要求其采取整改措施或重新提供产品或服务，直至验收合格为止。四、采购询价招标监督与管理（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对采购询价招标活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购文件是否完整、评标过程是否公正、采购合同是否履行等情况。2.采购部门应定期向公司管理层汇报采购询价招标工作进展情况，接受公司管理层的监督和指导。（二）外部监督1.公司应积极接受政府有关部门、行业协会等外部机构的监督检查，配合做好相关工作。2.对于涉及公共利益、社会关注度高的采购项目，公司应主动邀请社会公众参与监督，确保采购活动的公开透明。（三）违规处理1.对于在采购询价招标活动中违反本制度规定的单位和个人，公司将视情节轻重，给予相应的处罚，包括警告、罚款