采购质疑答复管理制度

PAGE采购质疑答复管理制度一、总则（一）目的为规范公司采购质疑答复工作，确保采购活动的公平、公正、公开，维护公司和供应商的合法权益，提高采购工作质量和效率，依据相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门涉及采购活动中供应商提出质疑的答复处理工作。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规、政策及行业标准，确保质疑答复工作合法合规。2.公正公平原则：对待供应商的质疑，秉持公正、公平的态度，客观、准确地进行答复处理。3.及时高效原则：在规定时间内对供应商的质疑作出及时、有效的答复，避免影响采购活动的正常进行。4.责任明确原则：明确各部门在采购质疑答复工作中的职责，确保工作落实到位。二、职责分工（一）采购部门1.负责接收供应商的质疑函，并对质疑内容进行初步审核和登记。2.组织相关部门对质疑事项进行调查、分析，提出答复意见。3.根据公司审批意见，以书面形式向供应商作出质疑答复。（二）法务部门1.对采购质疑答复涉及的法律法规问题提供专业咨询和指导。2.审核采购质疑答复的合法性和合规性，确保答复内容符合法律要求。（三）需求部门1.协助采购部门对质疑事项进行调查，提供相关业务信息和资料。2.对质疑事项涉及的业务问题进行解释和说明，配合采购部门制定答复意见。（四）财务部门1.对采购质疑事项涉及的资金、价格等财务问题进行审核和说明。2.提供与采购财务相关的资料和数据，协助采购部门进行答复。（五）其他相关部门根据采购质疑事项的具体情况，配合采购部门做好调查核实和答复工作。三、质疑受理（一）质疑提出的条件供应商认为采购文件、采购过程和中标、成交结果使自己的权益受到损害的，可以在知道或者应知其权益受到损害之日起七个工作日内，以书面形式向采购人提出质疑。（二）质疑函的内容要求1.质疑函应当包括下列主要内容：质疑供应商的名称、地址、邮编、联系人及联系电话；质疑项目的名称、编号；具体、明确的质疑事项和与质疑事项相关的请求；事实依据；必要的法律依据；提出质疑的日期。2.质疑函应当由法定代表人签字并加盖公章。（三）质疑受理流程1.采购部门在收到供应商的质疑函后，应在一个工作日内对质疑函进行初步审核。审核内容包括质疑函的格式、内容是否完整，质疑事项是否属于本制度规定的受理范围等。2.如质疑函符合要求，则予以受理，并在收到质疑函的当日向供应商出具《质疑受理通知书》，明确告知供应商质疑已受理及后续的处理流程和时间节点。3.如质疑函不符合要求，采购部门应在收到质疑函的当日告知供应商需要补充或修改的内容，要求供应商在规定时间内重新提交质疑函。四、质疑调查（一）成立调查小组采购部门在受理供应商质疑后，应及时组织成立调查小组。调查小组由采购部门、法务部门、需求部门及其他相关部门的人员组成，必要时可邀请专业技术人员或外部专家参与。（二）调查方式1.资料查阅：查阅采购项目的相关文件、记录、合同等资料，核实采购过程的合法性和合规性。2.询问沟通：与采购项目的相关人员进行询问沟通，包括采购人、供应商、评标委员会成员等，了解采购活动的具体情况。3.实地考察：对与采购项目相关的场所、设备等进行实地考察，获取第一手资料。（三）调查内容1.采购文件的合法性、合规性及公正性，是否存在歧视性条款或不合理要求。2.采购过程是否按照规定的程序和方法进行，包括招标、投标、开标、评标、定标等环节。3.中标、成交结果是否符合采购文件的要求，是否存在违规操作或不正当竞争行为。4.与质疑事项相关的其他问题。（四）调查期限调查小组应在接到采购部门的调查任务后五个工作日内完成调查工作，并向采购部门提交调查报告。如有特殊情况需要延长调查期限的，应经采购部门负责人批准，并告知供应商。五、质疑答复（一）答复意见的形成采购部门根据调查小组提交的调查报告，组织相关部门对质疑事项进行分析研究，形成答复意见。答复意见应明确、具体、客观，针对供应商的质疑事项逐一进行回应，并提供充分的事实依据和法律依据。（二）答复意见的审核1.答复意见形成后，应提交法务部门进行审核。法务部门重点审核答复意见的合法性和合规性，确保答复内容符合法律法规及行业标准的要求。2.审核通过后的答复意见，还需提交公司分管领导进行审批。公司分管领导根据采购项目的具体情况和公司利益，对答复意见进行全面审查，作出最终审批决定。（三）答复的方式和时间1.采购部门应在收到公司分管领导审批意见后的一个工作日内，以书面形式向供应商作出质疑答复。质疑答复应加盖公司公章，并按照规定的格式和要求进行编制。2.《质疑答复书》应包括以下内容：质疑的基本情况，包括质疑供应商的名称、地址、邮编、联系人及联系电话，质疑项目的名称、编号，质疑事项及相关请求等；调查的基本情况，包括调查的过程、方式、内容等；质疑事项的答复意见，针对供应商的质疑事项逐一进行回应，并提供事实依据和法律依据；告知供应商如对质疑答复不满意，可依法申请行政复议或提起行政诉讼。3.采购部门应将《质疑答复书》送达供应商，并要求供应商在送达回执上签字确认。送达方式可采用直接送达、邮寄送达等方式。如采用邮寄送达的，应保留邮寄凭证。六、反馈与监督（一）供应商反馈采购部门在向供应商作出质疑答复后，应及时跟踪供应商的反馈意见。如供应商对质疑答复仍有异议，采购部门应进一步了解情况，做好解释说明工作，并视情况再次组织调查核实，重新作出答复。（二）内部监督1.公司内部审计部门应定期对采购质疑答复工作进行监督检查，重点检查质疑答复工作是否符合本制度的规定，答复意见是否客观、公正、合法，处理结果是否得到有效执行等。2.对于在采购质疑答复工作中发现的违规行为或存在的问题，内部审计部门应及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。（三）外部监督接受相关政府部门、行业协会及社会公众的监督，积极配合有关部门的检查和调查工作，及时处理外部监督中发现的问题。七、档案管理（一）档案内容采购质疑答复工作档案应包括以下内容：1.供应商的质疑函及相关附件；2.《质疑受理通知书》；3.调查小组的调查报告；4.质疑答复意见及审核审批文件；5.《质疑答复书》及送达回执；6.供应商的反馈意见及处理情况记录；7.其他与采购质疑答复工作相关的资料。（二）档案整理与保存采购