采购询价制度规定

PAGE采购询价制度规定一、总则（一）目的为规范公司采购询价行为，确保采购活动公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度规定。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购项目的询价活动，包括但不限于物资采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不得偏袒任何一方，保证询价过程和结果的公正性。3.公开透明原则：采购询价信息应在规定范围内公开，接受公司内部监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高公司经济效益。二、询价流程（一）采购申请1.各部门根据业务需求，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.采购申请表需经部门负责人审核签字后提交至采购部门。（二）询价准备1.采购部门接到采购申请后，对采购项目进行分类整理，确定询价方式和询价范围。2.根据采购项目特点，组建询价小组。询价小组由采购部门人员、相关技术专家、财务人员等组成，人数一般为三人以上单数。3.询价小组负责制定询价文件，询价文件应包括采购项目的详细要求、询价报价表、技术规格书、售后服务要求等内容。（三）供应商选择与询价1.采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商名录。供应商应具备合法经营资质、良好的商业信誉、较强的生产或服务能力。2.根据采购项目需求，从供应商名录中筛选出符合条件的供应商，向其发出询价函。询价函应明确采购项目的各项要求、询价报价截止时间等内容。3.供应商收到询价函后，应在规定时间内按照询价文件要求填写询价报价表，并提供相关证明材料，密封后回复采购部门。（四）报价评审1.询价小组对供应商的报价进行评审。评审内容包括报价的合理性、产品质量、交货期、售后服务等方面。2.采用综合评分法对供应商进行评价，根据评审标准对各供应商的报价及相关因素进行打分，得分最高者为中标候选人。评审标准应在询价文件中明确规定，且不得含有歧视性条款。3.询价小组应形成评审报告，记录评审过程和结果，推荐中标候选人名单。评审报告需经询价小组全体成员签字确认。（五）合同签订1.根据评审结果，确定中标供应商后，采购部门应与中标供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同签订前，需经公司法律部门审核，确保合同条款合法合规。审核通过后，由双方授权代表签字盖章生效。（六）采购验收1.采购物资或服务到货后，采购部门应及时组织相关部门进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、质量、性能等是否符合采购合同要求。2.验收合格后，由验收人员填写验收报告，并签字确认。验收报告应作为支付货款的依据之一。3.如验收发现问题，采购部门应及时与供应商沟通协商解决。对于不符合合同要求的物资或服务，供应商应负责更换或采取其他补救措施，直至验收合格。三、询价文件编制（一）基本要求1.询价文件应清晰、准确地表述采购项目的需求，避免出现模糊不清或歧义性的条款。2.各项要求应符合国家法律法规及相关行业标准，确保采购活动的合法性和合规性。3.询价文件应具有可操作性，便于供应商理解和响应。（二）内容构成1.采购项目概述：简要介绍采购项目的背景、目的、范围等基本情况。2.采购项目要求：详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量标准、技术要求、包装要求等内容。3.询价报价表：提供统一格式的询价报价表，要求供应商填写物资或服务的单价、总价、交货期等信息。4.技术规格书：对于有技术要求的采购项目，应编制技术规格书，明确技术参数、性能指标、验收方法等内容。5.售后服务要求：规定供应商应提供的售后服务内容，如维修、保养、培训等，以及售后服务期限、响应时间等要求。6.报价截止时间：明确供应商报价的截止日期和时间。7.其他要求：如供应商资格要求、报价文件格式要求、密封要求等。（三）编制审核1.询价文件由采购部门负责编制，编制过程中应充分征求相关部门和技术专家的意见。2.询价文件编制完成后，需经采购部门负责人审核签字，确保文件内容完整、准确、合规。3.重要采购项目的询价文件，应提交公司管理层审核批准。四、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入标准，对申请成为公司供应商的企业进行资格审查。准入标准应包括企业资质、生产或服务能力、商业信誉、财务状况等方面。2.供应商应提交营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证证书等相关证明材料，以及企业简介、业绩情况、售后服务承诺等资料。3.采购部门对供应商提交的资料进行审核，必要时可进行实地考察。审核通过后，将符合条件的供应商纳入公司供应商名录。（二）供应商评价与考核1.定期对供应商进行评价与考核，评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合作态度等方面。2.采用定性与定量相结合的方式进行评价，通过问卷调查、实地考察、数据分析等方法收集评价信息。3.根据评价结果，对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，给予优先合作机会；对于存在问题的供应商，及时提出整改要求，如整改不力，可暂停或取消合作资格。（三）供应商信息维护1.建立供应商信息档案，记录供应商的基本信息、合作项目情况、评价考核结果等内容。2.定期更新供应商信息档案，确保信息的准确性和及时性。3.采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的经营状况、产品变化等信息，以便调整采购策略。五、监督与管理（一）内部监督1.公司内部审计部门负责对采购询价活动进行监督检查，确保采购过程合法合规、公正透明。2.审计部门有权查阅采购询价文件、评审报告、采购合同等相关资料，对采购活动进行全程跟踪审计。3.对于发现的违规行为，审计部门应及时提出整改意见，并追究相关人员的责任。（二）投诉处理1.建立采购询价投诉处理机制，接受公司内部员工及供应商的投诉。2.投诉人应提交书面投诉材料，说明投诉事项、理由及相关证据。3.采购部门接到投诉后，应及时进行调查核实，并在规定时间内将处理结果反馈给投诉人。（三）责任追究1.对于在采购询价活动中违反本制度规定的单位和个人，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括警告、罚款、暂停或取消采购资格等。2.对于因违规行为给公司造成经济损失的，相关责任人应承担赔偿责任。3.构成犯罪的，依法追究刑事责任。六、附则（一）解释权本制度规定由公司采购部门负责解释。（二）修订与