采购比选管理制度

PAGE采购比选管理制度一、总则（一）目的为规范公司采购比选活动，确保采购过程的公平、公正、公开，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购物资和服务的质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有物资采购、工程采购、服务采购等各类采购项目的比选活动。（三）基本原则1.公平公正原则采购比选活动应遵循公平、公正的原则，为所有参与比选的供应商提供平等的机会，不得偏袒任何一方。2.公开透明原则采购比选的程序、标准、结果等应向所有参与比选的供应商公开，确保整个过程透明化。3.竞争择优原则通过充分的市场竞争，选择最符合公司需求、性价比最高的供应商，以实现公司利益最大化。4.诚实守信原则参与采购比选的各方应诚实守信，遵守法律法规和本制度规定，不得弄虚作假、恶意串通。二各部门职责（一）采购部门1.负责制定采购比选计划，明确采购项目的需求、预算、时间要求等同。2.组织开展采购比选活动，包括发布比选公告、收集供应商响应文件、组织评审等。3.与供应商进行沟通、谈判，确定中标供应商，并签订采购合同。4.对采购比选活动进行总结和评估，向上级汇报采购结果。（二）需求部门1.提出采购项目的详细需求，包括物资规格、技术要求、服务标准等。2.协助采购部门制定采购比选文件，参与评审工作，提供专业意见。3.对采购项目的实施过程进行监督，确保采购物资和服务符合需求。（三）财务部门1.参与采购预算的编制和审核，提供财务方面的专业建议。2.对采购比选活动中的费用支出进行审核和控制，确保资金使用合规。3.协助采购部门进行采购成本分析，评估采购项目的经济效益。（四）法务部门1.审核采购比选文件、采购合同等相关法律文件，确保其符合法律法规要求。2.为采购比选活动提供法律咨询和支持，处理可能出现的法律纠纷。（五）评审小组1.按照本制度规定和采购比选文件要求，对供应商响应文件进行评审。2.独立、客观、公正地评价供应商的综合实力和报价情况，提出评审意见。3.向采购部门推荐中标候选人或确定中标供应商。三、采购比选流程（一）采购申请与审批1.需求部门根据业务需要填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算、时间要求等内容。2.采购申请表经需求部门负责人审核签字后，提交至采购部门。3.采购部门对采购申请进行审核，重点审核采购需求的合理性、预算的准确性、时间要求的紧迫性等。审核通过后，报分管领导审批。4.分管领导根据公司实际情况和战略规划进行审批，批准后的采购申请返回采购部门作为开展采购比选活动的依据。（二）比选文件编制1.采购部门根据批准的采购申请，组织相关人员编制采购比选文件。2.采购比选文件应包括采购项目概述（包括项目背景、目标、范围等）、采购需求（详细的技术规格、质量标准、服务要求等）、供应商资格要求（如营业执照、资质证书、业绩证明等）、比选程序（包括报名时间、地点、响应文件格式及内容要求、评审标准等）、合同条款（主要条款及格式）等内容，并确保其表述清晰、准确，避免产生歧义。3.采购比选文件编制完成后，需经采购部门负责人、需求部门负责人、法务部门、财务部门等相关人员审核，确保文件符合法律法规、公司规定和采购项目实际需求。审核通过后的采购比选文件加盖公司公章。（三）比选公告发布1.采购部门通过公司内部网站、行业媒体、供应商库等渠道发布采购比选公告。2.比选公告应明确采购项目的基本信息（包括项目名称、编号、采购内容、预算金额等）、比选文件获取方式（时间、地点、费用等）、报名时间及方式、响应文件递交截止时间及地点、评审时间及地点等内容，确保潜在供应商能够清楚了解采购比选活动的相关信息。（四）供应商报名与资格审查1.潜在供应商在规定的报名时间内，按照比选公告要求向采购部门提交报名资料，包括营业执照副本、资质证书、业绩证明、法定代表人授权书等相关证明文件。2.采购部门对报名供应商的资格进行审查，对照采购比选文件中规定的供应商资格要求，核实报名资料的真实性、完整性和有效性。3.对于资格审查合格的供应商，采购部门向其发放采购比选文件，并告知后续相关事宜；对于资格审查不合格的供应商，采购部门应及时通知其原因，并退还报名资料。（五）响应文件接收与整理1.供应商在规定的响应文件递交截止时间前，将密封完好的响应文件送达指定地点。采购部门负责接收响应文件，并进行登记。2.采购部门对收到的响应文件进行整理，检查文件的完整性和密封性。对于不符合要求的响应文件，采购部门应及时通知供应商进行补充或修正。（六）评审准备1.采购部门根据采购项目的特点和要求，组建评审小组。评审小组应由采购部门、需求部门、法务部门、财务部门等相关人员以及技术、经济等方面的专家组成，成员人数应为单数，且不少于三人。2.评审小组成员应具备相应的专业知识和经验，熟悉采购项目的相关情况，并在评审前签署保密承诺书，保证评审过程的公正性和保密性。3.采购部门向评审小组发放采购比选文件、供应商响应文件等相关资料，并组织评审小组成员学习评审标准和程序。（七）评审1.评审小组按照采购比选文件规定的评审标准，对供应商响应文件进行评审。评审标准应包括技术方案可行性、产品质量可靠性、服务承诺有效性、价格合理性、供应商信誉及业绩等方面内容。2.评审过程中，评审小组可以要求供应商对响应文件中的有关问题进行澄清，但不得改变响应文件的实质性内容。供应商的澄清文件作为响应文件的组成部分。3.评审小组采用综合评分法或最低价成交法等方式对供应商进行评价评分。综合评分法是指在最大限度地满足采购比选文件实质性要求前提下，按照评审标准对响应文件的各项评审因素进行量化打分，并根据得分高低确定成交候选供应商的方法；最低价成交法是指在满足采购比选文件实质性要求的供应商中，以报价最低的供应商为成交供应商的方法。具体评审方法应在采购比选文件中明确规定。4.评审小组成员独立进行评审，按照评审标准进行评分，并填写评审记录。评审记录应包括供应商名称、评审项目、评审标准、评审得分等内容，由评审小组全体成员签字确认。（八）中标候选人确定与公示1.评审小组根据评审结果，按照得分高低或报价顺序推荐中标候选人。如果采用综合评分法，得分最高的供应商为第一中标候选人，依次类推；如果采用最低价成交法，报价最低的供应商为第一中标候选人，依次类推。2.采购部门将中标候选人名单报分管领导审批。分管领导批准后，采购部门在公司内部网站等渠道对中标候选人进行公示，并公示期不得少于三个工作日。公示期间，接受公司内部员工及其他相关方的监督和质疑。（九）合同签订及备案1.公示期满无异议后，采购部门与第一中标候选人签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，确保双方的权利和义务清晰明确。2.采购合同签订后，采购部门将合同副本提交至法务部门、财务部门等相关部门备案。法务部门负责对合同的合法性进行审查，财务部门负责对合同涉及金额进行审核，确保合同的签订和履行符合公司规定和法律法规要求。四、评审标准与方法（一）评审标准1.技术方案根据采购项目的技术要求，评审供应商提供的技术方案的可行性、先进性、合理性等。技术方案应能够满足采购项目的实际需求，并具有良好的性价比。2.产品质量考察供应商所提供产品的质量标准、质量保证措施、检测报告等。产品质量应符合国家相关标准和采购比选文件要求，具有可靠的质量稳定性。3.服务承诺评估供应商在售后服务、交货期、培训支持等方面的承诺。服务承诺应明确、具体、可操作，能够为公司提供优质的服务保障。4.价格合理性比较各供应商的报价，在保证产品质量和服务水平相同的前提下，选择价格合理的供应商。价格合理性不仅仅是指价格最低，但也不能过高偏离市场行情。5.供应商信誉及业绩审查供应商的信誉状况，包括是否存在违法违规行为、是否有良好的商业信誉等。同时，考察供应商的业绩情况，如类似项目的经验、客户评价等，以评估其综合实力和履约能力。（二）评审方法1.综合评分法对技术方案、产品质量、服务承诺、价格合理性、供应商信誉及业绩等评审因素分别设定权重，一般技术方案权重为[X]%，产品质量权重为[X]%，服务承诺权重为[X]%，价格合理性权重为[X]%，供应商信誉及业绩权重为[X]%。评审小组根据评审标准对各供应商的响应文件进行量化打分，每个评审因素的得分乘以其对应的权重后相加，得出各供应商的综合得分。综合得分最高的供应商为中标候选人。2.最低价成交法在满足采购比选文件实质性要求的供应商中，选择报价最低的供应商为中标候选人。但如果最低报价供应商的产品质量、服务承诺等方面存在明显缺陷，可能影响采购项目的正常实施，采购部门可以要求其进行补充或修正，或重新组织采购比选活动。五、监督与管理（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购比选活动进行审计监督，检查采购比选程序是否合规、评审过程是否公正、采购合同是否合法有效等。2.公司纪检监察部门对采购比选活动中的违规违纪行为进行监督检查，对发现的问题及时进行调查处理，严肃追究相关人员的责任。3.需求部门、财务部门、法务部门等相关部门按照各自职责对采购比选活动进行全过程监督，确保采购活动符合公司规定和法律法规要求。（二）供应商管理1.建立供应商档案，记录供应商的基本信息、参与采购比选活动情况、中标情况、履约情况等。2.对供应商的履约情况进行跟踪评价，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会；对于履约不力或存在违规行为的供应商，采取警告、暂停合作、取消资格等措施，并及时更新供应商档案。3.定期对供应商进行培训和沟通，提高供应商对公司采购要求的理解和认识，促进供应商不断提升自身服务水平和产品质量。（三）档案管理1.采购部门负责采购比选活动相关档案的整理、归档和保管。档案内容应包括采购申请表、采购比选文件及相关补充文件、供应商报名资料、响应文件、评审记录、中标候选人公示资料