询比价采购制度流程

PAGE询比价采购制度流程一、总则（一）目的为规范公司采购行为，确保采购活动公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本询比价采购制度流程。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有物资、服务的询比价采购活动，包括但不限于办公用品、设备采购、原材料采购、工程服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，保证采购过程的公平公正。3.公开透明原则：采购信息、采购过程和采购结果应向相关部门和人员公开，接受监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购效益。二、询比价采购流程（一）采购申请1.需求部门提出申请：各部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细注明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预计采购时间等信息，并经部门负责人签字确认。2.审核与批准：采购申请表提交至采购部门，采购部门对申请内容进行初步审核，核实需求的合理性和必要性。对于金额较大或涉及重要项目的采购申请，需提交公司领导审批。（二）供应商选择与邀请1.供应商库建立：采购部门负责建立和维护公司供应商库，收录具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、服务周到的供应商信息。2.筛选与邀请：根据采购申请的要求，从供应商库中筛选出符合条件的供应商，并向其发出询比价邀请。对于新的采购项目，采购部门可通过网络搜索、行业推荐、供应商自荐等方式寻找潜在供应商，并邀请其参与询比价。3.提供采购文件：向被邀请的供应商提供详细的采购文件，包括采购需求说明、技术规格要求、报价要求、交货时间、质量验收标准等，确保供应商清楚了解采购项目的各项要求。（三）供应商报价1.报价要求：供应商应按照采购文件的要求，在规定的时间内提交报价文件，报价文件应包括报价明细、产品规格型号、数量、单价、总价、交货期、售后服务承诺等内容。2.报价方式：报价方式可采用书面报价、电子报价等形式。供应商应确保报价的真实性和准确性，不得虚报、瞒报价格。（四）比价与评审1.比价：采购部门对各供应商的报价进行收集、整理和比较，计算出每个供应商的总报价及各项明细价格，并分析价格差异原因。2.评审因素：除价格因素外，评审还应考虑供应商的产品质量、信誉、售后服务、交货期等因素。采购部门可根据采购项目的特点和需求，制定相应的评审标准和权重。3.评审小组组建：对于金额较大或复杂的采购项目，成立评审小组进行评审。评审小组由采购部门、需求部门、财务部门、质量部门等相关人员组成，必要时可邀请外部专家参与。4.评审过程：评审小组对各供应商的报价文件进行详细评审，综合考虑各项评审因素，对供应商进行打分或排序。评审过程应记录在案，确保评审结果的公正性和客观性。（五）确定中标供应商1.结果公示：采购部门根据评审结果，确定中标供应商，并将中标结果在公司内部进行公示，公示期一般为[X]个工作日。公示期间，如有异议，相关部门和人员可向采购部门提出，采购部门应进行调查核实，并及时处理。2.签订合同：公示无异议后，采购部门与中标供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量验收标准、售后服务等条款。合同签订应严格按照公司合同管理规定执行，确保合同的合法性和有效性。（六）采购执行与验收1.采购执行：采购部门按照采购合同的要求，跟踪供应商的生产进度和交货情况，确保供应商按时、按质、按量交付采购物资或服务。2.到货通知：供应商发货前，应提前通知采购部门和需求部门预计到货时间。采购部门接到通知后，及时通知需求部门做好收货准备。3.验收：需求部门负责组织对采购物资或服务进行验收。验收应按照合同约定的质量验收标准进行，包括外观检查、数量核对、性能测试等。验收合格后，需求部门填写《验收报告》，并经相关人员签字确认。如验收不合格，需求部门应及时通知采购部门与供应商协商解决，直至达到验收标准。（七）付款1.付款申请：供应商交付货物并验收合格后，采购部门根据合同约定，填写《付款申请表》，附上验收报告、发票等相关资料，提交至财务部门审核。2.财务审核与付款：财务部门对付款申请进行审核，核实采购项目的真实性、合同执行情况、发票合规性等。审核通过后，按照公司财务管理制度办理付款手续。三、监督与管理（一）内部监督1.采购部门自查：采购部门定期对采购活动进行自查，检查采购流程的执行情况、采购文件的规范性、供应商管理情况等，发现问题及时整改。2.审计监督：公司审计部门定期对采购项目进行审计，审查采购活动的合法性、合规性、效益性，对发现的问题提出审计意见和建议，并督促相关部门进行整改。3.投诉处理：公司设立投诉邮箱和电话，接受员工对采购活动的投诉和举报。对于投诉和举报事项，采购部门应及时进行调查核实，并将处理结果反馈给投诉人或举报人。（二）供应商管理1.供应商评价：采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评价，评价结果作为供应商后续合作的重要依据。2.供应商奖惩：根据供应商评价结果，对表现优秀的供应商给予表扬、奖励或增加合作机会；对表现不佳的供应商进行警告、处罚或终止合作。3.供应商培训：采购部门可根据需要，组织供应商参加培训，提高供应商的产品质量、服务水平和管理能力