采购方式确定制度

PAGE采购方式确定制度一、总则（一）目的为规范公司采购行为，确保采购活动合法、合规、高效，保障公司利益，特制定本采购方式确定制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购项目，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公正、公平、公开的原则，保障所有供应商平等参与竞争。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购方式分类及适用条件（一）公开招标1.适用条件采购项目达到国家规定的公开招标限额标准，且具有足够数量的潜在供应商可供选择。采购项目的技术规格、标准明确，市场竞争充分。2.招标程序招标公告发布：通过国家指定媒体、公司官网等渠道发布招标公告，公告内容应包括招标项目的名称、内容及要求、投标人资格条件、获取招标文件的时间和方式、投标截止时间和开标时间等。资格预审：对潜在投标人进行资格预审，审查其营业执照、资质证书、业绩、信誉等情况，确定合格投标人名单。招标文件编制：编制招标文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。投标：投标人按照招标文件要求编制投标文件，在规定时间内提交投标文件。开标：在规定的开标时间和地点公开开标，唱标并记录投标报价等关键信息。评标：组织评标委员会对投标文件进行评审，按照评标标准确定中标候选人。中标公示：对中标候选人进行公示，公示期不得少于一定天数，公示无异议后确定中标人。签订合同：中标人与采购人签订采购合同。（二）邀请招标1.适用条件具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值比例过大。2.招标程序邀请供应商：从符合相应资格条件的供应商名单中随机邀请三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。后续程序：参照公开招标程序进行资格审查、招标文件编制、投标、开标、评标、中标公示及签订合同等环节。（三）竞争性谈判1.适用条件招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序成立谈判小组：由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。制定谈判文件：明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。确定邀请参加谈判的供应商名单：从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。谈判：谈判小组与供应商分别进行谈判，在谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。签订合同：成交供应商与采购人签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用条件只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序提出申请：采购部门填写单一来源采购申请表，说明采购项目的名称、采购内容、单一来源采购理由等，报公司相关领导审批。公示：对拟采用单一来源采购方式的项目进行公示，公示期不得少于一定天数，接受公司内部及社会监督。签订合同：公示无异议后，与单一供应商签订采购合同。（五）询价1.适用条件采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序成立询价小组：由采购人的代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。确定被询价的供应商名单：从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。询价：询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。确定成交供应商：采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。签订合同：成交供应商与采购人签订采购合同。三、采购方式确定流程（一）采购需求分析采购部门根据公司业务需求，详细分析采购项目的性质、数量、质量要求、时间要求等，形成采购需求报告。（二）采购方式初步建议采购部门根据采购需求报告，结合本制度规定的采购方式适用条件，初步提出拟采用的采购方式建议，并说明理由。（三）审核与审批1.部门审核：采购部门将采购方式建议提交公司内部相关部门进行审核，如财务部门审核采购预算及成本效益，技术部门审核采购项目的技术要求等。财务部门审核要点：分析采购预算是否合理，不同采购方式对成本的影响，确保采购资金的合理使用。例如，对于公开招标方式可能涉及的招标费用等进行评估，判断是否符合公司成本控制目标。技术部门审核要点：审查采购项目的技术规格、标准是否明确，是否适合相应的采购方式。如对于技术复杂、不能确定详细规格的项目，判断是否符合竞争性谈判的适用条件。2.领导审批：经部门审核通过后，报公司领导审批。公司领导根据采购项目的重要性、金额大小、对公司业务的影响等因素进行综合决策，确定最终的采购方式。（四）采购实施按照确定的采购方式，严格按照相应的采购程序组织实施采购活动。采购过程中要做好文件记录、信息沟通、监督管理等工作，确保采购活动顺利进行。四、采购方式变更管理（一）变更条件在采购活动实施过程中，如因特殊原因需要变更采购方式，必须满足以下条件：1.原采购方式确定的依据发生重大变化，如采购项目的技术规格、市场供应情况等发生改变。2.因不可抗力等不可预见、不可避免的因素导致原采购方式无法继续实施。（二）变更程序1.提出变更申请：采购部门填写采购方式变更申请表，并详细说明变更的原因、变更后的采购方式及理由等，报公司相关领导审批。2.审核与审批：参照采购方式确定流程中的审核与审批程序进行，确保变更的合理性和必要性。3.通知相关方：变更采购方式经批准后，及时通知所有参与采购活动的供应商、评标委员会成员等相关方，并说明变更的情况及后续采购活动的安排。4.重新组织采购：按照变更后的采购方式重新组织采购活动，确保采购项目的顺利完成。五、监督与管理（一）内部监督1.审计部门监督：审计部门定期对采购项目进行审计，检查采购方式的确定是否符合本制度规定，采购程序是否合规，采购过程中的文件记录是否完整等。2.纪检监察部门监督：纪检监察部门对采购活动进行全程监督，受理供应商及公司内部员工的举报投诉，对违规违纪行为进行调查处理。（二）外部监督接受政府相关部门、行业协会等外部机构的监督检查，积极配合提供相关资料，确保采购活动合法合规。（三）违规