采购招标询价制度

PAGE采购招标询价制度一、总则（一）目的为规范公司采购招标询价行为，确保采购活动公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购招标询价活动，包括但不限于物资采购、工程采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购招标询价活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保活动合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，保证采购过程和结果的公平公正。3.公开透明原则：采购信息、招标询价文件、评审标准等应向潜在供应商公开，确保采购活动透明可监督。4.竞争择优原则：通过招标询价，引入多家供应商竞争，选择最优供应商，确保采购质量和效益。5.诚实信用原则：参与采购活动的各方应诚实守信，履行各自义务，不得欺诈、隐瞒或提供虚假信息。二、采购招标询价流程（一）采购需求提出1.使用部门根据业务需要，填写采购申请单，详细说明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间、交货地点等信息。2.采购申请单经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。采购部门对采购申请进行汇总整理，分析采购需求的合理性和必要性。（二）采购方式确定1.采购部门根据采购金额、采购性质、市场供应情况等因素，确定采购方式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。2.对于达到公开招标限额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。公开招标限额标准按照国家及地方相关规定执行。3.对于未达到公开招标限额标准，但具有一定竞争性的采购项目，可采用邀请招标、竞争性谈判或询价采购方式。邀请招标应选择不少于三家具备相应资质和能力的供应商参与投标；竞争性谈判应邀请不少于三家供应商进行谈判；询价采购应向不少于三家供应商发出询价函。4.对于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求需要继续从原供应商处添购等特殊情况，可采用单一来源采购方式。单一来源采购应按照相关规定进行审批，并在采购文件中说明理由。（三）招标询价文件编制1.采购部门根据采购需求和采购方式，编制招标询价文件。招标询价文件应包括采购项目概述、采购要求、技术规格、商务条款、评标标准、投标报价要求、投标文件格式等内容。2.采购要求应明确采购物资或服务的质量标准、验收标准、售后服务要求等；技术规格应详细描述采购物资或服务的技术参数、性能指标等；商务条款应包括交货时间、交货地点、付款方式、包装要求、运输要求等；评标标准应明确评审因素及权重，如价格、质量、信誉、服务等。3.招标询价文件编制完成后，采购部门应组织相关部门进行审核，确保文件内容准确、完整、合理。审核通过后的招标询价文件应加盖公司公章。（四）供应商选择与邀请1.采购部门根据采购项目特点和需求，通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库。供应商库应包括供应商名称、联系方式、经营范围、资质证书、业绩情况等信息。2.采购部门从供应商库中选择符合要求的潜在供应商，向其发出招标询价文件或询价函。邀请供应商参与采购活动时，应明确告知供应商采购项目的基本情况、采购要求、投标报价要求、投标文件提交截止时间等重要信息。3.对于公开招标项目，采购部门应在指定媒体上发布招标公告，邀请不特定的供应商参与投标。招标公告应包括采购项目名称、招标内容、投标人资格要求、获取招标文件的时间和地点、投标截止时间和开标时间等内容。（五）投标文件或报价文件接收1.供应商应在规定的时间内，将投标文件或报价文件送达指定地点。采购部门应安排专人负责接收投标文件或报价文件，并进行登记。2.接收投标文件或报价文件时，应检查文件的密封情况、完整性等。对于密封不符合要求或文件不完整的投标文件或报价文件，采购部门有权拒收。（六）开标、评标与询价1.公开招标项目：采购部门应按照招标文件规定的时间和地点组织开标。开标时，应邀请所有投标人参加，并当众宣读投标人名称、投标报价、投标文件的主要内容等。开标过程应记录在案，并由投标人签字确认。2.邀请招标、竞争性谈判、询价采购项目：采购部门应组织相关人员组成评标小组或询价小组。评标小组或询价小组应按照评审标准对投标文件或报价文件进行评审和比较，提出评标报告或询价结果。3.评标小组或询价小组应由公司内部相关部门人员、技术专家、法律专家等组成，人数应符合相关规定。评标小组或询价小组应客观、公正地履行职责，遵守职业道德，对所提出的评审意见承担个人责任。4.评审过程中，评标小组或询价小组可以要求投标人对投标文件或报价文件进行澄清或说明，但不得改变投标文件或报价文件的实质性内容。投标人应按照评标小组或询价小组的要求进行澄清或说明，并提供书面材料。（七）中标供应商确定1.采购部门根据评标报告或询价结果，确定中标供应商。中标供应商应符合采购要求，且投标报价或询价报价合理最低。2.确定中标供应商后，采购部门应向中标供应商发出中标通知书，并同时将中标结果通知其他未中标供应商。中标通知书应明确采购项目名称、中标供应商名称、中标金额、交货时间、交货地点等内容。（八）合同签订与履行1.采购部门与中标供应商应按照中标通知书和招标文件或询价文件的要求，签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订后，双方应严格履行合同约定。采购部门应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。中标供应商应按照合同要求按时、按质、按量提供采购物资或服务，并提供相应的售后服务。（九）验收与付款1.采购物资或服务到货后，使用部门应按照合同约定的验收标准进行验收。验收合格后，使用部门应出具验收报告。验收报告应包括采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量情况、验收结论等内容。2.采购部门根据验收报告和合同约定，办理付款手续。付款方式应按照合同约定执行，一般包括预付款、货到付款、验收合格后付款等。付款时，采购部门应审核相关凭证，确保付款依据充分、手续齐全。三、采购招标询价文件管理（一）文件编制1.采购招标询价文件应根据采购项目特点和需求进行编制，确保文件内容准确、完整、合理，能够满足采购活动的需要。2.文件编制过程中，应充分征求相关部门和人员的意见，进行必要的调研和论证，确保文件的科学性和可行性。（二）文件审核1.采购招标询价文件编制完成后，应组织相关部门进行审核。审核内容包括文件的合法性、合规性、准确性、完整性、合理性等。2.审核通过后的文件应加盖公司公章，并按照规定进行存档。（三）文件发放与回收1.采购招标询价文件应按照规定的程序和方式发放给潜在供应商。发放时，应做好登记工作，记录发放时间、发放对象、文件编号等信息。2.投标文件或报价文件提交截止时间后，采购部门应及时回收所有投标文件或报价文件，并进行整理和归档。（四）文件存档1.采购招标询价文件及相关资料应妥善保存，建立专门的档案管理制度。档案应包括招标文件、投标文件、评标报告、询价结果、采购合同等资料。2.档案保存期限应按照国家及公司相关规定执行，确保档案资料的完整性和可追溯性。四、供应商管理（一）供应商库建立1.采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，包括供应商自荐、行业推荐、网络搜索、供应商数据库查询等。2.对收集到的供应商信息进行审核，审核内容包括供应商的营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况、产品质量、售后服务等。审核通过后的供应商信息应录入供应商库。（二）供应商评估与考核1.采购部门应定期对供应商进行评估与考核，评估考核内容包括供应商的产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等。2.评估考核结果应分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于评估考核结果为优秀的供应商，可给予优先合作、增加采购份额等奖励；对于评估考核结果为不合格的供应商，应暂停合作或取消其供应商资格。（三）供应商淘汰与更新1.对于出现严重质量问题、交货期延误、价格不合理、售后服务不到位等情况的供应商，采购部门应及时淘汰其供应商资格。2.采购部门应根据公司业务发展和采购需求变化，适时更新供应商库，引入新的优质供应商。五、监督与检查（一）内部监督机构公司设立采购招标询价监督小组，负责对采购招标询价活动进行监督检查。监督小组由公司内部审计、纪检、法务等部门人员组成。（二）监督检查内容1.采购招标询价活动是否符合法律法规及公司制度的规定。2.采购招标询价文件的编制、审核、发放、回收等环节是否规范。3.供应商选择、评标、询价等过程是否公平公正。4.采购合同的签订、履行、验收、付款等环节是否合规。（三）违规处理1.对于在采购招标询价活动中发现的违规行为，监督小组应及时进行调查核实，并提出处理意见。2.对于违规供应商，应视情节