询价采购工作制度

PAGE询价采购工作制度一、总则（一）目的为规范公司询价采购工作流程，确保采购活动公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购物资和服务的质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有询价采购活动，包括但不限于办公用品、设备采购、原材料采购等各类物资及服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒任何一方，确保采购过程公平公正。3.公开透明原则：采购信息、流程等应尽量公开，接受公司内部监督。4.效益优先原则：在保证质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高公司经济效益。二、询价采购流程（一）采购需求提出1.使用部门申请：各部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计到货时间等信息，并经部门负责人签字确认。2.需求审核：采购部门收到《采购申请表》后，对采购需求进行审核。审核内容包括需求的合理性、必要性、与预算的匹配性等。如发现需求不合理或不符合公司规定，采购部门应与使用部门沟通，提出修改建议。（二）供应商选择与询价1.供应商筛选：采购部门根据采购需求，通过多种渠道收集潜在供应商信息，建立供应商数据库。对供应商进行筛选，选择具有良好信誉、生产能力、质量保证能力的供应商作为询价对象。2.询价文件编制：采购部门根据采购需求编制询价文件，询价文件应包括采购物资或服务的详细规格、技术要求、质量标准、交货期、售后服务要求、报价要求等内容。3.询价发放：采购部门将询价文件发送给选定供应商，要求供应商在规定时间内进行报价。询价文件可以通过邮件、传真、书面等方式发放。4.报价收集与整理：采购部门收集供应商的报价文件，对报价进行整理和分析。比较各供应商的报价、产品质量、交货期、售后服务等因素，评估供应商的综合实力。（三）采购决策1.采购小组评审：采购部门组织成立采购小组，成员包括采购部门负责人、使用部门代表、财务部门代表等。采购小组对供应商的报价和综合情况进行评审，根据评审结果确定中标供应商。2.评审标准制定：采购小组应制定明确的评审标准，评审标准可以包括价格、质量、交货期、售后服务、信誉等方面。评审标准应在询价文件中明确告知供应商。3.中标通知：采购部门向中标供应商发出《中标通知书》，告知其已中标，并要求其在规定时间内签订采购合同。同时，采购部门将采购结果通知未中标供应商。（四）合同签订1.合同起草：采购部门根据中标结果起草采购合同，采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.合同审核：采购合同起草完成后，提交给公司法律部门或相关专业人员进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、完整性、准确性等。如发现合同条款存在问题，应及时与采购部门沟通修改。3.合同签订：采购合同审核通过后，由公司法定代表人或授权代表与中标供应商签订采购合同。签订后的采购合同应加盖公司公章或合同专用章。（五）采购执行与验收1.采购执行：采购部门根据采购合同要求，跟踪供应商的生产进度和交货情况，确保供应商按时、按质、按量交付物资或服务。2.到货通知：供应商发货前，应提前通知采购部门预计到货时间。采购部门收到到货通知后，通知使用部门做好验收准备。3.验收：使用部门负责对采购物资或服务进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、质量、性能等方面。验收合格后，使用部门填写《验收单》，并签字确认。如发现验收不合格，使用部门应及时通知采购部门，采购部门与供应商协商解决。（六）付款1.付款申请：采购部门根据采购合同和验收情况，填写《付款申请表》，附上采购合同、验收单、发票等相关凭证，经部门负责人签字后提交给财务部门。2.付款审核：财务部门对《付款申请表》及相关凭证进行审核，审核内容包括合同条款、验收情况、发票真实性等。审核通过后，财务部门按照公司财务制度办理付款手续。3.付款方式：付款方式应根据采购合同约定执行，一般包括支票、汇票、电汇、转账等方式。三、询价采购相关职责（一）采购部门职责1.负责询价采购工作的组织和实施，制定询价采购计划和流程。2.收集供应商信息，建立供应商数据库，对供应商进行筛选和管理。3.编制询价文件，发放询价文件，收集供应商报价，整理和分析报价信息。4.组织采购小组评审，确定中标供应商，起草采购合同。5.跟踪采购合同执行情况，协调解决采购过程中出现的问题。6.定期对询价采购工作进行总结和分析，提出改进建议。（二）使用部门职责1.根据工作需要提出采购需求，填写《采购申请表》，并对采购需求的合理性和必要性负责。2协助采购部门进行供应商选择和询价工作，提供相关技术要求和质量标准等信息。3.参与采购合同的评审，提出意见和建议。4.负责采购物资或服务的验收工作，填写《验收单》。（三）财务部门职责1.参与采购合同的评审，审核采购预算和成本控制情况。2.对采购付款申请进行审核，按照公司财务制度办理付款手续。3.负责采购活动的财务核算和监督，确保采购资金的合理使用。（四）法律部门职责1.对采购合同进行法律审核，确保合同条款的合法性和完整性。2.为询价采购工作提供法律咨询和支持，防范法律风险。四、询价采购监督与管理（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对询价采购工作进行审计，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订和履行情况、采购资金的使用情况等。2.公司设立举报邮箱和电话，接受员工对询价采购工作中违规行为的举报。对举报内容进行调查核实，如发现违规行为，严肃处理相关责任人。（二）供应商管理1.供应商评价：采购部门定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格等方面。根据评价结果对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告或淘汰。2.供应商培训：采购部门可以组织供应商培训，提高供应商对公司采购要求的认识和理解，促进供应商提高产品质量和服务水平。（三）档案管理1.采购部门负责建立询价采购档案，档案内容包括采购申请表、询价文件、报价文件、采购合同、验收单、发票等相关资料。2.询价采购档案应按照时间顺序和类别进行整理归档，妥善保管，以备查阅。档案保管期限按照公司档案管理制度执行。五、询价采购风险防控（一）供应商风险1.供应商资质风险：选择供应商时，应严格审核供应商资质，确保其具有合法经营资格和良好信誉。避免与资质不全或信誉不佳的供应商合作，降低供应商违约风险。2.供应商违约风险：在采购合同中明确双方的权利和义务，约定违约责任和赔偿方式。加强对供应商的跟踪和监督，及时发现供应商违约行为并采取措施，减少公司损失。（二）价格风险1.市场价格波动风险：关注市场价格动态，定期收集市场价格信息，分析价格走势。在采购决策时，充分考虑市场价格波动因素，合理确定采购价格。2.价格谈判风险：在与供应商进行价格谈判时，应掌握谈判技巧，了解供应商成本结构，争取有利的采购价格。同时，要避免因价格谈判而影响采购物资或服务的质量。（三）质量风险1.质量标准不明确风险：在采购合同中明确采购物资或服务的质量标准，要求供应商提供质量保证文件。在验收过程中，严格按照质量标准进行验收，确保采购物资或服务符合要求。2.质量检验风险：加强对采购物资或服务的质量检验，采用多种检验方法，如抽检、全检等。对于重要物资或服务，可以委托专业机构进行检验，确保质量合格。（四）合同风险1.合同条款风险：采购合同条款应明确、具体、完整，避免模糊不清或歧义条