询价采购规定制度

PAGE询价采购规定制度一、总则（一）目的为规范公司询价采购活动，确保采购过程公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本规定制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、各项目涉及的询价采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：询价采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不得有歧视性待遇，保证采购过程和结果公平公正。3.公开透明原则：采购信息应及时、准确地公开，接受公司内部监督和相关部门的检查。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。二、询价采购流程（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写《询价采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预计采购金额、用途等信息。申请表需经部门负责人签字确认。2.对于预算金额较大或涉及重要项目的采购申请，需附上可行性分析报告或项目说明，报分管领导审批。（二）询价准备1.采购部门接到经审批的采购申请后，成立询价小组。询价小组由采购人员、技术人员、财务人员等相关人员组成，成员应具备相应的专业知识和经验。2.询价小组根据采购项目的特点和要求，制定询价文件。询价文件应包括采购项目的详细规格、技术要求、质量标准、交货期、售后服务等内容，以及供应商应提供的报价文件格式和要求。3.询价小组通过多种渠道收集潜在供应商信息，建立供应商数据库。收集渠道包括但不限于网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对收集到的供应商信息进行整理和筛选，确定参与询价的供应商名单。（三）询价发出1.询价小组向确定的供应商发出询价文件，明确告知供应商询价的截止时间、报价方式、交货地点等要求。2.对于重要采购项目，可组织供应商进行现场考察或召开询价答疑会，以便供应商更好地了解采购项目的要求，确保报价的准确性。（四）报价接收与评审1.供应商应在规定的询价截止时间前，将密封的报价文件送达指定地点或通过指定方式提交给询价小组。报价文件应包括报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表等内容。2.询价小组对收到供应商的报价文件进行逐一拆封、登记和整理。对报价文件的完整性、符合性进行初步审查，剔除不符合要求的报价文件。3.询价小组对符合要求的报价文件进行详细评审。评审内容包括价格、技术方案、质量保证、售后服务、交货期等方面。采用综合评分法或最低价法进行评审，确定中标候选人。综合评分法：根据采购项目的特点和要求，设定各项评审因素的权重，对各供应商的报价文件进行综合打分，得分最高者为中标候选人。评审因素可包括价格、技术方案、质量保证、售后服务、企业信誉等。最低价法：在满足采购文件实质性要求的前提下，以报价最低的供应商为中标候选人。（五）合同签订1.根据评审结果，确定中标供应商后，采购部门应及时与中标供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同签订前，应提交公司法律部门或法律顾问进行审核，确保合同条款合法合规，避免法律风险。3.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务，确保采购项目顺利实施。（六）验收与付款1.采购物资或服务到货后，采购部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括物资的数量、规格型号、质量标准等是否符合采购合同要求。对于技术复杂或专业性较强的采购项目，可邀请专业机构或专家进行验收。2.验收合格后，采购部门应填写《验收报告》，经相关人员签字确认后存档。对于验收不合格的采购物资或服务，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。3.采购部门根据验收情况和采购合同约定，办理付款手续。付款申请应附上采购合同、验收报告、发票等相关凭证，经部门负责人审核、财务部门复核、分管领导审批后，按照公司财务制度支付货款。三、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商选择标准，包括供应商的资质、信誉、生产能力、技术水平、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.对潜在供应商进行实地考察或调查，了解其实际情况，评估其是否符合供应商选择标准。实地考察内容可包括生产场地、设备设施、质量管理体系、人员配备等方面。3.根据供应商的考察评估结果，确定合格供应商名单，并建立供应商档案。供应商档案应包括供应商的基本信息、资质证明文件、业绩情况、合作记录等内容。（二）供应商评价与考核1.定期对供应商进行评价与考核，评价周期可根据实际情况设定为半年或一年。评价内容包括供应商的交货期、产品质量、售后服务、价格水平、合作配合等方面。2.采用定量与定性相结合的方式对供应商进行评价与考核。定量指标可包括交货准时率、产品合格率、售后服务响应时间等；定性指标可包括供应商的信誉、合作态度、创新能力等。3.根据供应商的评价与考核结果，对供应商进行分类管理。对于评价优秀的供应商，可给予更多的合作机会和优惠政策；对于评价不合格的供应商，应及时采取警告、暂停合作、取消合作资格等措施。（三）供应商激励与约束1.建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予奖励。奖励方式可包括物质奖励、荣誉奖励、增加合作机会等。通过激励机制，提高供应商的积极性和主动性，促进供应商不断提高自身的服务水平和产品质量。2.建立供应商约束机制，对违反采购合同约定或存在不良行为的供应商进行处罚。处罚方式可包括扣除货款、支付违约金、暂停合作、取消合作资格等。通过约束机制，规范供应商的行为，保证采购活动的顺利进行。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对询价采购活动进行风险识别与评估，识别可能存在的风险因素，如供应商违约、质量问题、价格波动、法律法规风险等。2.采用定性与定量相结合的方法对风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。风险评估结果应作为制定风险应对措施的依据。（二）风险应对措施1.供应商违约风险：在采购合同中明确违约责任条款，要求供应商提供履约保证金或银行保函；加强对供应商的监督和管理，定期检查供应商的履约情况；建立应急处理机制，当供应商出现违约情况时，及时采取措施，减少损失。2.质量问题风险：在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强对采购物资或服务的检验和验收；要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺；定期对供应商的质量管理体系进行评估，确保供应商的质量控制能力。3.价格波动风险：建立价格监测机制，及时掌握市场价格动态；与供应商签订价格调整条款，约定价格调整方式和幅度；采用套期保值等金融工具，规避价格波动风险。4.法律法规风险：加强对采购人员的法律法规培训，提高其法律意识；在采购活动中严格遵守国家法律法规及相关行业标准；对于重大采购项目，可聘请法律顾问进行全程指导，确保采购活动合法合规。五、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对询价采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购文件是否齐全、采购合同是否履行等情况。2.公司设立举报邮箱和举报电话，接受员工对询价采购活动中违规行为的举报。对于举报内容，应及时进行调查核实，对违规行为依法依规进行处理。（二）外部监督1.接受政府相关部门、行业协会等外部机构的监督检查，积极配合外部机构的工作，如实提供相关资料和信息。2.对于外部机构提出的意见和建议，应认真研究分析，及时整改落实，不断完善询价采购管理制度。六、附则（一）解释