规范组织政府采购制度

PAGE规范组织政府采购制度一、总则（一）目的为了加强本组织政府采购管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本组织内各部门、各分支机构使用财政性资金及其他资金进行的政府采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地向社会公开，采购过程应接受社会监督，保证采购活动的透明度。3.公平竞争原则：为所有符合条件的供应商提供平等的参与机会，通过公平竞争实现采购效益最大化。4.公正原则：采购活动应按照既定的标准和程序进行，确保采购结果公正合理，维护各方合法权益。5.诚实信用原则：采购当事人在采购活动中应诚实守信，履行各自的义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假信息或采取不正当手段谋取利益。二、采购管理机构及职责（一）采购管理委员会1.组成：由组织高层管理人员、财务部门负责人、法务部门负责人等组成。2.职责审议和批准政府采购制度、政策及重大采购项目计划。监督政府采购活动的整体运行，协调解决采购过程中的重大问题。对采购项目的预算安排、采购方式选择等进行决策。（二）采购部门1.人员配备：配备专业的采购人员，包括采购经理、采购专员等，采购人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购业务流程。2.职责负责组织实施政府采购活动，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标等。对供应商进行资格审查和管理，建立供应商库。负责采购合同的签订、履行、验收等工作，并及时处理采购过程中的各类问题。收集、整理和分析采购数据，定期向上级汇报采购工作情况。（三）其他相关部门1.需求部门根据实际工作需要，提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量要求等。协助采购部门进行采购项目的技术论证和商务谈判。参与采购项目的验收工作，对采购产品或服务的质量进行评价。2.财务部门负责审核采购项目的预算，确保采购资金的合理安排。参与采购合同的审核，监督采购资金的支付和结算。对采购项目的成本效益进行分析和评估。3.法务部门审查采购文件和采购合同的合法性，提供法律意见和建议。处理采购活动中的法律纠纷，维护组织的合法权益。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据年度工作计划和实际业务需求，在规定时间内编制采购预算草案，明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容。2.采购预算草案应经部门负责人审核后，提交至财务部门进行汇总和审核。财务部门应结合组织年度财务预算和资金状况，对采购预算进行综合平衡，提出调整意见。3.采购管理委员会对审核后的采购预算进行审议和批准，形成年度采购预算方案。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购资金的使用情况进行检查和分析，确保采购资金专款专用，提高资金使用效益。（三）预算调整1.在采购项目实施过程中，如遇下列情况之一的，可以申请调整采购预算：因国家政策调整、市场价格波动等原因，导致采购项目成本发生重大变化的。因不可抗力因素，如自然灾害、突发事件等，影响采购项目正常实施的。其他经采购管理委员会认定需要调整采购预算的情况。2.采购部门应填写采购预算调整申请表，详细说明调整的原因、金额及调整后的预算安排，并提交相关证明材料。3.采购预算调整申请表经需求部门、财务部门审核后，报采购管理委员会审批。采购管理委员会根据实际情况进行审议，批准后下达调整后的采购预算。四、采购方式及程序（一）公开招标1.适用范围：达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。公开招标数额标准按照国家和地方有关规定执行。2.程序采购部门编制公开招标文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。在指定的政府采购信息发布媒体上发布招标公告，公告期不得少于五个工作日。接受潜在供应商的报名和资格预审申请，对供应商进行资格审查，确定合格供应商名单。组织开标、评标活动，按照招标文件规定的评标标准进行评标，确定中标供应商。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.程序采购部门根据采购项目特点和需求，从符合资格条件的供应商中选择三家以上供应商，向其发出投标邀请书。组织被邀请供应商进行投标，按照公开招标的程序进行开标、评标，确定中标供应商。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.程序采购部门成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其提供谈判文件。组织谈判，谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。确定成交供应商，谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.程序采购部门填写单一来源采购申请表，说明采用单一来源采购方式的理由、采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容，并提交相关证明材料。采购管理委员会对单一来源采购申请表进行审核，必要时组织相关部门和专家进行论证。经采购管理委员会批准后，采购部门与单一供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.程序采购部门成立询价小组，询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组确定被询价的供应商名单，被询价的供应商名单应不少于三家，并向其发出询价通知书让其报价。询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定中标供应商或成交供应商后，采购部门应在规定时间内与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式等内容。2.采购合同的条款应符合法律法规和行业标准的要求，不得损害组织和供应商的合法权益。采购合同签订前，应提交法务部门进行合法性审查。（二）合同履行1.采购部门应跟踪采购合同的履行情况，及时掌握供应商的供货进度、质量状况等信息。如发现供应商存在违约行为，应及时采取措施要求供应商整改，并按照合同约定追究其违约责任。2.供应商应按照采购合同约定的时间、地点、方式等履行交货义务，并提供相关的质量证明文件和售后服务。如遇特殊情况需要变更合同条款，应及时与采购部门协商，并签订书面补充协议。（三）合同验收1.采购项目完成交货后，需求部门应按照采购合同约定的验收标准组织验收。验收工作可以由需求部门自行组织，也可以委托具有相应资质的第三方机构进行。2.验收内容包括采购项目的数量、规格、质量、性能等方面。验收合格后，需求部门应出具验收报告，并在验收报告上签字确认。如验收不合格，应要求供应商限期整改或重新供货，直至验收合格为止。（四）合同付款1.财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时办理采购资金的支付手续。付款前，应审核采购合同的执行情况、验收报告等相关资料，确保付款依据充分、手续齐全。2.对于分期付款的采购项目，财务部门应按照合同约定的分期次数和金额进行付款，并在每次付款前对供应商的履约情况进行审核。六、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购部门应建立供应商资格审查制度，对参与政府采购活动的供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、资质证书、业绩情况、财务状况、信誉等方面。2.供应商应在参与采购活动前，按照采购部门的要求提供相关资格证明文件。采购部门对供应商提交的资格证明文件进行审核，符合要求的供应商方可参与采购活动。（二）供应商库建设1.采购部门应建立供应商库，将符合资格条件的供应商纳入供应商库管理。供应商库应定期进行更新和维护，确保库内供应商信息的准确性和有效性。2.在采购项目实施过程中，采购部门应优先从供应商库中选择供应商参与采购活动。对于新的采购项目，采购部门可以通过发布采购信息、邀请等方式，从供应商库中筛选出符合项目需求的供应商参与投标或谈判。（三）供应商评价与考核1.采购部门应建立供应商评价与考核机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务、价格水平等方面进行评价和考核。评价与考核结果应作为供应商后续参与采购活动的重要依据。2.供应商评价与考核可以采用量化评分的方式进行，具体评分标准由采购部门根据采购项目特点和实际需求制定。对于评价与考核结果较差的供应商，采购部门应采取警告、暂停合作、取消供应商资格等措施进行处理。七、采购信息管理（一）信息发布1.采购部门应在指定的政府采购信息发布媒体上发布采购信息，包括招标公告、中标公告、采购合同等内容。采购信息应全面、及时、准确地向社会公开，确保采购活动的透明度。2.采购部门应按照规定的格式和要求编制采购信息，信息内容应符合法律法规和行业标准的要求。采购信息发布后，应及时进行存档和备份，以备查阅。（二）信息收集与分析1.采购部门应收集、整理和分析采购过程中的各类信息，包括采购项目需求、供应商报价、评标结果、合同执行情况等。通过对采购信息的分析，为采购决策提供参考依据，提高采购工作的科学性和合理性。2.采购部门应定期向上级汇报采购信息管理工作情况，包括采购信息发布情况、信息收集与分析结果、采购项目进展情况等。同时，应根据上级要求，及时提供相关采购信息数据。八、监督检查与责任追究（一）内部监督1.组织内部应建立健全政府采购监督机制，加强对政府采购活动的内部监督检查。采购管理委员会应定期对政府采购制度的执行情况、采购项目的实施情况等进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.审计部门应定期对政府采购项目进行审计，重点审查采购项目的预算执行情况、采购程序的合规性、采购合同的签订与履行情况等。对于审计发现的问题，应依法依规进行处理，并提出改进建议。3.纪检监察部门应加强对政府采购活动的廉政监督，严肃查处采购过程中的违法违纪行为，维护政府采购活动的公正性和廉洁性。（二）外部监督1.政府采购活动应接受财政部门、审计部门、监察部门等相关部门的监督检查。采购部门应积极配合相关部门的监督检查工作，如实提供采购项目的有关资料和情况。2.采购部门应主动接受社会监督，对于供应商和社会公众的投诉和举报，应及时进行调查处理，并将处理结果向社会公开。（三）责任追究1.在政府采购活动中，如发现采购当事人存在违法违规行为，应依法依规追究其责