衡阳市政府采购内控制度

PAGE衡阳市政府采购内控制度一、总则（一）目的为了加强衡阳市政府采购内部控制管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，防范采购风险，依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等相关法律法规，结合本市实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于衡阳市各级国家机关、事业单位和团体组织（以下统称采购人）使用财政性资金进行的政府采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公正性原则：采购过程应公平、公正，保障各类市场主体平等参与竞争。3.公开性原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，接受社会监督。4.效益性原则：在确保采购质量的前提下，提高采购资金使用效益，降低采购成本。5.制衡性原则：建立健全内部岗位设置和职责分工，实现采购活动各环节的相互制约和监督。二、采购预算与计划管理（一）采购预算编制1.采购人应按照财政部门要求，结合本单位事业发展规划和年度工作计划，科学合理地编制政府采购预算。2.采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、单价、采购金额等内容，并根据项目特点和实际需求进行细化。3.采购预算编制过程中，采购人应充分考虑市场价格波动因素，确保预算的准确性和合理性。（二）采购计划制定1.根据批准的采购预算，采购人应制定详细的采购计划，明确采购项目的实施时间、采购方式、采购程序等。2.采购计划应按照项目轻重缓急进行排序，优先安排涉及民生、公共服务等重点项目。3.采购人应将采购计划报同级财政部门备案，并在政府采购信息发布平台上公开。三、采购活动执行（一）采购方式选择1.采购人应根据采购项目的性质、特点和金额大小，按照法律法规规定的采购方式进行采购。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式；因特殊情况需要采用其他采购方式的，应按照规定履行审批手续。3.对于采用邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购等非公开招标方式的采购项目，采购人应严格按照相关程序组织实施，确保采购过程的公平、公正。（二）采购文件编制1.采购人应根据采购项目特点和采购方式要求，编制科学合理、完整规范的采购文件。2.采购文件应包括采购公告、采购邀请书、采购需求、采购预算、评标标准、合同条款等内容，明确采购项目的技术规格、质量要求、服务标准等实质性条款。3.采购文件编制过程中，采购人应组织相关人员进行论证和审核，确保采购文件的合法性、公正性和合理性。（三）采购程序实施1.公开招标采购程序采购人应在规定的媒体上发布招标公告，公告内容应包括采购项目名称、采购内容、采购预算、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等。投标人应按照招标公告要求编制投标文件，并在规定的时间内提交投标文件。采购人应组织开标、评标活动，按照评标标准进行评标，确定中标供应商。采购人应在中标供应商确定后，及时向中标供应商发出中标通知书，并在规定的媒体上发布中标公告。2.邀请招标采购程序采购人应从符合相应资格条件的供应商中随机抽取不少于三家的供应商，并向其发出投标邀请书。投标人应按照投标邀请书要求编制投标文件，并在规定的时间内提交投标文件。采购人应组织开标、评标活动，按照评标标准进行评标，确定中标供应商。采购人应在中标供应商确定后，及时向中标供应商发出中标通知书，并在规定的媒体上发布中标公告。3.竞争性谈判采购程序采购人应发布竞争性谈判公告，邀请不少于三家符合相应资格条件的供应商参加谈判。采购人应成立谈判小组，与供应商进行谈判，谈判过程中应遵循公平、公正、公开的原则。谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人应根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。采购人应向成交供应商发出成交通知书，并在规定的媒体上发布成交公告。4.竞争性磋商采购程序采购人应发布竞争性磋商公告，邀请不少于三家符合相应资格条件的供应商参加磋商。采购人应成立磋商小组，与供应商进行磋商，磋商过程中应充分沟通、协商，寻求最佳解决方案。磋商结束后，磋商小组应按照综合评分法对供应商的响应文件进行评审，确定成交供应商。采购人应向成交供应商发出成交通知书，并在规定的媒体上发布成交公告。5.单一来源采购程序采购人应组织单一来源采购论证，论证情况应形成书面报告，并报同级财政部门批准。采购人应向单一来源供应商发出采购邀请书，供应商应按照采购邀请书要求编制响应文件，并在规定的时间内提交响应文件。采购人应组织谈判，与供应商就采购项目的价格、质量、服务等条款进行协商，确定成交供应商。采购人应向成交供应商发出成交通知书，并在规定的媒体上发布成交公告。（四）采购合同签订与履行1.采购人应在中标、成交供应商确定后，按照采购文件确定的事项，在规定的时间内与中标、成交供应商签订政府采购合同。2.政府采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、单价、采购金额、质量标准、服务要求、合同履行期限、验收方式等内容，确保合同条款的完整性和准确性。3.采购人应严格履行政府采购合同约定的义务，按照合同约定及时支付采购资金，监督供应商履行合同义务，确保采购项目顺利实施。4.供应商应按照政府采购合同约定的时间、地点、质量标准等要求履行合同义务，提供合格的货物、工程和服务。四、采购项目验收管理（一）验收组织1.采购人应成立验收小组，负责采购项目的验收工作。验收小组应由采购人代表、专业技术人员、财务人员等组成，成员人数应不少于三人。2.验收小组应明确分工，各司其职，确保验收工作的顺利进行。（二）验收标准1.验收小组应按照采购文件和政府采购合同约定的技术规格、质量标准、服务要求等进行验收。2.对于货物类采购项目，验收小组应检查货物的品牌、规格型号、数量、质量、外观等是否符合采购文件和合同要求；对于工程类采购项目，验收小组应检查工程的建设质量、工程进度、工程安全等是否符合采购文件和合同要求；对于服务类采购项目，验收小组应检查服务的内容、服务标准、服务质量等是否符合采购文件和合同要求。（三）验收程序1.供应商应在采购项目完成后，向采购人提交验收申请，并提供相关验收资料。2.采购人应在收到供应商验收申请后，及时组织验收小组进行验收。3.验收小组应按照验收标准对采购项目进行实地检查、测试、评估等，形成验收报告。4.验收报告应包括采购项目名称、采购内容、采购金额、验收依据、验收标准、验收情况、验收结论等内容，并由验收小组成员签字确认。5.采购人应将验收报告报同级财政部门备案，并在政府采购信息发布平台上公开。五、采购资金支付管理（一）资金支付申请1.采购人应按照政府采购合同约定，在规定的时间内向财政部门提交资金支付申请。2.资金支付申请应包括采购项目名称、采购合同编号、采购金额、已支付金额、本次申请支付金额等内容，并附采购合同、验收报告等相关资料。（二）资金支付审核1.财政部门应按照相关规定对采购人提交的资金支付申请进行审核。2.审核内容包括采购项目是否符合政府采购预算、采购合同是否履行完毕、验收报告是否真实有效、资金支付申请金额是否准确等。3.财政部门审核通过后，应按照国库集中支付制度的规定，将采购资金直接支付给供应商。六、监督检查与责任追究（一）监督检查机制1.财政部门应加强对政府采购活动的监督检查，建立健全监督检查制度，定期对采购人、采购代理机构等政府采购当事人的采购活动进行检查。2.审计部门应依法对政府采购项目进行审计监督，加强对采购资金使用情况的审计检查。3.监察部门应加强对政府采购活动中违法违纪行为的查处力度，严肃追究相关人员的责任。（二）监督检查内容1.采购预算编制与执行情况。2.采购方式选择与采购程序执行情况。3.采购文件编制与发布情况。4.采购合同签订与履行情况。5.采购项目验收情况。6.采购资金支付情况。7.政府采购信息公开情况。（三）责任追究1.对于在政府采购活动中存在违法违规行为的采购人、采购代理机构等政府采购当事人，财政部门应依法责令其改正，并视情节轻重给予警告、罚款等处罚；对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，由其行政主管部门或者有关机关依法给予处分；构成犯