衡南县人民医院采购内部控制制度

PAGE衡南县人民医院采购内部控制制度一、总则（一）制定目的为了加强衡南县人民医院采购活动的内部控制，规范采购行为，防范采购风险，提高采购效率和资金使用效益，保障医院业务活动的顺利开展，依据国家相关法律法规和行业标准，结合医院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于衡南县人民医院所有采购活动，包括医疗设备、药品、医用耗材、办公用品、后勤物资等各类物资及服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。3.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受内部监督和社会监督，确保公平公正。4.不相容职务分离原则：采购业务的决策、执行、监督等环节应相互分离，形成制衡机制。5.归口管理原则：采购活动实行归口管理，明确各部门职责，确保采购工作有序进行。二、采购组织与职责（一）采购决策机构医院设立采购领导小组，由医院领导班子成员、相关职能部门负责人等组成。采购领导小组负责审议重大采购项目，制定采购政策和战略，对采购活动进行决策和监督。（二）采购执行部门1.设备科：负责医疗设备、医用耗材等物资的采购工作。2.药剂科：负责药品的采购工作。3.总务科：负责办公用品、后勤物资等的采购工作。（三）采购监督部门医院设立审计科，负责对采购活动进行全过程审计监督，检查采购程序的执行情况，审查采购合同的合法性和合规性，对采购过程中的违规行为进行调查和处理。（四）各部门职责1.采购领导小组审议重大采购项目的采购计划、采购方式、采购预算等。监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。对采购工作进行考核和评价。2.采购执行部门根据医院业务需求，编制采购计划，明确采购项目、规格、数量、预算等。组织实施采购活动，选择供应商，进行商务谈判，签订采购合同。负责采购物资的验收、入库、保管等工作。定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议。3.采购监督部门制定采购审计监督制度和流程，明确审计监督的内容、方法和频率。对采购活动进行事前、事中、事后审计监督，检查采购程序的执行情况，审查采购合同的合法性和合规性。对采购过程中的违规行为进行调查和处理，提出审计意见和建议，督促整改落实。三、采购预算管理（一）预算编制1.各采购执行部门应根据医院年度工作计划和业务发展需求，结合上一年度采购实际情况，编制本部门年度采购预算。2.采购预算应明确采购项目、规格、数量、预算金额等内容，并按照医院财务预算编制要求进行编制。3.采购预算编制完成后，应报采购领导小组审议，经医院领导班子批准后执行。（二）预算执行1.采购执行部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自调整预算。2.如因特殊原因需要调整采购预算，应按照医院预算调整程序进行申请和审批。3.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购预算执行情况进行分析和通报，确保采购预算的严格执行。（三）预算考核1.医院建立采购预算考核制度，对采购执行部门的采购预算执行情况进行考核。2.考核内容包括采购预算完成率、采购成本控制情况、采购物资质量等。3.采购预算考核结果与部门绩效挂钩，对预算执行情况好的部门给予奖励，对预算执行不力的部门进行通报批评，并责令整改。四、采购流程控制（一）采购申请1.各部门根据业务需求，填写采购申请表，详细说明采购项目、规格、数量、预算等内容，并提交至采购执行部门。2.采购申请表应经部门负责人审核签字后生效。（二）采购审批1.采购执行部门收到采购申请表后，应进行初步审核，核实采购需求的合理性和必要性。2.对于金额较大或重大采购项目，采购执行部门应将采购申请表提交至采购领导小组进行审批。3.采购领导小组应按照规定的审批流程进行审议，对采购项目的采购方式、采购预算、供应商选择等进行决策。（三）采购实施1.采购执行部门根据审批后的采购申请表，制定采购方案，明确采购方式、采购程序、时间节点等。2.采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。采购执行部门应根据采购项目的特点和需求，选择合适的采购方式。3.采购执行部门应按照采购方案组织实施采购活动，发布采购信息，邀请供应商参与投标或谈判，对供应商进行资格审查，组织商务谈判和评标等。4.在采购过程中，采购执行部门应严格遵守采购程序，确保采购活动的公平公正，维护医院利益。（四）合同签订1.采购执行部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。2.采购合同应包括采购项目、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式等内容。3.采购合同签订后，应报采购监督部门备案。（五）验收付款1.采购物资到货后,采购执行部门应组织相关部门进行验收，验收内容包括物资的数量、质量、规格等。2.验收合格后，采购执行部门应填写验收报告，并办理入库手续。3.财务部门根据采购合同和验收报告，按照规定的付款方式和时间节点进行付款。五、供应商管理（一）供应商选择1.采购执行部门应建立供应商选择标准和评价体系，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等进行综合评价。2.供应商选择应遵循公开、公平、公正的原则，通过招标、邀请、推荐等方式确定供应商名单。3.采购执行部门应定期对供应商进行评估和考核，对不符合要求的供应商及时进行淘汰。（二）供应商管理1.采购执行部门应建立供应商档案，记录供应商的基本信息、合作情况、评价结果等。2.采购执行部门应与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营情况和产品质量情况，确保采购物资的供应稳定和质量可靠。3.采购执行部门应定期对供应商进行培训和指导，提高供应商的服务水平和质量意识。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.医院应建立采购风险识别和评估机制，定期对采购活动进行风险识别和评估。2.采购风险主要包括采购计划风险、采购方式风险、供应商风险、合同风险、验收风险、付款风险等。3.采购执行部门应根据风险识别和评估结果，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.采购计划风险：加强采购计划的编制和审核，确保采购计划的合理性和准确性。2.采购方式风险：严格按照规定的采购方式进行采购，确保采购活动的公平公正。3.供应商风险：加强供应商管理，选择信誉良好、产品质量可靠的供应商，建立供应商评价和考核机制。4.合同风险：加强合同管理，签订规范的采购合同，明确双方的权利和义务，加强合同执行情况的监督和检查。5.验收风险：加强验收管理，严格按照验收标准进行验收，确保采购物资的质量符合要求。6.付款风险：加强付款管理，严格按照采购合同和验收报告进行付款，防范付款风险。七、采购信息管理（一）信息收集与整理1.采购执行部门应收集与采购活动相关的信息，包括采购政策、法律法规、市场动态、供应商信息、采购项目信息等。2.采购执行部门应建立采购信息数据库，对收集到的信息进行整理和分类，以便查询和使用。（二）信息发布与共享1.采购执行部门应通过医院内部网站、公告栏等渠道发布采购信息，确保采购信息的公开透明。2.采购执行部门应与其他部门共享采购信息，加强沟通协作，提高采购工作效率。（三）信息保密1.采购执行部门应加强对采购信息的保密管理，防止采购信息泄露。2.涉及采购信息的工作人员应严格遵守保密制度，不得擅自泄露采购信息。八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.采购监督部门应定期对采购活动进行监督检查，检查采购程序的执行情况、采购合同的签订和履行情况、采购物资的验收情况等。2.采购监督部门应建立监督检查档案，记录监督检查的过程和结果