街道采购内控管理制度

PAGE街道采购内控管理制度一、总则（一）目的为了加强街道采购管理，规范采购行为，提高采购资金的使用效益，防范采购风险，确保街道各项工作的顺利开展，依据相关法律法规和行业标准，结合本街道实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于街道机关各部门、各社区及下属事业单位（以下统称“各部门”）使用财政性资金和自有资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受社会监督，保证公平竞争。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商和承包商，确保采购项目的质量和效益。4.诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的市场秩序。（四）管理职责1.街道采购管理领导小组成立街道采购管理领导小组，负责统筹领导街道采购工作，研究决定采购工作中的重大事项。领导小组由街道主要领导担任组长，相关分管领导担任副组长，各相关部门负责人为成员。2.街道采购管理部门街道设立采购管理部门，负责具体组织实施街道采购工作，制定采购计划，审核采购文件，组织采购活动，监督采购合同执行等。采购管理部门应配备专业的采购管理人员，确保采购工作的规范开展。3.各部门职责各部门负责提出采购需求，参与采购文件编制，协助采购管理部门组织采购活动，负责采购项目的验收和使用管理等。各部门应指定专人负责采购相关工作，并对采购需求的合理性负责。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据年度工作计划和实际工作需要，在每年规定时间内编制本部门采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并详细说明采购项目的必要性和预期效益。2.采购预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，确保采购资金的合理性和可行性。采购预算应与街道年度财政预算相衔接，避免出现预算缺口或超预算采购情况。3.采购管理部门应对各部门提交的采购预算进行审核，重点审核采购项目的必要性、预算金额的合理性、资金来源的合规性等。审核通过后的采购预算报街道采购管理领导小组审批。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自调整预算。如因特殊原因需要调整采购预算的，应按照规定程序报经街道采购管理领导小组批准。2.采购管理部门应建立采购预算执行监控机制，定期对采购项目的预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。3.各部门应严格控制采购支出，确保采购资金专款专用，不得截留、挪用或超支。对于超预算采购的项目，采购管理部门有权拒绝支付相关款项，并追究相关部门和人员的责任。（三）预算调整1.在采购项目实施过程中，如遇下列情形之一的，可以申请调整采购预算：因国家政策调整、市场价格波动等原因，导致采购项目成本大幅增加，原预算无法满足采购需求的；因不可抗力因素，如自然灾害、突发事件等，导致采购项目无法按原计划实施，需要调整采购内容或采购金额的；其他确需调整采购预算的情形。2.采购预算调整申请应由采购项目实施部门提出，经采购管理部门审核后，报街道采购管理领导小组审批。采购预算调整申请应详细说明调整的原因、调整的内容、调整后的预算金额等，并提供相关证明材料。3.采购预算调整后，采购管理部门应及时通知各相关部门，并对采购文件、采购合同等进行相应调整。三、采购方式及程序（一）采购方式街道采购方式分为公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。具体采购方式的适用条件按照国家法律法规和相关政策规定执行。1.公开招标：适用于采购货物、工程和服务的金额达到规定标准以上，且符合公开招标条件的项目。公开招标应通过法定的招标公告发布媒介发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。单一来源采购应与供应商进行协商，确定成交价格。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。询价应向三家以上供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（二）采购程序1.采购申请：各部门根据工作需要提出采购申请，填写《街道采购申请表》，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购方式、采购时间要求等内容，并加盖部门公章。采购申请应经部门负责人审核签字后报采购管理部门。2.采购审批：采购管理部门收到采购申请后，对采购项目的必要性、预算金额的合理性、采购方式的合规性等进行审核。审核通过后的采购申请报街道采购管理领导小组审批。采购管理领导小组应在规定时间内作出审批决定，并反馈给采购管理部门。3.采购文件编制：采购管理部门根据采购审批结果，组织编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。采购文件编制应严格按照相关法律法规和行业标准要求进行，确保采购文件的合法性、公正性和科学性。4.采购信息发布：对于公开招标和邀请招标项目，采购管理部门应在法定的招标公告发布媒介上发布采购公告，邀请潜在供应商参加投标。采购公告应包括采购项目名称、采购内容、采购方式、采购预算金额、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等内容。对于竞争性谈判、单一来源采购和询价项目，采购管理部门应向符合资格条件的供应商发出采购文件。5.供应商报名及资格审查：供应商应在采购公告规定的时间内报名参加投标或响应采购文件。采购管理部门对报名供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。只有资格审查合格的供应商才能参加后续的采购活动。6.采购评审：采购管理部门组织成立评审小组，对符合资格条件的供应商的投标文件或响应文件进行评审。评审小组应按照采购文件规定的评标标准和方法进行评审，客观、公正地评选出中标候选人或成交供应商。评审过程应记录在案，评审结果应及时公示。7.采购合同签订：采购管理部门根据评审结果，向中标候选人或成交供应商发出中标通知书或成交通知书。中标候选人或成交供应商应在规定时间内与街道签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。采购合同签订后，双方应严格履行合同约定的义务。8.采购项目验收：采购项目完成后，采购管理部门应组织相关部门和人员对采购项目进行验收。验收内容包括采购项目的数量、质量、规格型号、技术性能等是否符合采购合同要求。验收合格后，采购管理部门应出具验收报告。对于验收不合格的采购项目，采购管理部门应要求供应商限期整改或重新提供货物、工程和服务，直至验收合格为止。9.采购资金支付：采购管理部门根据采购合同约定和验收报告，审核采购资金支付申请。审核通过后，报街道财务部门办理资金支付手续。街道财务部门应严格按照财政资金管理规定和采购合同约定支付采购资金，确保资金支付的安全、准确、及时。四、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，由采购管理部门与中标候选人或成交供应商签订。采购合同签订前，采购管理部门应将合同文本送街道法律顾问进行合法性审查，确保合同条款符合法律法规和政策要求。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。采购合同条款应具体、明确、严谨，避免出现模糊不清或歧义的表述。3.采购合同签订后，采购管理部门应及时将合同副本送各相关部门备案，并督促合同双方严格履行合同约定的义务。（二）合同履行1.采购合同双方应按照合同约定履行各自的义务。供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物、工程和服务；街道应按照合同约定的付款方式及时支付采购资金。2.在合同履行过程中，如遇合同变更、解除等情况，采购合同双方应按照法律法规和合同约定的程序进行处理。合同变更或解除应签订书面协议，并报采购管理部门备案。3.采购管理部门应建立合同履行跟踪机制，定期对合同履行情况进行检查和监督，及时发现和解决合同履行过程中存在的问题。对于合同履行过程中出现的纠纷，采购管理部门应积极协调解决，维护街道的合法权益。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购管理部门应组织相关部门和人员对采购项目进行验收。验收应按照采购合同约定的验收标准和方法进行，确保采购项目的数量、质量、规格型号、技术性能等符合合同要求。2.验收合格后，采购管理部门应出具验收报告。验收报告应包括采购项目名称、规格型号、数量、质量情况、验收结论等内容，并由验收人员签字确认。验收报告作为采购资金支付和合同结算的依据。3.对于验收不合格的采购项目，采购管理部门应要求供应商限期整改或重新提供货物、工程和服务，直至验收合格为止。整改或重新提供货物、工程和服务的费用由供应商承担。（四）合同结算1.采购合同结算应按照合同约定的付款方式进行。采购管理部门应根据验收报告和合同约定，审核采购资金支付申请。审核通过后，报街道财务部门办理资金支付手续。2.采购资金支付应严格按照财政资金管理规定进行，确保资金支付的安全、准确、及时。对于采购合同中约定的预付款、进度款、验收款等，应按照合同约定的比例和时间及时支付。3.采购合同结算完成后，采购管理部门应将合同结算情况进行归档保存，作为街道采购管理工作的重要资料。五、采购监督与检查（一）内部监督1.街道采购管理领导小组负责对街道采购工作进行全面监督，定期听取采购管理部门的工作汇报，研究解决采购工作中的重大问题。2.采购管理部门应建立健全内部监督机制，加强对采购工作各个环节的监督检查，确保采购工作规范有序开展。采购管理部门应定期对采购项目进行内部审计，检查采购文件编制、采购信息发布、采购评审、采购合同签订、采购项目验收、采购资金支付等环节是否符合规定要求。3.各部门应配合采购管理部门做好采购监督工作，对采购过程中发现的问题及时向采购管理部门反馈，并协助采购管理部门进行调查处理。（二）外部监督1.街道采购工作应接受财政部门、审计部门、监察部门等相关部门的监督检查。采购管理部门应积极配合相关部门的监督检查工作，如实提供采购工作的有关资料和情况。2.街道采购工作应接受社会监督。采购管理部门应通过街道政务公开栏、政府网站等渠道，及时公开采购项目的采购信