行政采购招标制度

PAGE行政采购招标制度一、总则（一）目的1.为规范公司行政采购招标活动，加强对采购过程的管理和监督，确保采购活动合法、合规、公正、透明，提高采购资金使用效益，特制定本制度。2.通过建立科学、合理的采购招标机制，保障公司各项行政工作顺利开展，满足公司运营和发展对各类物资、服务的需求。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有行政采购招标活动，包括但不限于办公用品、办公设备、办公家具、物业服务、车辆租赁、印刷服务、会议服务、维修保养服务等各类物资采购和服务项目。（三）基本原则1.合法性原则：采购招标活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：遵循公平、公正的原则，对待所有参与投标的供应商，不偏袒、不歧视，保证招标过程和结果的公正性。3.公开性原则：招标信息应公开透明，包括招标公告、招标文件、评标标准、中标结果等，确保供应商和公司员工能够及时了解相关信息。4.竞争择优原则：通过公开招标、邀请招标等方式，吸引众多供应商参与竞争，从中选择最优的供应商，以获取优质的物资和服务，降低采购成本。5.诚实守信原则：参与采购招标活动的各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假材料或进行不正当竞争。二、职责分工（一）采购部门1.负责行政采购招标活动的组织和实施，包括制定采购计划、编制招标文件、发布招标公告、组织开标评标等工作。2.对供应商进行资格审查和实地考察，建立供应商档案，评估供应商的信誉、资质、产品质量和服务能力等。3.与中标供应商签订采购合同，并跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。4.定期对采购招标工作进行总结和分析，不断完善采购流程和管理制度。（二）需求部门1.根据公司业务需求，提出行政采购申请，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求、交货时间等详细信息。2.参与采购招标过程中的技术评审和商务谈判，提供专业意见和建议，协助采购部门确定中标供应商。3.负责验收采购物资或服务，对验收结果负责，并及时反馈使用过程中出现的问题。（三）财务部门1.参与采购招标预算的编制和审核，提供财务方面的专业意见和建议。2.负责采购资金的支付和管理，按照合同约定及时支付款项，对采购资金的使用情况进行监督和审计。3.协助采购部门对采购成本进行核算和分析，控制采购费用支出。（四）审计部门1.对行政采购招标活动进行审计监督，审查采购程序的合法性、合规性，以及采购结果的公正性。2.检查采购合同的签订、履行情况，对采购资金的使用进行审计，防止出现违规行为和浪费现象。3.对采购招标过程中发现的问题提出整改意见和建议，督促相关部门进行整改。（五）评标委员会1.负责对投标文件进行评审，按照招标文件规定的评标标准和方法，公正、客观地评选出中标候选人。2.向采购部门提交评标报告，推荐中标候选人，并说明推荐理由。3.对评标过程中发现的问题进行讨论和决策，确保评标结果的公正性和合理性。三、采购招标流程（一）采购申请1.需求部门根据公司业务需要，填写《行政采购申请表》，详细注明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、预计交货时间等信息，并提交部门负责人审核。2.部门负责人对采购申请进行审核，确认申请的必要性和合理性，签字批准后提交采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门收到需求部门的采购申请后，结合公司库存情况、采购周期、市场供应情况等因素，制定采购计划。2.在采购计划中明确采购方式（公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等）、招标时间安排、评标标准等内容，并报公司领导审批。（三）招标文件编制1.根据采购计划和采购需求，采购部门编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知、技术规格要求、商务条款、评标标准、投标文件格式等内容。2.招标文件中应明确采购物资或服务的详细要求、验收标准、付款方式、售后服务等条款，确保投标人能够清楚了解招标要求。3.采购部门组织相关人员对招标文件进行审核，确保文件内容准确、完整、合法合规。审核通过后，报公司领导批准。（四）招标公告发布1.采购部门根据批准的招标文件，在公司内部网站、相关行业网站、政府采购平台等渠道发布招标公告。招标公告应包括招标项目名称、招标内容、投标人资格要求、报名时间、投标截止时间、开标时间和地点等信息。2.对于公开招标项目，招标公告的发布时间不得少于法定规定的时间，以确保潜在投标人有足够的时间获取招标信息并准备投标文件。（五）供应商报名及资格审查1.潜在供应商在规定的报名时间内，按照招标公告要求向采购部门提交报名资料，包括营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本（已办理三证合一的提供营业执照副本）、法定代表人授权书、资质证书、业绩证明材料等。2.采购部门对报名供应商进行资格审查，核对报名资料的真实性、完整性和有效性，审查供应商的经营范围、资质等级、信誉状况等是否符合招标要求。3.对于资格审查合格的供应商，采购部门发放招标文件，并告知其获取招标文件的方式、投标截止时间、开标时间和地点等相关信息。（六）投标文件编制与提交1.供应商按照招标文件要求编制投标文件，投标文件应包括商务部分、技术部分和价格部分，内容应完整、清晰、准确，符合招标文件规定的格式和要求。2.投标文件应加盖供应商公章，并由法定代表人或其授权代表签字。供应商应在规定的投标截止时间前，将投标文件密封送达指定地点。（七）开标1.采购部门按照招标文件规定的时间和地点组织开标会议。开标会议由采购部门主持，邀请需求部门、财务部门、审计部门等相关人员参加。2.在开标会议上，采购部门工作人员当众拆封投标文件，宣读投标人名称、投标价格、交货期、主要技术规格等内容，并记录在案。3.开标过程应进行记录，并存档备查。开标记录应包括开标时间、地点、投标人名称、投标价格、投标文件的密封情况等内容。（八）评标1.开标结束后，采购部门组织评标委员会进行评标。评标委员会由采购部门、需求部门、财务部门、审计部门等相关人员组成，成员人数应符合法律法规规定。2.评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审。评标标准应包括技术方案、商务条款、价格、售后服务、信誉等方面的内容，确保评标结果客观、公正。3.评标过程中，评标委员会可以要求投标人对投标文件中的有关问题进行澄清或说明，但不得改变投标文件的实质性内容。投标人应按照评标委员会的要求，在规定的时间内提供书面澄清或说明。4.评标委员会根据评审结果，推荐中标候选人，并编写评标报告。评标报告应包括评标过程、评标标准、投标人情况、评审意见、中标候选人名单及推荐理由等内容。（九）中标公示与合同签订1.采购部门根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商，并在公司内部网站、相关行业网站等渠道进行中标公示，公示期不得少于法定规定的时间。2.公示期内如无异议，采购部门与中标供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式、售后服务等条款。3.采购合同签订后，采购部门应将合同副本分送需求部门、财务部门、审计部门等相关部门备案。（十）验收与付款1.需求部门负责对采购物资或服务进行验收。验收应按照采购合同约定的质量标准和验收方法进行，确保采购物资或服务符合要求。2.验收合格后，需求部门填写《行政采购验收单》，并由验收人员签字确认。验收单应包括采购项目名称、规格、数量、验收日期、验收结论等内容。3.财务部门根据采购合同和验收单，按照约定的付款方式及时支付款项。付款前，财务部门应审核采购合同的执行情况、发票的真实性和合法性等。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告（或投标邀请书）的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.适用于采购金额较大、技术规格较为明确、市场竞争较为充分的采购项目。公开招标应按照国家有关法律法规和政府采购程序进行，确保招标过程的公开、公平、公正。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：（1）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；（2）采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采购部门应根据项目特点和实际情况，确定邀请招标的供应商名单，并向其发出投标邀请书。邀请招标的供应商数量不得少于三家。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：（1）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；（2）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；（3）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；（4）不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：（1）只能从唯一供应商处采购的；（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式的，采购部门应在采购活动开始前，报公司领导批准，并在公司内部网站等渠道进行公示，公示期不得少于五个工作日。五、监督与管理（一）内部监督1.审计部门定期对行政采购招标活动进行审计监督，检查采购程序的合法性、合规性，以及采购结果的公正性。审计内容包括采购计划的制定、招标文件的编制、招标公告的发布、供应商资格审查、评标过程、合同签订与履行等环节。2.公司设立举报邮箱和举报电话，接受公司员工对采购招标活动中违规行为的举报。对于举报事项，审计部门应及时进行调查核实，并将处理结果反馈给举报人。（二）供应商管理1.采购部门建立供应商档案，对供应商的基本信息、资质情况、业绩表现、信誉状况等进行记录和管理。供应商档案应定期更新，确保信息的准确性和完整性。2.采购部门定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平等方面。根据评估结果，对优秀供应商给予奖励，对不合格供应商进行警告、暂停合作或终止合作等处理。3.采购部门加强与供应商的沟通与合作，建立良好的合作关系，及时了解供应商的经营状况和市场动态，共同探讨改进采购工作的措施和方法。（三）档案管理1.采购部