行政机关采购管理制度

PAGE行政机关采购管理制度一、总则（一）目的为了规范行政机关采购行为，加强采购管理，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和政策规定，结合本行政机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本行政机关及所属单位使用财政性资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，采购过程应接受社会监督，保证采购活动的公开透明。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与采购活动，确保采购结果的公正性。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得欺诈、隐瞒或提供虚假信息。5.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购资金使用效益的最大化，节约财政资金。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定和完善本行政机关采购管理制度、流程和标准。审核采购预算、采购计划和采购申请，监督采购活动的执行情况。组织采购项目的招标、谈判、询价等采购方式的实施。协调采购过程中的相关问题，处理采购投诉和质疑。建立和管理采购档案，对采购项目进行绩效评价。2.需求部门根据工作需要提出采购需求，编制采购申请，明确采购项目的规格、数量、质量、技术要求等详细信息。参与采购项目的调研、论证和采购文件的编制工作。配合采购管理部门进行采购项目的验收工作，提供验收意见。3.财务部门负责审核采购预算，安排采购资金，确保资金及时足额到位。参与采购合同的审核，监督采购资金的支付和使用情况。对采购项目进行财务核算和绩效评价。4.纪检监察部门对采购活动进行全程监督，受理采购过程中的违法违纪行为举报，查处违规违纪问题。对采购项目的廉政风险进行评估和防控。二、采购预算管理（一）预算编制1.需求部门应根据本部门工作任务和事业发展规划，结合上一年度采购执行情况，编制年度采购预算。采购预算应细化到具体采购项目，明确采购项目的名称、规格、数量、金额等内容。2.采购预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，充分考虑财政资金状况和实际工作需求，确保预算的科学性和合理性。3.采购预算经本行政机关财务部门审核后，报上级主管部门和财政部门审批。（二）预算执行1.采购管理部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定程序报经批准。2.需求部门应按照采购预算确定的采购项目和时间进度，及时提出采购申请，确保采购活动顺利进行。3.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购资金的使用情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行中存在的问题。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇下列情形之一的，可申请调整采购预算：国家政策发生重大变化，导致采购项目的规格、数量、质量等要求发生改变的。因不可抗力因素，需要变更采购项目的。其他确需调整采购预算的情形。2.采购预算调整申请应由需求部门提出，经采购管理部门审核后，报上级主管部门和财政部门审批。三、采购计划管理（一）计划编制1.采购管理部门应根据批准的采购预算和实际工作需要，编制年度采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、采购方式、采购时间等内容。2.采购计划编制应遵循“统筹兼顾、突出重点”的原则，优先安排涉及民生、公共安全、环境保护等重点领域的采购项目。3.采购计划经本行政机关领导审批后实施，并报上级主管部门备案。（二）计划执行1.采购管理部门应按照采购计划组织实施采购活动，确保采购项目按时完成。2.需求部门应配合采购管理部门做好采购计划的执行工作，及时提供采购项目的相关信息和资料。3.在采购计划执行过程中，如遇特殊情况需要变更采购计划的，应按照规定程序报经批准。（三）计划调整1.在采购计划执行过程中，如遇下列情形之一的，可申请调整采购计划：采购预算调整的。采购项目的规格、数量、质量等要求发生改变的。因不可抗力因素，需要变更采购项目的。其他确需调整采购计划的情形。2.采购计划调整申请应由采购管理部门提出，经本行政机关领导审批后实施，并报上级主管部门备案。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。公开招标数额标准按照国家有关规定执行。3.采用公开招标方式采购的，采购人应按照规定在指定媒体上发布招标公告，编制招标文件，组织开标、评标、定标等活动。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购人应从省级以上财政部门建立的供应商库中随机抽取供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的多家供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购人应成立谈判小组，与供应商进行谈判。谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购人应在省级以上财政部门指定的媒体上公示，并将公示情况报财政部门备案。（五）询价1.询价是指采购人向三家以上供应商发出询价通知书，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购人应成立询价小组，向供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的供应商。五、采购程序管理（一）采购申请1.需求部门根据工作需要和采购预算，填写采购申请单，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量、技术要求、采购金额、采购时间等内容，并加盖部门公章。2.采购申请单应经需求部门负责人审核签字后，报采购管理部门。（二）采购审批1.采购管理部门收到采购申请单后，对采购项目的必要性、合规性、采购方式等进行审核。2.采购金额较小的采购项目，由采购管理部门负责人审批；采购金额较大的采购项目，应报本行政机关领导审批。（三）采购实施1.采购管理部门根据采购审批结果，组织实施采购活动。采用公开招标、邀请招标方式采购的，应按照规定委托具有相应资质的招标代理机构进行招标；采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式采购的，应按照规定成立谈判小组、询价小组等进行采购活动。2.在采购实施过程中，采购管理部门应按照采购文件的要求，对供应商的资格条件、投标文件、报价文件等进行审查，组织开标、评标、谈判、询价等活动，确保采购过程的公平、公正、公开。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、质量、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订前，采购管理部门应将合同文本送本行政机关财务部门和纪检监察部门审核，确保合同内容合法合规、公平合理。（五）合同履行1.采购合同签订后，采购管理部门应督促成交供应商按照合同约定履行义务，及时提供货物、工程和服务。2.需求部门应配合采购管理部门做好合同履行的监督工作，及时验收采购项目，提出验收意见。3.财务部门应按照合同约定及时支付采购资金，确保采购项目顺利实施。（六）验收管理1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格、型号、性能等，工程的建设质量、进度、安全等，服务的内容、标准、质量等。2.验收人员应按照采购合同和相关标准、规范进行验收，并填写验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格、数量、质量、验收情况、验收结论等内容。3.验收合格的采购项目，需求部门应出具验收合格证明；验收不合格的采购项目，需求部门应及时通知采购管理部门，采购管理部门应督促成交供应商限期整改，直至验收合格。（七）资金支付1.采购资金支付应严格按照采购合同约定和财政资金管理规定执行。2.成交供应商提交发票等付款凭证后，需求部门应进行审核，审核无误后报采购管理部门。采购管理部门审核后报财务部门，财务部门按照规定程序办理资金支付手续。六、采购监督管理（一）内部监督1.本行政机关纪检监察部门应加强对采购活动的全程监督，受理采购过程中的违法违纪行为举报，查处违规违纪问题。2.采购管理部门应建立健全采购内部监督管理制度，加强对采购人员的培训和管理，规范采购工作流程，防止采购过程中的违规行为。3.财务部门应加强对采购资金的管理和监督，确保采购资金专款专用，防止资金挪用、截留等问题。（二）外部监督1.采购活动应接受社会监督，采购信息应及时、准确、完整地公开，采购过程应接受社会公众的监督和评价。2.财政部门应加强对本行政机关采购活动的监督检查，依法对采购项目进行审核、备案，对采购过程中的违法违规行为进行查处。3.审计部门应加强对本行政机关采购项目的审计监督，依法对采购项目的预算执行情况、采购资金使用情况、采购合同履行情况等进行审计，对审计发现的问题提出整改意见。（三）投诉处理1.供应商对采购活动有质疑的，可以在知道或者应知其权益受到损害之日起七个工作日内，以书面形式向采购人提出质疑。采购人应当在收到质疑后七个工作日内作出答复，并以书面形式通知质疑供应商和其他有关供应商。2.供应商对采购人的答复不满意或者采购人未在规定时间内作出答复的，可以在答复期满后十五个工作日内向同级财政部门投诉。财政部门应当在收到投诉后三十个工作日内，对投诉事项作出处理决定，并以书面形式通知投诉人和与投诉事项有关的当事人。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购申请、采购预算、采购计划、采购文件、采购合同、验收报告、付款凭证、投诉处理结果等相关资料。（二）档案整理采购管理部门应指定专人负责采购档案的整理和归档工作，按照采购项目的类别和时间顺序，对采购档案进行分类整理，确保档案资