行政单位采购理制度

PAGE行政单位采购理制度一、总则（一）目的为了规范行政单位的采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和政策规定，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本行政单位内使用财政性资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，采购过程应接受社会监督，保证采购活动的公开透明。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择最优的供应商和采购方案，确保采购质量，降低采购成本。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒真实情况，不得提供虚假信息。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据本单位的工作任务和事业发展计划，结合实际需求，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目、数量、规格、金额等内容，并按照规定的格式和程序报送财务部门审核。2.财务部门应根据各部门报送的采购预算，结合单位的财务状况和资金安排，对采购预算进行汇总、审核和平衡，报经单位领导审批后，纳入单位年度预算。（二）预算执行1.采购预算一经批准，必须严格执行。各部门应按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得擅自调整或变更采购预算。2.因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定的程序报经单位领导审批，并报财政部门备案。（三）预算监督1.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督检查，定期对采购预算执行情况进行分析和评价，及时发现和解决预算执行中存在的问题。2.审计部门应加强对采购预算执行情况的审计监督，对采购预算执行过程中的违法违规行为进行严肃查处。三、采购组织与管理（一）采购决策机构1.本单位设立采购领导小组，作为采购决策机构，负责研究决定采购工作中的重大事项，包括采购政策、采购计划、采购方式、采购合同等。2.采购领导小组由单位领导、相关部门负责人等组成，组长由单位主要领导担任。（二）采购执行机构1.本单位设立采购办公室，作为采购执行机构，负责具体组织实施采购活动。采购办公室应配备专业的采购人员，负责采购项目的策划、组织、协调、实施等工作。2.采购人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购法律法规和政策规定，具备良好的职业道德和敬业精神。（三）采购管理职责分工1.采购领导小组负责制定采购政策和采购计划，审批采购方式和采购合同，监督采购活动的执行情况。2.采购办公室负责具体组织实施采购活动，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等。3.财务部门负责审核采购预算，支付采购资金，监督采购资金的使用情况。4.审计部门负责对采购活动进行审计监督，检查采购活动的合法性、合规性和效益性。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，必须采用公开招标方式采购。公开招标数额标准按照国家有关规定执行。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价1.询价是指采购人向三家以上潜在的供应商发出询价单，对供应商一次性报出的价格进行分析比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。五、采购程序（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购理由等内容，并经部门负责人签字后报送采购办公室。2.采购申请表应附相关的采购需求说明、技术参数、图纸等资料，以便采购办公室进行审核和编制采购文件。（二）采购审批1.采购办公室收到采购申请表后，应进行认真审核，核实采购项目的必要性、合规性和预算金额的合理性。2.对于符合采购条件的项目，采购办公室应按照规定的审批程序报经采购领导小组审批。采购领导小组应在规定的时间内做出审批决定，并通知采购办公室。（三）采购文件编制1.采购办公室根据采购领导小组的审批意见，组织编制采购文件。采购文件应包括采购公告、采购需求、采购方式、采购程序、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件应符合国家法律法规和相关政策规定的要求，确保采购活动的公平、公正、公开。（四）采购信息发布1.采购办公室应按照规定的方式和渠道发布采购信息，包括采购公告、采购文件、中标公告等。采购信息应在指定的政府采购信息发布媒体上发布，确保采购信息的及时、准确、完整。2.采购信息发布后，采购办公室应及时收集和整理供应商的报名信息和投标文件，按照规定的程序进行开标、评标和定标。（五）开标评标1.采购办公室应按照采购文件规定的时间和地点组织开标评标活动。开标评标活动应邀请纪检监察部门、审计部门等相关人员参加，接受社会监督。2.开标评标过程中，采购人员应严格按照采购文件规定的评标标准和程序进行评标，确保评标结果的公平、公正、公开。（六）中标成交1.采购办公室根据评标结果，确定中标成交供应商，并向中标成交供应商发出中标通知书。中标通知书应明确中标成交供应商的名称、地址、中标成交金额、采购项目名称及规格型号等内容。2.中标成交供应商应在规定的时间内与采购人签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方法及违约责任等内容。（七）合同履行与验收1.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购人应按照合同约定及时支付采购资金，中标成交供应商应按照合同约定及时提供货物、工程和服务。2.采购项目完成后，采购人应组织相关部门和人员对采购项目进行验收。验收内容应包括采购项目的数量、规格、质量、性能等方面。验收合格后，采购人应出具验收报告。（八）资金支付1.财务部门应按照采购合同约定和财政资金支付管理规定，及时支付采购资金。采购资金支付应严格按照国库集中支付制度的要求，通过财政直接支付或财政授权支付方式进行。2.采购资金支付前，财务部门应审核采购合同、验收报告、发票等相关凭证，确保支付凭证的真实性、合法性和完整性。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，由采购人与中标成交供应商签订。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方法及违约责任等内容。2.采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。采购人应按照合同约定及时支付采购资金，中标成交供应商应按照合同约定及时提供货物、工程和服务。（二）合同变更1.在采购合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同内容的，双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为采购合同的组成部分，与采购合同具有同等法律效力。2.合同变更涉及采购预算调整的，应按照规定的程序报经单位领导审批，并报财政部门备案。（三）合同终止1.在采购合同履行过程中，如因下列原因导致合同终止的，双方应按照合同约定办理终止手续：合同履行完毕；双方协商一致解除合同；因不可抗力致使合同无法履行；因一方违约致使合同无法履行；法律规定的其他情形。2.合同终止后，双方应按照合同约定办理结算和清理手续，并承担各自应承担的责任。（四）合同纠纷处理1.在采购合同履行过程中，如发生合同纠纷的，双方应首先协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的仲裁条款或向有管辖权的人民法院提起诉讼。2.在合同纠纷处理过程中，双方应继续履行合同约定的其他义务，不得擅自停止履行合同。七、采购监督与检查（一）内部监督1.本单位应建立健全采购内部监督机制，加强对采购活动的全过程监督。采购领导小组应定期对采购活动进行检查和指导，及时发现和解决采购活动中存在的问题。2.财务部门应加强对采购资金的管理和监督，严格审核采购资金的支付凭证，确保采购资金的安全、合理使用。3.审计部门应加强对采购活动的审计监督，定期对采购项目进行审计，检查采购活动的合法性、合规性和效益性。（二）外部监督1.本单位应接受财政部门、纪检监察部门、审计部门等相关部门的监督检查，如实提供采购活动的有关资料和情况，不得拒绝、隐匿或谎报。2.本单位应主动接受社会监督，及时公开采购信息，保障供应商和社会公