行政单位采购规章制度

PAGE行政单位采购规章制度一、总则（一）目的为了规范行政单位的采购行为，加强采购管理，提高采购资金的使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和政策规定，结合本单位实际情况，制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于本行政单位内各部门、各岗位涉及的各类采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公正、公平、公开的原则，保障所有参与采购活动的供应商享有平等的机会，不受任何歧视。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和资金使用效益，力求以合理的价格获取优质的货物、工程和服务。4.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，严格履行合同约定，自觉维护采购市场秩序。二、采购管理机构及职责（一）采购管理领导小组1.组成：由单位主要领导担任组长，分管财务、业务等相关工作的领导担任副组长，各相关部门负责人为成员。2.职责研究制定采购工作的方针、政策和制度。审议采购计划、采购预算和重大采购项目。协调解决采购工作中的重大问题。（二）采购部门1.组成：设立专门的采购部门，配备专业的采购人员。2.职责负责编制采购计划，组织实施采购活动。收集、整理供应商信息，建立供应商库。参与采购项目的谈判、合同签订等工作。负责采购项目的验收工作。（三）财务部门1.职责负责审核采购预算，监督采购资金的使用。办理采购资金的支付结算手续。对采购项目进行财务核算和分析。（四）需求部门1.职责根据工作需要提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量等要求。参与采购项目的技术谈判和验收工作。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据本部门的工作计划和业务需求，在每年规定时间内编制采购预算草案，明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容。2.采购部门对各需求部门提交的采购预算草案进行汇总审核，结合单位整体工作安排和资金状况，编制年度采购预算方案，报采购管理领导小组审议。3.年度采购预算方案经单位领导批准后，报上级主管部门和财政部门备案。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。2.因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定的程序报经批准。（三）预算监督1.财务部门负责对采购预算的执行情况进行监督检查，定期向采购管理领导小组报告预算执行情况。2.采购管理领导小组对采购预算执行情况进行不定期检查，发现问题及时督促整改。四、采购方式及程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的采购项目。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的，不能事先计算出价格总额的采购项目。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（二）采购程序1.采购申请：需求部门根据工作需要填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购时间等内容，经部门负责人审核后报采购部门。2.采购审批：采购部门对采购申请表进行审核，根据采购金额和采购方式的规定，报采购管理领导小组或单位领导审批。3.采购实施公开招标：采购部门发布招标公告，邀请潜在供应商投标。组织开标、评标、定标，确定中标供应商。邀请招标：采购部门向符合条件的供应商发出投标邀请书，组织开标、评标、定标，确定中标供应商。竞争性谈判：采购部门成立谈判小组，与符合资格条件的供应商进行谈判，确定成交供应商。单一来源采购：采购部门与单一供应商进行协商，确定成交价格和采购合同条款。询价：采购部门向多家供应商发出询价通知书，要求供应商一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。4.合同签订：采购部门与中标或成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。合同内容应包括采购项目名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式等条款。5.采购验收：采购项目完成后，采购部门组织需求部门、财务部门等相关人员进行验收。验收应按照合同约定的标准和要求进行，验收合格后出具验收报告。6.资金支付：财务部门根据采购合同和验收报告，办理采购资金的支付手续。五、供应商管理（一）供应商资格审查1.基本条件：供应商应具备独立承担民事责任的能力，具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度，具有履行合同所必需的设备和专业技术能力，有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录，在经营活动中没有重大违法记录。2.特殊条件：根据采购项目的特点和要求，对供应商的资质、业绩、技术能力等提出特殊条件要求。（二）供应商库建立1.采购部门通过公开征集、供应商自荐、行业推荐等方式，收集供应商信息，建立供应商库。2.对供应商库中的供应商进行定期评估和动态管理，淘汰不符合要求的供应商，补充新的优质供应商。（三）供应商考核1.采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行考核评价，考核结果作为供应商续库、合作的重要依据。2.对考核不合格的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改。整改后仍不符合要求的，取消其供应商资格。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，由采购部门与供应商双方签字（盖章）确认。2.合同签订前，采购部门应将合同草案提交法律部门或法律顾问进行审核，确保合同条款合法合规、明确具体。（二）合同履行1.采购部门和供应商应严格按照合同约定履行各自的义务，确保采购项目顺利实施。2.在合同履行过程中，如发生争议或纠纷，双方应首先通过协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的方式进行仲裁或诉讼。（三）合同变更与解除1.如因特殊原因需要变更或解除采购合同的，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面协议。2.合同变更或解除后，双方应按照协议约定办理相关手续，如退还货物、支付货款等。（四）合同档案管理1.采购部门应建立采购合同档案，对合同的签订、履行、变更、解除等情况进行详细记录。2.合同档案应妥善保管，保存期限按照国家有关规定执行。七、采购监督与检查（一）内部监督1.单位内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购资金使用是否合理、采购合同履行是否到位等。2.采购管理领导小组对采购工作进行不定期检查，发现问题及时督促整改。（二）外部监督1.接受财政部门、审计部门、监察部门等上级主管部门的监督检查，积极配合相关部门的工作。2.主动接受社会监督，对采购活动中的违法违规行为，任何单位和个人有权向有关部门举报。八、责任追究（一）对采购部门及人员违反本规章制度的行为，视情节轻重给予批评教育、责令改正、通报批评、扣发绩效奖金、行政处分等处理。（二）对供应商违反采购合同