行政单位软件采购制度

PAGE行政单位软件采购制度一、总则（一）目的为规范行政单位软件采购行为，加强软件采购管理，提高财政资金使用效益，确保采购的软件符合行政工作需求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于行政单位使用财政性资金进行的软件采购活动，包括但不限于操作系统、办公软件、业务管理软件、安全防护软件等各类软件产品及相关服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：软件采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.需求导向原则：以行政单位实际工作需求为出发点，充分调研，科学论证，采购适合工作开展的软件。3.公平公正原则：遵循公开、公平、公正的市场竞争机制，保障各类供应商平等参与采购活动的权利。4.效益原则：在保证软件质量的前提下，合理控制采购成本，提高财政资金使用效益。二、采购计划管理（一）需求调研1.各部门应定期对本部门软件使用情况进行梳理，结合工作发展规划，提出软件需求变更或新增需求。2.需求调研应涵盖软件功能、性能、兼容性、安全性等方面，广泛征求使用人员、技术人员及相关领导意见，形成详细的需求调研报告。（二）采购计划编制1.根据需求调研报告，由财务部门会同信息技术部门及相关业务部门，综合考虑预算安排、现有软件资源等因素，编制年度软件采购计划。2.采购计划应明确采购软件的名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容，并按规定程序报经批准。（三）计划调整采购计划一经批准，原则上不得随意变更。如因工作实际需要确需调整采购计划的，应按照规定程序重新申报审批。三、采购方式及程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、市场竞争充分的软件采购项目。2.邀请招标：符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.竞争性谈判：符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。4.单一来源采购：符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。5.询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的软件采购项目，可以采用询价方式采购。（二）采购程序1.公开招标程序发布招标公告：通过指定的政府采购信息发布媒体发布招标公告，公告内容包括采购项目名称、用途、数量、简要技术要求、供应商资格要求、获取招标文件的时间、地点、方式及招标文件售价等。发售招标文件：按照招标公告规定的时间、地点向潜在供应商发售招标文件，并对招标文件进行必要的解释和答疑。开标、评标：按照招标文件规定的时间、地点组织开标、评标活动，由评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人。中标公告：采购人根据评标委员会推荐的中标候选人确定中标供应商，并在指定媒体上发布中标公告。签订合同：中标供应商与采购人按照中标通知书和招标文件的规定签订采购合同。2.邀请招标程序发布邀请招标公告：向符合资格条件的供应商发出邀请招标公告，公告内容与公开招标公告基本相同。发售招标文件：向被邀请的供应商发售招标文件，并进行必要的解释和答疑。开标、评标：同公开招标程序中的开标、评标环节。中标公告：同公开招标程序中的中标公告环节。签订合同：同公开招标程序中的签订合同环节。3.竞争性谈判程序成立谈判小组：由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成谈判小组，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。制定谈判文件：谈判小组根据采购项目的特点和需求制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。确定邀请参加谈判的供应商名单：从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。谈判：谈判小组与供应商分别进行谈判，在谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。签订合同：成交供应商与采购人签订采购合同。4.单一来源采购程序成立采购小组：由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成采购小组，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。协商：采购小组与供应商就采购项目的价格、技术、服务等内容进行协商，达成一致意见。公示：采购人将单一来源采购项目、采购内容、价格、供应商等情况在指定媒体上进行公示，公示期不得少于五个工作日，并接受社会监督。签订合同：公示无异议后，采购人根据协商结果与供应商签订采购合同。5.询价采购程序成立询价小组：由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成询价小组，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。确定被询价的供应商名单：从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。询价：询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。确定成交供应商：采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。签订合同：成交供应商与采购人签订采购合同。四、供应商管理（一）供应商资格要求1.具有独立承担民事责任的能力。2.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。3.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。4.有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。5.参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。6.法律、行政法规规定的其他条件。（二）供应商选择与评价1.建立供应商库，对参与软件采购的供应商进行登记管理。2.采购项目实施前，对供应商的资质、业绩、信誉等进行调查和评价，选择符合要求的供应商参与采购活动。3.定期对供应商进行考核评价，评价内容包括产品质量、售后服务、合同履行情况等，对于评价不合格的供应商，限制其参与后续采购活动。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购人与中标、成交供应商应当在中标、成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项签订政府采购合同。2.政府采购合同应当采用书面形式，明确双方的权利和义务，包括软件的规格型号、数量、价格、服务要求、验收标准、付款方式、违约责任等内容。（二）合同履行1.采购人和供应商应当按照政府采购合同约定履行各自义务，采购人应当按照合同约定及时支付货款，供应商应当按照合同约定提供合格的软件产品和服务。2.在合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同内容的，采购人与供应商应当协商一致，并签订书面补充协议。补充协议不得对采购文件确定的事项和中标、成交供应商的投标文件作实质性修改。（三）合同验收1.软件采购项目完成后，采购人应当按照合同约定和相关标准组织验收。验收内容包括软件的功能、性能、兼容性、安全性等方面。2.验收合格的，采购人应当出具验收报告；验收不合格的，采购人应当要求供应商限期整改，整改后仍不合格的，采购人有权按照合同约定追究供应商的违约责任。六、采购资金管理（一）预算编制软件采购资金应当纳入部门预算，按照财政预算管理的有关规定进行编制和审批。（二）资金支付1.采购人应当按照政府采购合同约定，及时向财政部门申请支付采购资金。2.财政部门按照国库集中支付制度的有关规定，对采购资金进行审核后，将资金直接支付给供应商。七、监督检查与责任追究（一）监督检查1.财政部门应当加强对行政单位软件采购活动的监督检查，依法对采购活动的合法性、合规性进行监督。2.审计部门应当对软件采购项目的资金使用情况进行审计监督，确保资金使用合法合规、效益最大化。3.行政单位应当建立健全内部监督机制，对本单位软件采购活动进行全程监督，确保采购活动公开、公平、公正。（二）责任追究1.对在软件采购活动中违反法律法规和本制度规定的单位和个人，依法给予相应的处罚和处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。2.供应商有下列情形之一的，列入不良行为记录名单，在一至三年内禁止参加政府采购活动，并予以通报：提