行政单位小额采购制度

PAGE行政单位小额采购制度一、总则（一）目的为了加强行政单位小额采购管理，规范采购行为，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和政策规定，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本行政单位内部各部门使用财政性资金及自有资金进行的小额采购活动。小额采购是指单次采购金额在规定限额以下的货物、工程和服务采购。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.公正公平原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，不得歧视或偏袒任何一方。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，注重提高采购效率，降低采购成本，实现资金使用效益最大化。4.诚信廉洁原则：采购人员应诚实守信，廉洁奉公，不得接受供应商的贿赂或不正当利益。二、采购范围与限额标准（一）采购范围1.货物类：包括办公用品、办公设备、通用设备、专用设备、图书资料、家具用具等。2.工程类：包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等。3.服务类：包括会议服务、培训服务、物业管理服务、维修保养服务、印刷服务等。（二）限额标准单次采购金额在[X]元以下的采购项目适用本制度。具体限额标准可根据实际情况适时调整，并报上级主管部门备案。三、采购流程（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写《行政单位小额采购申请表》，详细注明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购需求说明等内容，并经部门负责人签字确认。2.采购申请应提前提交，以便有足够的时间进行采购审批和实施。（二）采购审批1.采购申请表提交至单位采购管理部门。采购管理部门对采购申请进行初审，重点审核采购项目的必要性、合规性、预算合理性等。2.初审通过后，采购申请表依次提交至财务部门、单位分管领导进行审批。财务部门审核采购项目的资金来源和预算安排，单位分管领导根据采购事项的重要性和金额大小进行最终审批。3.对于重大采购项目或涉及特殊要求的采购项目，可提交单位领导班子会议集体研究决定。（三）采购实施1.确定采购方式根据采购项目的特点、金额大小等因素，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括询价、竞争性谈判、单一来源采购等。询价采购适用于采购货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。2.发布采购信息采用询价采购方式的，采购管理部门向不少于三家符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，邀请其报价。采用竞争性谈判采购方式的，采购管理部门发布竞争性谈判公告，邀请符合资格条件的供应商参加谈判。采用单一来源采购方式的，采购管理部门需提供相应的证明材料，说明采用单一来源采购的理由，并报单位领导批准。3.组织采购活动采购管理部门按照选定的采购方式组织采购活动。询价采购时，要求供应商在规定时间内一次性报出不得更改的价格，采购管理部门根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。竞争性谈判采购时，成立谈判小组与供应商进行谈判，谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判，在谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购管理部门根据谈判小组的评审意见确定成交供应商。单一来源采购时，采购管理部门与供应商就采购项目的价格、质量、服务等条款进行协商，达成一致后签订采购合同。4.签订采购合同采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款。采购合同签订后，采购管理部门应将合同副本送财务部门备案。财务部门根据合同约定和采购进度办理资金支付手续。（四）验收与付款1.验收采购项目到货后，采购管理部门应组织相关人员按照采购合同要求进行验收。验收内容包括货物的数量、规格型号、质量、性能等，工程的质量、进度、竣工资料等，服务的标准、效果等。验收合格后，验收人员应填写《行政单位小额采购验收单》，并签字确认。验收单应包括采购项目名称、规格型号、数量、验收情况、验收结论等内容。2.付款财务部门根据采购合同约定和验收单，审核无误后办理付款手续。付款方式应按照合同约定执行，一般采用银行转账方式支付。对于预付款项，财务部门应严格审核采购合同条款和供应商的信用情况，确保预付款的安全性。对于货到付款的项目，财务部门应在收到验收合格的验收单后及时支付货款。四、采购监督与管理（一）内部监督1.单位内部审计部门应定期对小额采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况、资金使用的合理性等。2.采购管理部门应建立健全采购档案管理制度，对采购活动的相关文件、资料进行整理归档，包括采购申请表、采购审批文件、采购合同、验收单、发票等，以备审计和查询。3.各部门应配合采购管理部门和审计部门的工作，如实提供采购活动相关信息，不得隐瞒或虚报。（二）供应商管理1.采购管理部门应建立供应商库，对参与本单位小额采购活动的供应商进行登记和管理。供应商库应定期更新，淘汰不合格供应商，补充优质供应商。2.采购管理部门应对供应商的资质、信誉、业绩等进行审核评估，选择具有良好信誉和较强实力的供应商参与采购活动。对于出现违规行为或提供劣质产品及服务的供应商，应及时从供应商库中清除，并禁止其在一定期限内参与本单位采购活动。3.采购管理部门应与供应商保持良好的沟通与合作，及时了解供应商的经营状况和产品服务质量情况，对于供应商提出的合理意见和建议应认真对待并及时反馈。（三）信息公开1.采购管理部门应按照有关规定，将小额采购项目的采购信息在单位内部进行公开，包括采购项目名称、采购方式、采购预算、采购结果等，接受单位内部职工的监督。2.对于涉及社会公众利益的小额采购项目，采购管理部门应按照政府信息公开的要求，将相关采购信息在政府指定的网站或平台上进行公开，确保信息透明。五、采购人员职责（一）采购管理部门职责1.负责制定和完善本单位小额采购制度，并组织实施。2.受理各部门的采购申请，并进行初审。3.根据采购项目特点和采购方式，组织开展采购活动，包括发布采购信息、组织谈判、确定成交供应商等。4.签订采购合同，并对合同执行情况进行跟踪和监督。5.负责供应商库的建立和管理，对供应商进行审核评估。6.整理归档采购活动相关文件、资料，建立采购档案。7.配合内部审计部门对采购活动进行审计监督，及时整改审计发现的问题。（二）采购人员职责1.严格遵守国家法律法规和本单位采购制度，廉洁奉公，诚实守信。2.认真审核采购申请，确保采购项目的必要性和合规性。3.按照规定的采购方式和程序组织采购活动，确保采购过程公开、公平、公正。4.与供应商保持良好沟通，及时了解采购项目进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。5.对采购项目的质量、进度等进行跟踪监督，确保采购合同的有效执行。6.保守采购活动中的商业秘密，不得泄露与采购项目有关的信息。（三）验收人员职责1.熟悉采购合同要求和验收标准，认真履行验收职责。2.按照规定的验收程序和方法，对采购项目进行全面验收，确保验收结果真实、准确。3.填写验收单，对验收情况和结论负责，并签字确认。4.发现采购项目存在质量问题或其他不符合合同要求的情况，应及时通知采购管理部门和供应商，并督促供应商进行整改。（四）财务人员职责1.审核采购项目的资金来源和预算安排，确保采购资金合规使用。2.根据采购合同