行政事业单位采购业务制度及流程

PAGE行政事业单位采购业务制度及流程一、总则（一）目的为规范行政事业单位采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和政策规定，结合本单位实际情况，制定本制度及流程。（二）适用范围本制度适用于本行政事业单位使用财政性资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和政策规定，严格按照法定程序进行。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，接受社会监督，确保采购活动公平、公正。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商和采购项目，降低采购成本，提高采购效益。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购管理机构及职责（一）采购管理领导小组1.负责审议采购政策、制度和重大采购事项。2.监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购部门1.负责采购项目的具体组织实施，包括编制采购计划、发布采购信息、组织采购评审等。2.建立和管理供应商库，对供应商进行资格审查和信用评价。3.负责采购合同的签订、履行和验收等工作。（三）财务部门1.负责审核采购预算，安排采购资金。2.监督采购资金的使用情况，进行财务核算和支付管理。（四）资产管理部门1.参与采购项目的验收工作，负责对采购资产进行登记、入账和管理。2.定期对资产进行清查盘点，确保资产安全完整。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门根据本单位事业发展规划和工作需要，提出采购项目申请，明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容。2.采购部门对各部门提交的采购项目申请进行汇总和审核，结合单位年度预算安排，编制采购预算草案。3.财务部门对采购预算草案进行审核，报采购管理领导小组审议通过后，纳入单位年度预算。（二）预算执行1.采购部门按照批准的采购预算组织实施采购活动，严格控制采购支出，不得超预算采购。2.因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定程序报经批准后执行。（三）预算监督1.财务部门定期对采购预算执行情况进行监督检查，及时发现和纠正预算执行中的问题。2.采购管理领导小组对采购预算执行情况进行监督，确保采购资金合理使用。四、采购方式及适用条件（一）公开招标1.适用条件：采购货物、工程和服务的金额达到规定的公开招标限额标准的，应当采用公开招标方式。2.招标程序：采购部门编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务要求、评标标准等内容。发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。接收投标文件，组织开标、评标和定标。向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。（二）邀请招标1.适用条件：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.招标程序：采购部门从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。其他程序与公开招标相同。（三）竞争性谈判1.适用条件：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序：成立谈判小组，由采购代表和有关专家组成。谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其提供谈判文件。谈判小组与供应商分别进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。（四）单一来源采购1.适用条件：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序：采购部门组织专业人员对单一来源采购项目进行论证，形成论证意见。将论证意见报采购管理领导小组批准后，与单一来源供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.适用条件：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价程序：采购部门向有关供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。采购部门对供应商的报价进行比较，选择符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的供应商作为成交供应商，并签订采购合同。五、采购流程（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购理由等内容，并提交本部门负责人审核。2.部门负责人对采购申请进行审核，签署意见后报采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合规性、预算合理性等进行审核。2.对于金额较大或涉及重大事项的采购项目，采购部门将采购申请表提交采购管理领导小组审批。3.采购管理领导小组根据审核意见，做出批准或不批准的决定。批准的采购项目进入采购实施阶段，不批准的采购项目退回申请部门。（三）采购实施1.编制采购文件：采购部门根据采购项目的特点和要求，编制采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价通知书等。采购文件应明确采购项目的技术规格、商务要求、评标标准、合同条款等内容。2.发布采购信息：采购部门通过指定的媒体或平台发布采购信息，邀请潜在供应商参加采购活动。采购信息应包括采购项目的名称、编号、内容、要求、采购方式、报名时间、地点等。3.供应商报名及资格审查：潜在供应商按照采购信息的要求报名，提交相关证明材料。采购部门对供应商的资格进行审查，确定符合条件的供应商名单。4.组织采购评审：采购部门按照采购文件规定的程序和方法，组织供应商进行投标、谈判、询价等活动，并由评审小组进行评审。评审小组由采购代表和有关专家组成，负责对供应商的报价、技术方案、服务承诺等进行综合评价，推荐成交候选人。5.确定成交供应商：采购部门根据评审小组的推荐意见，确定成交供应商，并向其发出成交通知书。（四）合同签订1.采购部门与成交供应商按照采购文件和评审结果，签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。2.采购合同签订后，采购部门应将合同副本送财务部门、资产管理部门等相关部门备案。（五）采购验收1.采购项目完成后，采购部门组织相关人员进行验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对采购项目的数量、质量、规格等进行检查和测试。2.验收合格的，验收人员签署验收报告；验收不合格的，采购部门应要求供应商限期整改或退换货物，直至验收合格。3.资产管理部门对验收合格的采购资产进行登记、入账和管理。（六）付款结算1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购项目的付款申请。2.审核通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间，办理付款结算手续。六、采购风险管理（一）风险识别1.政策风险：采购活动不符合国家法律法规和政策要求，可能导致采购项目失败或受到处罚。2.市场风险：市场价格波动、供应商违约等因素，可能影响采购项目的成本和进度。3.操作风险：采购流程不规范、评审不公等因素，可能导致采购结果不公平或出现腐败行为。4.信用风险：供应商信用状况不佳，可能导致采购项目质量无法保证或出现交货延迟等问题。（二）风险评估1.采购部门对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，确定风险等级，采取相应的风险应对措施。（三）风险应对1.政策风险应对：加强对国家法律法规和政策的学习和研究，确保采购活动合法合规。建立政策跟踪机制，及时调整采购策略。2.市场风险应对：加强市场调研，掌握市场价格动态，合理安排采购时间和数量。与供应商签订合同，明确价格调整条款和违约责任。3.操作风险应对：完善采购流程，加强内部控制，规范采购操作行为。建立评审专家库，加强对评审过程的监督和管理。4.信用风险应对：建立供应商信用评价体系，对供应商的信用状况进行评估和管理。加强对供应商的合同管理，要求供应商提供履约保证金或担保。七、监督与检查（一）内部监督1.采购管理领导小组定期对采购活动进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.财务部门对采购资金的使用情况进行监督，确保资金安全、合理使用。3.审计部门对采购项目进行审计，检查采