询价采购制度模板

PAGE询价采购制度模板一、总则（一）目的为规范公司询价采购活动，确保采购过程公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购物资和服务符合公司需求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门涉及的各类物资采购、服务采购等询价采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，保证采购过程和结果公平公正。3.效益原则：在保证质量的前提下，追求采购成本最低化，提高采购效益。4.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自义务。二、询价采购流程（一）采购申请1.各部门根据实际需求，填写《采购申请表》，详细注明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.《采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到《采购申请表》后，对采购申请进行初步审核，核实申请内容的完整性和合理性。2.根据公司采购审批权限规定，将采购申请提交相应层级的审批人审批。审批人应在规定时间内完成审批，并签署意见。（三）询价准备1.采购部门根据采购申请，确定询价范围，选择合适的供应商进行询价。2.收集供应商信息，建立供应商数据库，包括供应商名称、地址、联系方式、经营范围、产品质量、价格水平、售后服务等内容。3.制定询价文件，询价文件应包括询价函、采购需求明细、技术规格要求、质量标准、交货期、售后服务要求等。（四）询价发出1.采购部门向选定的供应商发出询价文件，明确询价截止时间、报价要求等事项。2.对于重要采购项目，可组织供应商进行现场答疑或召开询价会议，确保供应商准确理解采购需求。（五）报价接收1.供应商应在规定时间内将报价文件密封提交至采购部门。报价文件应包括报价明细、产品规格型号、质量保证措施、交货期承诺、售后服务承诺等内容。2.采购部门对供应商的报价文件进行登记和整理，检查报价文件的完整性和合规性。（六）报价评审1.采购部门组织相关人员组成评审小组，对供应商的报价进行评审。评审小组成员应包括采购部门人员、技术部门人员、质量部门人员等。2.评审小组根据询价文件要求，对供应商的报价、产品质量、交货期、售后服务等方面进行综合评价，确定中标候选人。3.评审过程中，如发现供应商报价存在明显不合理情况，采购部门应及时与供应商沟通，要求其作出合理说明或调整报价。（七）合同签订1.根据评审结果，确定中标供应商后，采购部门应及时与中标供应商签订采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。3.采购合同经双方签字盖章后生效，采购部门应将合同副本分发给相关部门存档。（八）采购验收1.采购物资到货前，采购部门应通知质量部门、使用部门等相关人员做好验收准备。2.采购物资到货后，由质量部门依据采购合同和质量标准进行检验，使用部门对物资的数量、规格型号、性能等进行核对。3.验收合格后，验收人员应填写《采购验收单》，并签字确认。如验收不合格，采购部门应及时与供应商协商解决，要求其更换物资或采取其他补救措施。（九）付款结算1.采购部门根据采购合同和验收情况填写《付款申请单》，经相关部门审核签字后，提交至财务部门。2.财务部门按照公司财务制度和采购合同约定，办理付款手续，支付采购款项。三、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应根据采购需求，从供应商数据库中筛选或通过市场调研等方式寻找潜在供应商。2.对潜在供应商进行资格审查，审查内容包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、产品质量认证、业绩情况、信誉状况等。3.经过资格审查合格的供应商，可纳入公司供应商名录。（二）供应商评估1.采购部门定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格水平、售后服务、合作配合度等方面。2.评估方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析、用户反馈等多种形式。3.根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。（三）供应商激励与淘汰1.对于优秀供应商，公司可给予一定的奖励，如优先合作、增加采购份额、提供培训支持等。2.对于不合格供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，应将其从供应商名录中淘汰。3.建立供应商退出机制，对于违反法律法规、公司采购制度或存在严重质量问题、信誉问题的供应商，坚决予以淘汰。四、采购文件管理（一）采购文件分类采购文件包括采购申请表、询价文件、报价文件、采购合同、采购验收单、付款申请单等。（二）采购文件编制要求1.采购文件应内容完整、表述清晰、格式规范，符合法律法规和公司制度要求。2.采购申请表应详细准确填写采购需求信息；询价文件应明确采购要求和报价规则；报价文件应真实反映供应商报价及相关承诺；采购合同应明确双方权利义务；采购验收单应记录验收情况；付款申请单应准确填写付款信息。（三）采购文件存档1.采购部门负责采购文件的收集、整理和存档工作。2.采购文件应按照类别和时间顺序进行归档，确保文件的完整性和可查阅性。3.采购文件的保存期限应符合公司档案管理规定，一般为[X]年。五、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对询价采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购文件的规范性、采购合同的履行情况等。2.采购部门应定期向公司管理层汇报询价采购工作进展情况，接受管理层的监督和指导。（二）投诉处理1.设立询价采购投诉渠道，接受公司内部员工和供应商的投诉。投诉渠道可包括电话、邮箱、书面投诉等方式。2.对于