行政业单位采购管理制度

PAGE行政业单位采购管理制度一、总则（一）目的为了加强行政事业单位采购管理，规范采购行为，提高采购资金的使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和政策规定，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本行政事业单位使用财政性资金和其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家有关法律法规和政策规定，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购活动应当遵循公开、公平、公正的原则，保障供应商平等参与竞争，维护市场秩序。3.效益性原则：采购活动应当注重提高资金使用效益，节约财政资金，实现采购目标。4.诚实信用原则：采购活动各方当事人应当诚实守信，履行各自的义务，不得隐瞒真实情况，不得签订虚假合同。二、采购组织与职责（一）采购管理部门设立专门的采购管理部门，负责本单位采购活动的组织、协调和管理工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关采购法律法规和政策规定，制定本单位采购管理制度和实施细则。2.编制年度采购预算，审核采购计划，报经批准后组织实施。3.建立和管理采购信息系统，发布采购信息，接受供应商报名和投标。4.组织采购项目的开标、评标、定标等活动，签订采购合同。5.监督采购合同的履行，协调处理采购过程中的争议和纠纷。6.负责采购项目的验收工作，对采购项目的质量、数量、规格等进行检查和评估。7.建立采购档案，保存采购活动的相关文件和资料。（二）采购需求部门采购需求部门负责提出采购项目的需求，参与采购项目的论证、验收等工作。其主要职责包括：1.根据本单位业务需要和发展规划，提出采购项目的需求计划。2.对采购项目的技术、规格、质量等要求进行论证和细化，确保采购项目符合实际需求。3.参与采购项目的开标、评标、定标等活动，提供专业意见和建议。4.配合采购管理部门进行采购合同的签订和履行，负责采购项目的接收和使用。5.负责采购项目的验收工作，对采购项目的质量、数量、规格等进行检查和评估，并出具验收报告。（三）财务部门财务部门负责采购资金的预算管理、支付审核和财务核算等工作。其主要职责包括：1.编制采购资金预算，纳入单位年度预算管理。2.审核采购项目的资金使用计划，确保采购资金的合理使用。3.按照合同约定和财政支付规定，办理采购资金的支付手续。4.对采购资金的使用情况进行监督和检查，进行财务核算和分析。（四）审计部门审计部门负责对采购活动进行审计监督，检查采购活动的合法性、合规性和效益性。其主要职责包括：1.制定采购审计计划，对采购项目进行定期或不定期审计。2.审查采购项目的预算编制、采购程序、合同签订、资金支付等环节的合规性。3.检查采购项目的验收情况，核实采购项目的质量、数量、规格等是否符合合同要求。4.对采购活动中发现的问题提出审计意见和建议，督促整改落实。三、采购预算与计划（一）采购预算编制1.采购需求部门应当根据本单位业务需要和发展规划，结合年度工作计划，提出采购项目的需求计划。2.采购管理部门应当对采购需求部门提出的采购需求计划进行汇总和审核，结合单位财力状况，编制年度采购预算。3.年度采购预算应当报经单位领导批准后，纳入单位年度预算管理，并按照财政部门的要求进行报送和公开。（二）采购计划制定1.采购管理部门应当根据年度采购预算，结合采购项目的轻重缓急和实际情况，制定采购计划。2.采购计划应当明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购方式、采购时间等内容。3.采购计划应当报经单位领导批准后实施。对于重大采购项目，应当按照规定进行可行性研究和论证。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。适用于采购货物、工程和服务的金额较大、技术复杂、市场竞争充分的项目。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。（五）询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。五、采购程序（一）采购申请采购需求部门应当根据本单位业务需要和发展规划，结合年度工作计划，提出采购项目的申请。采购申请应当明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购方式、采购时间等内容，并附相关证明材料。（二）采购审批采购申请应当报经采购需求部门负责人、采购管理部门负责人、财务部门负责人和单位领导审批。对于重大采购项目，应当按照规定进行可行性研究和论证，并报经单位领导集体研究决定。（三）采购实施1.采购管理部门应当根据采购审批意见，按照规定的采购方式组织实施采购活动。2.采用公开招标方式的，采购管理部门应当发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。招标公告应当包括采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购方式、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等内容。3.采用邀请招标方式的，采购管理部门应当从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。投标邀请书应当包括采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购方式、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等内容。4.采用竞争性谈判方式的，采购管理部门应当成立谈判小组，与符合资格条件的供应商进行谈判。谈判小组由采购管理部门、采购需求部门、财务部门等相关人员组成，成员人数应当为三人以上单数。谈判小组应当制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、谈判标准等事项。谈判文件应当包括采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购方式、谈判程序、谈判内容、谈判标准、供应商资格要求、谈判时间及地点等内容。5.采用单一来源采购方式的，采购管理部门应当与唯一供应商进行协商，签订采购合同。协商应当包括采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购方式、供应商资格要求、协商时间及地点等内容。6.采用询价方式的，采购管理部门应当向有关供应商发出询价单，要求其报价。询价单应当包括采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购方式、供应商资格要求、询价时间及地点等内容。（四）开标、评标、定标1.采用公开招标、邀请招标方式的，采购管理部门应当按照招标文件规定的时间、地点组织开标、评标、定标活动。开标应当由采购管理部门主持，邀请所有投标人参加。开标时，应当当众拆封投标文件，宣读投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等。评标应当由依法组建的评标委员会负责。评标委员会由采购管理部门、采购需求部门、财务部门等相关人员组成，成员人数应当为五人以上单数。评标委员会应当按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较，提出评标报告，并推荐中标候选人。定标应当由采购人根据评标委员会提出的评标报告和推荐的中标候选人确定中标人。采购人也可以授权评标委员会直接确定中标人。2.采用竞争性谈判方式的，采购管理部门应当按照谈判文件规定的时间、地点组织谈判活动。谈判应当由谈判小组主持，邀请所有供应商参加。谈判时，谈判小组应当与供应商进行谈判，要求其对谈判文件提出的实质性要求和条件作出响应。谈判小组应当根据谈判文件规定的谈判标准和方法，对供应商的响应文件进行评审和比较，提出谈判报告，并推荐成交候选人。成交应当由采购人根据谈判小组提出的谈判报告和推荐的成交候选人确定成交供应商。采购人也可以授权谈判小组直接确定成交供应商。3.采用单一来源采购方式的，采购管理部门应当按照协商文件规定的时间、地点组织协商活动。协商应当由采购管理部门主持，邀请唯一供应商参加。协商时，采购管理部门应当与供应商进行协商，要求其对协商文件提出的实质性要求和条件作出响应。采购管理部门应当根据协商文件规定的协商标准和方法，对供应商的响应文件进行评审和比较，确定成交供应商。4.采用询价方式的，采购管理部门应当按照询价文件规定의时间、地点组织询价活动。询价应当由采购管理部门主持，邀请所有供应商参加。询价时，采购管理部门应当向供应商发出询价单，要求其报价。采购管理部门应当根据询价文件规定的询价标准和方法，对供应商的报价进行评审和比较，确定成交供应商。（五）合同签订采购管理部门应当根据评标报告、谈判报告、协商报告或询价报告，与中标人、成交供应商签订采购合同。采购合同应当明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购方式、交货时间、交货地点、质量标准、验收标准、付款方式、违约责任等内容，并符合法律法规和政策规定的要求。采购合同签订后，应当报经单位领导批准，并按照规定进行备案。（六）采购验收1.采购项目完成后，采购需求部门应当组织相关人员对采购项目进行验收。验收应当按照采购合同约定的质量标准、数量、规格等要求进行。2.验收人员应当对采购项目的质量、数量、规格等进行检查和评估，并出具验收报告。验收报告应当包括采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购方式、供应商名称、验收时间、验收人员、验收结论等内容。3.对于验收合格的采购项目，采购需求部门应当办理接收手续，并将采购项目投入使用。对于验收不合格的采购项目，采购需求部门应当及时与供应商协商解决，要求其采取补救措施或退换货物。如协商不成，采购需求部门应当按照合同约定追究供应商的违约责任，并向采购管理部门报告。六、采购监督与管理（一）内部监督1.采购管理部门应当建立健全内部监督管理制度，加强对采购活动的全过程监督。2.审计部门应当对采购活动进行定期或不定期审计，检查采购活动的合法性、合规性和效益性。3.财务部门应当加强对采购资金的管理，严格按照合同约定和财政支付规定办理采购资金的支付手续，确保采购资金的安全和合理使用。（二）外部监督1.采购活动应当接受财政部门、监察部门、审计部门等有关部门的监督检查。2.采购管理部门应当按照规定及时向财政部门报送采购项目的相关信息，接受财政部门的监督管理。3.采购活动应当接受社会公众的监督。采购管理部门应当建立健全采购信息公开制度，及时发布采购项目的相关信息，保障社会公众的知情权和监督权。（三）投诉处理1如果供应商对采购活动有异议，可以向采购管理部门提出投诉。投诉应当以书面形式提出，并说明投诉事项和理由。2.采购管理部门应当在收到投诉后及时进行调查处理，并在规定的时间内作出答复。投诉处理结果应当及时向供应商反馈，并报经单位领导批准。3.如果供应商对投诉处理结果不满意，可以依法向有关部门申请行政复议或提起行政诉讼。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应当包括采购