茅台采购制度规定

PAGE茅台采购制度规定一、总则1.目的本采购制度旨在规范贵州茅台集团（以下简称“集团”）的采购行为，确保采购活动符合公司战略目标，遵循相关法律法规和行业标准，实现采购流程的规范化、科学化、透明化，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购物资和服务的质量，维护公司利益。2.适用范围本制度适用于集团总部及各子公司、分公司的采购活动，包括但不限于原材料、包装材料、设备、办公用品、服务等各类物资和服务的采购。3.基本原则合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规，确保采购行为合法合规。效益原则：在保证物资和服务质量的前提下，通过科学合理的采购策略和流程，降低采购成本，提高采购效益。公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有供应商享有平等的竞争机会，不得偏袒任何一方。质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购的物资和服务符合公司要求和行业标准。诚信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系，严格履行采购合同。二、采购组织与职责1.采购决策机构集团设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成，其职责包括：审议采购战略和政策；审批重大采购项目的采购计划、采购预算、采购方式等；监督采购过程，协调解决采购过程中的重大问题。2.采购执行部门集团设立采购中心，作为采购执行部门，负责具体的采购业务操作。采购中心应根据公司需求，制定采购计划，组织采购活动，选择供应商，签订采购合同，并对采购过程进行跟踪和管理。采购中心的职责包括：制定采购管理制度和流程；编制采购计划和预算；组织供应商的选择、评估和管理；执行采购合同，协调解决合同执行过程中的问题；定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议。3.需求部门各需求部门负责提出采购需求，提供采购项目的技术要求、规格参数等详细信息，并对采购物资和服务的质量进行验收。需求部门的职责包括：准确提出采购需求，确保需求的合理性和必要性；参与采购过程，提供技术支持和建议；对采购物资和服务进行验收，出具验收报告。4.其他相关部门财务部门负责审核采购预算，监督采购资金的使用；审计部门负责对采购活动进行审计监督，确保采购行为合法合规；法务部门负责审查采购合同，提供法律支持和风险防范建议。三、采购流程1.采购需求提出各需求部门根据业务需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息，并提交至采购中心。采购申请表应经需求部门负责人审核签字后生效。2.采购计划制定采购中心收到采购申请表后，对采购需求进行汇总和分析，结合公司库存情况、采购预算等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、采购方式、采购时间等内容，并经采购中心负责人审核签字。3.供应商选择与管理供应商筛选：采购中心根据采购项目的要求，通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对潜在供应商进行初步筛选，确定符合条件的供应商名单。供应商评估：采购中心组织相关部门对入围供应商进行实地考察和评估，评估内容包括供应商的资质、信誉、生产能力、质量控制、价格水平、售后服务等方面。根据评估结果，对供应商进行打分排序，确定合格供应商名单。供应商管理：采购中心建立供应商档案，对供应商的基本信息、评估结果、合作情况等进行记录和管理。定期对供应商进行考核，根据考核结果调整供应商等级，对不合格供应商及时淘汰。4.采购方式确定根据采购项目的特点和金额大小，采购中心确定合适的采购方式。采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目；邀请招标适用于具有特定资格要求或供应商数量有限的项目；竞争性谈判适用于技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的项目；单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购或发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目；询价采购适用于采购的货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的项目。采购方式的确定应严格按照相关法律法规和公司规定执行，并报采购决策委员会审批。5.采购文件编制根据采购方式和采购项目的要求，采购中心编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价文件等，明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准、合同条款等内容。采购文件应经采购中心负责人审核签字，并报相关部门备案。6.采购实施招标采购：公开招标或邀请招标项目，采购中心发布采购公告或招标文件，邀请潜在供应商参与投标。组织开标评标活动，按照评标标准确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。竞争性谈判采购：采购中心组织谈判小组与符合资格条件的供应商进行谈判。谈判小组应按照谈判文件规定的谈判程序、谈判内容和评标标准进行谈判，确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。单一来源采购：采购中心与单一供应商进行协商，签订采购合同。单一来源采购应严格按照相关规定履行审批手续。询价采购：采购中心向符合资格条件的供应商发出询价通知书，供应商在规定时间内报价。采购中心根据报价情况确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。7.采购合同签订采购中心与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式及违约责任等条款。采购合同应经法务部门审查，确保合同合法合规。采购合同签订后，应及时将合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。8.采购验收需求部门负责组织对采购物资和服务进行验收。验收应按照采购合同约定的质量标准和验收方式进行，确保所采购的物资和服务符合要求。验收合格后，需求部门应出具《验收报告》，验收报告应包括采购项目名称、规格、数量、验收标准、验收结果等内容，并经验收人员签字确认。对验收不合格的物资和服务，需求部门应及时通知采购中心，采购中心负责与供应商协商解决，如需要退换货、补货或索赔等。9.采购付款财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购付款申请。采购付款申请应包括采购项目名称、合同编号、付款金额、付款方式等内容，并经采购中心负责人、需求部门负责人签字确认。财务部门按照公司财务管理制度和采购合同约定的付款方式及时间，办理采购付款手续。付款时应严格审核发票等相关凭证，确保付款的真实性和合法性。四、采购风险管理1.风险识别与评估采购中心应定期对采购过程中的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。采用定性和定量相结合的方法，对风险发生的可能性和影响程度进行评估，确定风险等级。2.风险应对措施市场风险：关注市场动态，加强市场调研和分析，合理预测市场价格变化趋势，采取适当的采购策略，如套期保值、签订长期合同等，降低市场风险。供应商风险：加强供应商管理，建立供应商评估和考核机制，选择信誉良好、实力雄厚的供应商。与供应商签订详细的合同条款，明确双方的权利和义务，降低供应商违约风险。质量风险：在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强对采购物资和服务的质量检验和验收。要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺，对质量不合格的物资和服务及时采取措施，如退换货、索赔等。合同风险：加强合同管理，严格审查合同条款，确保合同合法合规。明确合同双方的权利和义务，避免合同纠纷。建立合同执行跟踪机制，及时发现和解决合同执行过程中的问题。付款风险：严格按照采购合同约定的付款方式和时间付款，加强对付款申请的审核。对供应商的付款情况进行跟踪和分析，防止出现逾期付款或付款不当等风险。3.风险监控与预警建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况。设定风险预警指标，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，采取相应的风险应对措施。五、采购监督与审计1.内部监督采购中心应建立健全内部监督机制，加强对采购过程的自我监督和管理。定期对采购工作进行自查，发现问题及时整改。采购中心内部应设立监督岗位，负责对采购流程的关键环节进行监督，确保采购活动合法合规。2.审计监督审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购资金的使用情况等。审计部门应根据审计结果出具审计报告，对发现的问题提出整改建议，并跟踪整改情况。3