茂石化采购制度

PAGE茂石化采购制度一、总则（一）目的为规范茂名石化公司（以下简称“公司”）的采购行为，加强采购管理，确保采购工作合法、合规、高效，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本采购制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门及所属单位涉及的物资采购、工程采购、服务采购等活动。（三）基本原则1.合法性原则采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益性原则在保证物资质量、工程进度和服务水平的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。3.公正性原则采购过程应公开透明且公平公正，维护公司及供应商的合法权益，杜绝不正当交易行为。4.诚信原则公司与供应商应诚实守信，严格履行合同约定，共同营造良好的商业合作环境。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司领导、相关部门负责人等组成。主要职责包括：1.审议采购战略规划和年度采购计划。2.审定重大采购项目的采购方案。3.对采购过程中的重大事项进行决策。（二）采购执行部门公司设立物资供应中心作为采购执行部门，负责具体物资采购工作的组织实施。其职责如下：1.贯彻执行国家法律法规及公司采购制度。2.根据公司生产经营需求，编制物资采购计划。3.组织物资采购的招标、谈判、询价等活动，选择合格供应商。4.负责采购合同的签订、执行、验收及结算等工作。5.建立和维护供应商档案，管理供应商关系。（三）其他相关部门职责1.需求部门提出物资采购需求，提供技术规格、质量要求等相关资料，参与采购过程中的技术评审和验收工作。2.财务部门负责采购资金的预算安排、支付审核及财务核算等工作，监督采购资金的使用情况。3.审计部门对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况及采购资金的使用效益等。三、采购计划管理（一）计划编制依据1.公司年度生产经营计划、项目建设计划等。2.设备维护保养计划、安全生产需求等。3.库存状况及实际消耗情况。（二）计划编制流程1.各需求部门根据生产经营实际情况，于每年[具体时间]前向物资供应中心提交下一年度物资采购需求计划初稿。2.物资供应中心汇总各部门需求计划，结合库存情况进行分析和平衡，形成年度物资采购计划草案。3.年度物资采购计划草案经采购决策委员会审议通过后，由物资供应中心下达执行。（三）计划调整因生产经营情况变化等原因需要调整采购计划的，需求部门应提前[具体时间]向物资供应中心提出申请，说明调整原因及调整内容。物资供应中心审核后报采购决策委员会批准，批准后予以调整。四、供应商管理（一）供应商准入1.物资供应中心制定供应商准入标准，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、售后服务等方面。2.潜在供应商向物资供应中心提交准入申请及相关证明材料，物资供应中心进行初审。3.初审合格的供应商，物资供应中心组织相关部门进行实地考察和评审，评审通过后纳入合格供应商名录。（二）供应商评价与考核1.物资供应中心定期对供应商进行评价，评价内容包括交货期、产品质量、售后服务、价格水平等方面。2.根据评价结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。3.对连续两次评价为不合格的供应商，取消其合格供应商资格。（三）供应商关系维护1.物资供应中心与供应商保持密切沟通，及时反馈采购需求和质量要求。2.定期组织供应商座谈会，加强双方的合作与交流，共同解决合作过程中出现的问题。3.对优秀供应商给予一定的奖励和优先合作机会，激励供应商提高服务质量和产品质量。五、采购方式（一）招标采购1.适用范围达到下列标准之一的采购项目，应当采用招标采购方式：（1）货物类单项合同估算价在[具体金额]万元以上的。（2）工程类单项合同估算价在[具体金额]万元以上的。（3）服务类单项合同估算价在[具体金额]万元以上的。2.招标程序（1）物资供应中心编制招标文件，明确招标项目的技术规格、质量要求及商务条款等。（2）发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。（3）对报名供应商进行资格预审，确定入围供应商名单。（4）组织开标、评标、定标，确定中标供应商。（5）向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。（二）谈判采购1.适用范围（1）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。（2）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。（3）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。（4）不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序（1）物资供应中心确定谈判供应商名单，向其发出谈判邀请。（2）与谈判供应商进行技术、商务谈判，明确采购要求和价格等条款。（3）谈判结束后，综合比较各供应商的谈判结果，确定成交供应商。（4）签订采购合同。（三）询价采购1.适用范围采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价采购方式。2.询价程序（1）物资供应中心向多家供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。（2）对供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交供应商。（3）签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围（1）只能从唯一供应商处采购的。（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购程序（1）物资供应中心提出单一来源采购申请，说明采购理由和供应商情况。（2）采购决策委员会对申请进行审核批准。（3）与供应商协商确定采购价格和合同条款，签订采购合同。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，物资供应中心应及时与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购物资的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。3.采购合同经双方签字盖章后生效，合同文本应妥善保管。（二）合同执行1.物资供应中心负责跟踪采购合同的执行情况，及时掌握供应商的生产进度和交货情况。2.供应商应按照合同约定按时、按质、按量交货，物资供应中心应及时组织验收。3.如因供应商原因导致交货延迟或质量问题，物资供应中心应按照合同约定追究供应商的违约责任。（三）合同变更与解除1.在合同执行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款的，双方应协商一致，并签订补充协议。2.如因不可抗力或其他法定事由需要解除合同的，双方应按照法律规定和合同约定办理相关手续。（四）合同结算1.物资供应中心根据合同约定和验收情况，及时办理采购合同的结算手续。2.财务部门按照合同约定的付款方式和时间，审核支付采购款项。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.物资供应中心定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格风险、法律风险等。2.根据风险评估结果，确定风险等级，采取相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.供应商违约风险加强供应商管理，选择信誉良好的供应商，签订详细的采购合同，明确违约责任，加强合同执行监督。2.质量风险严格审核供应商的产品质量，加强采购过程中的质量检验，要求供应商提供质量保证承诺，建立质量追溯机制。3.价格风险关注市场价格动态，定期进行价格调研，采用多种采购方式，合理确定采购价格，签订价格调整条款。4.法律风险加强采购人员的法律法规培训，确保采购活动合法合规，聘请法律顾问提供法律支持，审查采购合同条款。八、采购监督与审计（一）内部监督1.物资供应中心应建立健全内部监督机制，加强对采购过程的自我监督和检查。2.定期对采购计划执行情况、采购合同签订与执行情况、供应商管理情况等进行内部审计和检查，发现问题及时整改。（二）审计监督