自行询价采购制度

PAGE自行询价采购制度一、总则（一）目的为规范公司自行询价采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门自行询价采购货物、工程和服务的活动。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保采购活动合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑成本效益，实现采购效益最大化。3.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受内部监督。4.诚实信用原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的义务。二、采购职责分工（一）采购部门职责1.负责制定和完善自行询价采购制度及流程。2.组织实施自行询价采购活动，包括供应商选择、询价、谈判、合同签订等。3.建立和维护供应商数据库，定期对供应商进行评估和管理。4.协调解决采购过程中的问题和纠纷。（二）需求部门职责1.提出采购需求，明确采购货物、工程和服务的规格、数量、质量等要求。2.协助采购部门进行供应商选择和询价工作。3.参与采购合同的评审和签订。4.对采购到货的货物、工程和服务进行验收。（三）财务部门职责1.参与采购预算的编制和审核。2.负责采购资金的支付和核算。3.对采购活动的财务状况进行监督和检查。（四）审计部门职责1.对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况。2.对采购项目的合规性、效益性进行评价。3.协助调查处理采购过程中的违规违纪行为。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购货物、工程和服务的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、预计到货时间等内容。2.《采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到《采购申请表》后，对采购需求进行审核，核实需求的合理性和必要性。2.根据采购金额大小，按照公司规定的审批权限，报相关领导审批。3.对于重大采购项目，需组织相关部门进行论证和评审。（三）询价1.采购部门根据采购需求，通过多种渠道进行询价，包括但不限于网络搜索、供应商推荐、行业协会咨询等。2.向至少三家符合要求的供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内报价。询价通知书应明确采购货物、工程和服务的规格、数量、质量要求、交货时间、付款方式等内容。3.供应商应按照询价通知书的要求，提供详细的报价清单，包括货物的单价、总价、运费、税费等，工程和服务的报价明细、工期、售后服务承诺等。（四）供应商选择1.采购部门对供应商的报价进行整理和分析，比较各供应商的价格、质量、信誉、售后服务等方面的情况。2.组织相关人员对供应商进行实地考察或评估，了解供应商的生产能力、技术水平、管理状况等。3.根据综合评估结果，选择合适的供应商，并与其进行谈判。谈判内容包括价格、质量、交货期、售后服务等条款。（五）合同签订1.采购部门与选定的供应商协商拟定采购合同条款，合同应明确双方的权利和义务，包括货物、工程和服务的规格、数量、质量标准、交货时间、地点、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同经双方签字盖章后生效。合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门。（六）采购执行1.供应商按照采购合同约定的时间、地点和质量要求，组织生产或提供服务，并按时交货。2.采购部门应跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保采购任务顺利完成。对于出现的问题，应及时采取措施解决，如要求供应商整改、调整交货期等。（七）验收1.需求部门负责组织对采购到货的货物、工程和服务进行验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对货物的数量、质量、规格等进行检查，对工程的质量、进度、验收资料等进行审核，对服务的内容、标准、效果等进行评估。2.验收合格后，验收人员应填写《验收报告》，并签字确认。对于验收不合格的，应及时通知供应商进行整改或退换货，直至验收合格为止。（八）付款1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购款项的支付申请。审核内容包括合同条款、验收情况、发票等。2.按照公司财务制度和采购合同约定的付款方式，及时支付采购款项。对于需要预付款的采购项目，应严格按照规定办理预付款手续。四、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入标准，明确供应商应具备的资质、信誉、生产能力、技术水平、产品质量等条件。2.供应商申请准入时，应提交相关证明材料，如营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证证书、业绩证明等。3.采购部门对供应商提交的材料进行审核，并组织实地考察或评估。经审核和考察合格的供应商，纳入公司供应商数据库。（二）供应商评估1.定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等方面。2.采用定量和定性相结合的评估方法，对供应商进行打分评价。评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于优秀供应商给予优先合作机会，对于不合格供应商及时淘汰。（三）供应商激励与约束1.建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予奖励，如增加采购份额、给予价格优惠、颁发荣誉证书等。2.建立供应商约束机制，对于违反采购合同约定或出现质量问题、交货延迟等情况的供应商，采取相应的处罚措施，如扣除货款、减少采购份额、暂停合作、取消准入资格等。五、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如市场价格波动、供应商违约、质量问题、法律法规风险等。2.针对不同的风险因素，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对1.对于市场价格波动风险，可采取签订框架协议、套期保值等方式进行应对。2.对于供应商违约风险，应加强供应商管理，签订详细的采购合同，明确违约责任，同时建立供应商违约预警机制，及时发现和处理供应商违约行为。3.对于质量问题风险，应加强采购过程中的质量控制，严格验收标准，要求供应商提供质量保证措施和售后服务承诺。4.对于法律法规风险，应加强对法律法规的学习和研究，确保采购活动合法合规。（三）风险监控1.建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行评估和监控，及时发现风险变化情况。2.根据风险监控结果，调整风险应对措施，确保采购风险得到有效控制。六、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购项目的效益性等。2.财务部门对采购资金的使用情况进行监督，确保资金使用合理、合规。3.需求部门和其他相关部门对采购活动进行全过程监督，发现问题及时反馈给采购部门。（二）外部监督1.接受政府有关部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，及时整改存在的问题。2.