耗材采购遴选制度

PAGE耗材采购遴选制度一、总则（一）目的为规范公司耗材采购行为，确保采购的耗材符合公司业务需求，保证质量，降低成本，提高采购效率，加强廉政风险防控，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有部门因业务开展所需的各类耗材采购活动，包括但不限于办公用品耗材、办公设备耗材、生产设备耗材、科研实验耗材等。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规、行业标准以及公司内部的各项规章制度，确保采购活动合法合规。2.质量优先原则：优先选择质量可靠且稳定的耗材供应商和产品，以保障公司各项工作的正常开展及生产运营的顺利进行。3.成本效益原则：在保证耗材质量的前提下，通过科学的采购流程和有效的供应商管理，降低采购成本，提高采购资金使用效益。4.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有符合条件的供应商都有机会参与竞争，不得偏袒任何一方。5.诚实守信原则：采购活动中的各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，严禁欺诈、不正当竞争等行为。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议重大采购项目、制定采购政策和策略、监督采购流程的执行等。职责如下1.对采购预算进行审核和批准，确保采购资金的合理安排。2.审批采购计划和采购方案，根据公司战略和业务需求做出决策。3.审查供应商的选择和评估结果，确定最终的供应商名单（二）采购执行部门公司指定[采购部门名称]作为采购执行部门负责具体采购业务的实施。采购执行部门职责如下1.根据各部门提交的采购申请，编制采购计划和采购方案。2.组织开展供应商的寻找、筛选、评估和谈判工作。3.负责采购合同的起草、签订、履行和管理工作。4.协调解决采购过程中的各种问题，确保采购任务按时完成。5.建立和维护供应商档案及采购信息数据库。（三）需求部门各部门作为耗材的使用部门，负责根据本部门的业务需求，及时、准确地提交采购申请，并配合采购执行部门做好采购相关工作。职责如下1.根据实际工作需要，提前合理预估耗材用量，定期提交采购申请。2.对拟采购耗材提出详细的规格、型号、质量等要求。3.参与供应商的评估和选择工作，提供相关意见和建议。4.协助采购执行部门验收采购回来的耗材，及时反馈使用过程中出现的问题。（四）监督部门公司内部审计部门或其他指定的监督部门负责对耗材采购活动进行全程监督，确保采购过程合法合规、公正透明，并对采购结果进行审计和评价。职责如下1.制定监督计划，明确监督重点和监督方式。2.对采购预算执行情况、采购流程合规性、采购合同履行情况等进行监督检查。3.受理有关采购活动的投诉举报，对违规行为进行调查核实并提出处理建议。4.根据监督检查结果，提出改进采购管理的意见和建议。三、采购流程（一）采购申请1.各部门应根据本部门的业务需求和耗材库存情况，定期（至少每月一次）填写《耗材采购申请表》。申请表应详细注明所需耗材的名称、规格、型号、数量、预计使用时间、用途等信息，并由部门负责人签字确认。2.紧急需求的耗材，使用部门应填写《紧急耗材采购申请表》，说明紧急原因，经部门负责人审核签字后，优先提交采购执行部门。（二）采购审批1.采购执行部门收到采购申请后对申请表的完整性、准确性进行初审。对不符合要求的申请，及时反馈给需求部门进行修改补充。2.将初审通过的采购申请提交给采购决策委员会进行审批。采购金额较小（具体金额标准由公司根据实际情况设定）的采购申请，可由采购执行部门负责人审批。3.采购决策委员会或采购执行部门负责人根据公司采购政策、预算情况等对采购申请进行审批。对于超出预算或不符合采购政策的申请，应予以驳回，并说明理由。（三）采购实施1.采购执行部门根据审批通过的采购申请，制定采购计划和采购方案。采购计划应明确采购方式选择、采购时间安排、采购进度跟进等内容。采购方案应包括对供应商的选择标准、采购价格策略、合同条款等方面的考虑。2.根据采购计划和采购方案，采购执行部门通过多种渠道寻找潜在供应商。可以通过招标公告、采购网站、行业推荐、供应商自荐等方式收集供应商信息。3.对收集到的供应商进行筛选和评估。评估内容包括供应商的资质信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。可以采用实地考察、查阅资料、问卷调查、样品测试、参考其他用户评价等方式进行评估。4.根据评估结果，确定入围供应商名单，并与入围供应商进行谈判。谈判内容包括产品价格、交货期、质量标准、售后服务条款等。在谈判过程中，应注意维护公司利益，争取最有利的采购条件。5根据谈判结果，选定最终供应商，并签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量验收标准、付款方式、违约责任等条款。合同签订后，应及时将合同副本提交给相关部门存档。（四）采购验收1.采购执行部门应提前告知需求部门采购耗材的预计到货时间，以便需求部门安排验收人员和场地采购耗材到货前，采购执行部门应通知需求部门组织验收。需求部门应根据采购合同和相关标准，对到货耗材的数量、规格、型号、质量等进行验收。2.验收人员应填写《耗材采购验收单》，详细记录验收情况。验收合格的，验收人员签字确认；验收不合格的，应注明不合格原因，并及时通知采购执行部门与供应商协商解决。3.采购执行部门负责督促供应商对验收不合格的耗材进行更换或处理，并跟踪处理结果。如因供应商原因导致验收不合格，采购执行部门应按照采购合同的约定追究供应商的违约责任。（五）采购付款1.采购执行部门应在收到供应商提供的发票及其他付款所需凭证后，对凭证的真实性、完整性进行审核。审核无误后填写《付款申请单》，并附上采购合同、验收单发票等相关资料，提交给财务部门。2.财务部门根据公司财务制度和采购合同的约定，对付款申请进行审核。审核通过后，按照规定的付款方式和时间安排进行付款。3.对于采用预付款方式的采购项目，采购执行部门应在合同约定的时间节点，根据供应商的履约情况申请预付款支付。财务部门在审核相关资料无误后，按照合同约定支付预付款。四、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入标准，包括但不限于供应商营业执照、税务登记证、组织机构代码证等资质证明文件齐全且有效；具有良好的商业信誉和财务状况；具备相应的生产能力和技术水平，能够保证产品质量稳定；具有完善的售后服务体系等。2.供应商应向采购执行部门提交《供应商准入申请表》，并附上相关资质证明文件、业绩证明材料、产品样本等资料采购执行部门对供应商提交的资料进行初审，初审合格后组织实地考察3.实地考察内容包括供应商的生产经营场所、生产设备、质量管理体系、人员配备等情况。考察结束后，采购执行部门撰写考察报告，提出是否准入的建议。经采购决策委员会审批通过后，确定为合格供应商，录入供应商信息库（二）供应商评价和考核1.建立供应商评价指标体系，定期（至少每年一次）对供应商进行评价。评价指标包括产品质量、交货期、价格水平售后服务响应速度等方面。2.采购执行部门应收集供应商的相关数据和信息制作《供应商评价表》，组织相关部门对供应商进行评价打分。评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.对于评价结果为不合格的供应商，采购执行部门应及时与其沟通，要求其限期整改。整改后仍不符合要求的，取消其合格供应商资格。4.根据供应商评价结果，对表现优秀的供应商给予一定的奖励，如增加采购份额优惠价格政策等；对表现较差的供应商进行警告或减少采购份额等处罚措施。（三）供应商淘汰和退出1.出现下列情形之一的，采购执行部门应及时将供应商列入淘汰名单，并报采购决策委员会审批后，取消其合格供应商资格：提供的产品质量连续出现严重问题，给公司造成较大损失的；多次未能按时交货，影响公司正常生产经营的；存在严重商业欺诈行为或其他违法违规行为的；售后服务严重滞后，客户投诉较多且拒不整改的。2.采购执行部门应及时通知被淘汰的供应商，并要求其办理相关退出手续，如退还未履行合同的预付款、归还公司提供的相关资料等。3.对已淘汰的供应商，采购执行部门应定期进行跟踪检查，确保其不再参与公司的采购活动。同时清理供应商信息库，删除相关供应商信息。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购执行部门应定期（至少每半年一次）对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估。风险识别应涵盖采购流程各个环节，包括但不限于供应商选择不当、合同条款漏洞、采购价格波动、质量验收风险、付款风险等。2.采用定性与定量相结合的方法对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。风险等级分为高、中风险低风险三个级别。（二）风险应对措施1.针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施。对于高风险，应采取严格的防控措施，如加强供应商审核、完善合同条款、增加监督检查频率等；对于中风险，应采取适当的控制措施做好风险监控和预警；对于低风险，可以采取一般的管理措施进行防范。2.建立采购风险预警机制，当出现可能影响采购活动正常进行的风险因素时，及时发出预警信号，通知相关部门采取应对措施。（三）风险监控与改进1.采购执行部门应持续监控采购风险的变化情况，及时调整风险应对措施。对已发生的风险事件进行分析总结，评估风险应对措施的有效性。2根据风险监控和分析结果，提出改进采购管理流程、完善制度、加强人员培训等方面的建议，不断提高采购风险管理水平。六、信息管理（一）采购信息收集与整理1.采购执行部门应建立采购信息收集渠道，广泛收集与采购活动相关的信息，包括市场价格信息、供应商信息、产品技术信息、行业法规政策信息等。2.对收集到的采购信息进行及时整理和分类，建立采购信息数据库。采购信息数据库应包括供应商档案、采购合同台账、采购申请记录、验收记录、付款记录等模块，确保信息的完整性和准确性。（二）采购信息共享与使用1.采购信息数据库应实现内部共享，各相关部门可以根据权限查询和使用采购信息。采购执行部门应定期更新采购信息数据库，确保信息的时效性。2.利用采购信息进行数据分析和挖掘，为