职业学校采购管理制度

PAGE职业学校采购管理制度一、总则（一）目的为加强职业学校采购管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进学校各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于职业学校各部门、各项目涉及的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，对所有潜在供应商一视同仁，保证公平竞争，公正选择供应商。3.效益原则：在满足学校需求的前提下，充分考虑采购成本和效益，追求性价比最优。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购领导小组，由校领导及相关部门负责人组成。负责审议采购政策、制度，审定重大采购项目的采购方式、采购预算等。（二）采购执行部门设立专门的采购部门（如采购中心），负责具体采购业务的实施。其职责包括：1.贯彻执行采购管理制度和相关法律法规。2.编制采购计划，组织采购活动，包括发布采购信息、邀请供应商、组织开标评标等。3.对供应商进行资格审查和管理。4.签订采购合同，并跟踪合同执行情况。5.整理采购文件资料，建立采购档案。（三）需求部门各使用部门负责提出采购需求，并对采购项目的技术要求、质量标准等进行明确和审核。配合采购部门进行采购活动，参与验收工作。（四）监督部门学校纪检监察部门负责对采购活动进行全程监督，受理采购活动中的投诉举报，确保采购过程合法、公正、廉洁。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据工作需要和事业发展规划，提前编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购预算编制应遵循实事求是、科学合理的原则，充分考虑市场价格变化因素，并结合学校财力状况进行编制。3.采购预算经学校财务部门审核后，报采购领导小组审定。（二）预算执行1.采购部门应严格按照审定的采购预算组织采购活动，不得超预算采购，但因特殊情况确需调整预算的，应按规定程序办理预算调整手续。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购资金使用情况进行检查和分析，确保采购资金专款专用，提高资金使用效益。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：货物类：单项或批量采购金额一次性达到100万元以上；服务类：单项或批量采购金额一次性达到100万元以上；工程类：施工单项合同估算价在400万元以上；重要设备、材料等货物的采购，单项合同估算价在200万元以上；勘察、设计、监理等服务的采购，单项合同估算价在100万元以上。3.公开招标采购程序：采购部门编制招标文件，报采购领导小组审核后发布招标公告。供应商报名，采购部门对报名供应商进行资格审查。在规定时间和地点开标、评标，确定中标供应商。发布中标公告，采购部门与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式以下情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标采购程序：采购部门确定邀请供应商名单，向其发出投标邀请书，并提供招标文件副本。涉及国家秘密、商业秘密的项目，采购部门可以直接向符合相应资格条件的供应商发出投标邀请书，并就相关事项向其他供应商保密。供应商在规定时间内提交投标文件。采购部门组织开标、评标，确定中标供应商。采购部门与中标供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于3家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判采购程序：采购部门成立谈判小组，制定谈判文件。确定邀请参加谈判的供应商名单，向其发出谈判邀请书。谈判小组与供应商分别进行谈判，供应商应在规定时间内提交报价文件和谈判响应文件。谈判小组根据谈判情况，要求供应商进行最后报价。根据符合采购需求最低评标价法确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购程序：采购部门进行市场调研，填写单一来源采购申请表，说明采用单一来源采购方式的理由，报采购领导小组审批后，与供应商进行协商，签订采购合同，并报财政部门备案。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价采购程序：创建询价小组，编制询价文件。确定被询价供应商名单，向其发出询价通知书。供应商在规定时间内提交报价文件。询价小组对报价进行比较和评估，确定成交供应商。采购部门与成交供应商签订采购合同。五、采购流程（一）采购申请1.需求部门提出申请：各部门根据工作需要和年度采购预算，填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、预计采购时间等内容，并经部门负责人签字确认。2.审核与批准：采购申请表提交至采购部门，采购部门对申请内容进行初步审核后，报采购领导小组审批。对于重大采购项目，需经学校领导班子集体研究决定。（二）采购计划制定采购部门根据批准的采购申请，结合市场供应情况、采购方式等因素，制定具体的采购计划。采购计划应明确采购时间安排、采购步骤、责任人等内容。（三）采购实施1.发布采购信息：根据采购方式，采购部门通过学校官网、政府采购网等渠道发布采购信息，包括招标公告、询价通知书等，邀请潜在供应商参与采购活动。2.供应商资格审查：对报名参加采购活动的供应商进行资格审查，审核其营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等，确保供应商具备相应的供应能力和资质条件。3.采购文件编制与发放：采购部门根据采购项目特点和要求编制采购文件，如招标文件、谈判文件、询价文件等。采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容，并向通过资格审查的供应商发放。4.开标、评标或谈判：按照规定的时间和地点组织开标、评标或谈判活动。开标过程中，供应商应按时提交投标文件，采购部门当众拆封唱标；评标或谈判过程中，评审小组按照既定标准对供应商的投标文件或谈判响应文件进行评审和比较，确定中标候选人或成交供应商。（四）合同签订采购部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同，并报学校相关部门备案。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，确保双方权利义务明确。（五）验收1.验收准备：采购项目到货前，采购部门应通知需求部门和相关技术人员做好验收准备工作，明确验收标准和方法，并组建验收小组。2.到货验收：货物到货后，验收小组按照采购合同和相关标准对货物的数量、规格型号、质量等进行验收。验收合格的，出具验收报告；验收不合格的，采购部门应及时与供应商沟通协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。3.工程验收：对于工程采购项目，应按照国家相关工程验收规范和合同约定进行验收。验收合格后，出具工程竣工验收报告。**（六）付款**1.申请付款：供应商完成交货并验收合格后，凭采购合同、验收报告、发票等相关凭证向采购部门申请付款。采购部门对申请付款资料进行审核，审核无误后填写付款申请单，报财务部门审批。2.财务审核与付款：财务部门对付款申请进行审核，重点审核采购项目是否符合预算、合同条款是否履行、发票是否合规等。审核通过后，按照学校财务制度办理付款手续，支付采购款项给供应商。六、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度和供应商信息库。采购部门负责收集供应商基本信息，包括企业名称、地址、联系方式、经营范围、资质证书等，并对供应商进行初步筛选和评估。2.对于新申请加入供应商信息库的供应商，采购部门应要求其提供营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本（已办理“三证合一”的提供营业执照副本）、法定代表人身份证明书及身份证复印件、资质证书复印件、业绩证明材料、财务状况证明材料等相关资料，对其进行资格审查。审查合格的供应商录入供应商信息库。（二）供应商评价与考核1.采购部门定期对供应商进行评价与考核，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合同履行情况等方面。评价方式可以采用问卷调查、实地考察、数据分析等多种形式。2.根据评价结果，对供应商进行分级管理。对于表现优秀的供应商，给予优先合作机会；对于表现较差的供应商，采取警告、暂停合作、取消合作资格等措施，并及时更新供应商信息库。（三）供应商淘汰与退出1.若供应商出现严重违反采购合同约定、提供虚假信息、产品质量不合格、售后服务不到位等情况，采购部门应及时启动供应商淘汰程序，取消其合作资格，并将其从供应商信息库中删除。2.对于因客观原因无法继续合作的供应商，采购部门应与其协商终止合作事宜，并妥善处理相关遗留问题。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目从申请到验收付款全过程的相关文件资料，主要有采购申请表、采购计划、采购文件（招标公告、招标文件、投标文件等）、谈判文件、询价文件、采购合同副本、验收报告副本、发票复印件、付款凭证等。（二）档案整理与归档采购部门应指定专人负责采购档案的整理与归档工作，并按照采购项目的类别和时间顺序进行分类整理，确保档案资料完整、准确、规范。采购档案应妥善保管，保存期限按照国家有关规定执行。（三）档案查阅与借阅1.本校内部因工作需要查阅采购档案的，应填写档案查阅申请表，经部门负责人批准后，到采购部门查阅。查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。2.外单位因特殊原因需要查阅或借阅采购档案的，须经学校主管领导批准，并办理相关手续。借阅期限不得超过规定时间，借阅期间应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损等。八、监督与检查（一）内部监督1.学校纪检监察部门应加强对采购活动的日常监督检查，重点检查采购程序是否合规、采购过程是否公正透明以及