绿城集团采购管理制度

PAGE绿城集团采购管理制度一、总则（一）目的为规范绿城集团采购管理工作，确保采购活动合法合规、高效有序，保障集团各项业务顺利开展，提高采购质量和效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于绿城集团总部及各下属公司、项目公司的采购活动，包括但不限于工程建设、物资设备、服务等各类采购事项。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：遵循公平竞争原则选择供应商，确保采购过程公开透明，维护各方合法权益。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。4.诚信原则：采购活动中各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构集团成立采购决策委员会，负责重大采购事项的决策。采购决策委员会由集团高层管理人员、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购战略、政策和制度。2.审批重大采购项目的采购方案、预算及供应商选择等事项。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门集团设立采购管理部门，作为采购活动的执行机构，负责具体采购工作的组织实施。其职责如下：1.制定和完善采购管理制度、流程和标准。2.编制采购计划，组织采购招标、谈判、询价等采购活动。3.负责供应商的开发、评估、选择和管理。4.签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调处理合同纠纷。5.建立采购档案，做好采购信息的统计、分析和报告工作。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，配合采购部门开展采购工作，包括提供采购需求详细信息、参与供应商考察、验收采购物资或服务等。其职责如下：1.根据业务需要，准确、及时地提出采购需求。2.对采购需求的合理性、必要性进行论证，并配合采购部门进行市场调研。3.参与采购项目的评标工作，提供技术、质量等方面的专业意见。4.负责采购物资或服务的验收工作，对验收结果负责。（四）其他相关部门1.财务部门：负责审核采购预算、支付采购款项，对采购成本进行核算和控制。2.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购行为的合法性、合规性和效益性。3.法务部门：为采购活动提供法律咨询和支持，审核采购合同，处理法律纠纷。三、采购流程（一）采购需求提出需求部门根据业务发展需要，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货期、预算金额等信息，并提交至采购管理部门。（二）采购计划编制采购管理部门收到采购需求申请表后，进行汇总、分析和审核。结合集团采购战略、库存情况、市场供应情况等因素，编制采购计划，明确采购方式、采购时间安排等内容，并报采购决策委员会审批。（三）采购方式选择1.招标采购对于金额较大、技术复杂、竞争充分的采购项目，采用招标采购方式。采购管理部门制定招标文件，明确招标要求、评标标准等内容，通过公开招标、邀请招标等方式邀请供应商参与投标。组织开标、评标、定标工作，确定中标供应商。2.谈判采购对于一些特殊采购项目，如独家代理产品、定制化产品等，采用谈判采购方式。采购管理部门与选定的供应商进行谈判，就采购价格、技术规格、交货期、售后服务等条款进行协商，达成一致后签订采购合同。3.询价采购对于采购金额较小、标准化程度高、市场供应充足的采购项目，采用询价采购方式。采购管理部门向多家供应商发出询价函，获取报价后进行比较，选择报价合理、信誉良好的供应商签订采购合同。4.单一来源采购符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（四）供应商选择与管理1.供应商开发采购管理部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商信息库。对潜在供应商进行调查、评估，筛选出符合要求的供应商纳入供应商信息库，并进行定期更新。2.供应商评估采购管理部门定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格、售后服务、信誉等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。3.供应商选择采购项目实施时，采购管理部门从合格供应商中选择合适的供应商参与采购活动。对于重大采购项目，应选择多家供应商参与竞争，确保采购过程的公平公正。4.供应商管理采购管理部门与供应商签订采购合同，明确双方权利义务。跟踪供应商合同执行情况，定期对供应商进行考核。对于表现优秀的供应商，给予奖励和优先合作机会；对于不合格供应商，及时进行淘汰，并采取相应的处理措施。（五）采购合同签订采购管理部门根据评标结果或谈判结果，起草采购合同文本。合同文本应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货期、付款方式、售后服务等条款。采购合同经法务部门审核、需求部门确认、财务部门会签后，报集团领导审批。审批通过后，由采购管理部门与供应商签订采购合同。（六）采购合同执行与验收1.采购合同执行采购管理部门负责跟踪采购合同执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。对于合同执行过程中出现的问题，及时采取措施解决，如协商变更合同条款、追究供应商违约责任等。2.采购验收需求部门负责采购物资或服务的验收工作。验收人员应按照合同要求和相关标准，对采购物资的数量、质量、规格等进行检验。验收合格后，填写《采购验收单》，并由验收人员签字确认。对于验收不合格的采购物资或服务，需求部门应及时通知采购管理部门，采购管理部门负责与供应商协商解决，如退货、换货、补货等。（七）采购付款财务部门根据采购合同约定和验收情况，审核采购付款申请。采购付款申请经财务部门负责人审批后，按照集团资金管理制度办理付款手续。对于预付款项，应严格控制预付款比例和金额，确保资金安全。四、采购风险管理（一）风险识别采购管理部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险（包括产品质量问题、交货延迟等）、市场价格波动风险、法律法规风险、内部管理风险（如采购流程不规范、人员违规操作等）等。（二）风险评估对识别出的风险因素进行评估，确定风险发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，对风险进行分级管理，分为高风险、中风险、低风险。（三）风险应对措施1.供应商风险管理加强供应商评估和选择，选择信誉良好、实力较强的供应商。签订详细、明确的采购合同，明确双方权利义务和违约责任。建立供应商绩效评估体系，定期对供应商进行考核，及时淘汰不合格供应商。与供应商保持密切沟通，及时了解供应商经营状况和市场动态，提前采取应对措施。2.市场价格风险管理加强市场价格监测和分析，及时掌握市场价格波动情况。在采购合同中合理约定价格调整条款，如采用固定价格、浮动价格等方式。通过套期保值、签订长期采购合同等方式，降低市场价格波动风险。3.法律法规风险管理加强采购人员法律法规培训，提高法律意识。采购活动严格遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。法务部门参与采购合同审核，及时发现和解决法律问题，并提供法律支持。4.内部管理风险管理完善采购管理制度和流程，加强内部监督和控制。明确采购各环节职责和权限，规范采购人员操作行为。定期对采购活动进行内部审计，及时发现和纠正存在的问题。五、采购监督与审计（一）内部监督1.采购管理部门应建立健全内部监督机制对采购活动进行全过程监督。定期对采购计划执行情况、采购合同签订与执行情况、供应商管理情况等进行检查和评估，及时发现和纠正存在的问题。2.审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购行为的合法性、合规性和效益性。审计内容包括采购预算执行情况、采购流程执行情况