绝味采购制度

PAGE绝味采购制度一、总则（一）目的本采购制度旨在规范绝味公司的采购行为，确保采购活动合法、合规、高效，保障公司生产经营所需物资的及时供应，提高采购质量，降低采购成本，维护公司利益。（二）适用范围本制度适用于绝味公司总部及各下属分支机构的所有采购活动，包括但不限于原材料、包装材料、设备、办公用品等各类物资的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在采购过程中，应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒任何一方。3.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购物资符合公司生产经营要求和质量标准。4.成本效益原则：在保证物资质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，提高采购效益。二、采购组织与职责（一）采购部门设置公司设立独立的采购部门，负责公司各类物资的采购工作。采购部门应根据公司业务需求，合理设置岗位，明确各岗位职责。（二）采购部门职责1.制定采购计划：根据公司生产经营计划和库存状况，制定年度、季度、月度采购计划，确保物资供应的及时性和准确性。2.供应商管理：负责供应商的开发、评估、选择、考核和管理，建立供应商档案，维护良好的供应商关系。3.采购执行：按照采购计划和审批后的采购订单，组织实施采购活动，确保采购物资按时、按质、按量供应。4.采购合同管理：负责采购合同的起草、审核、签订、履行和归档工作，确保合同的合法性、有效性和完整性。5.采购成本控制：通过市场调研、谈判协商等方式，降低采购成本，提高采购效益。6.采购信息管理：及时收集、整理、分析采购信息，为公司决策提供支持。（三）其他部门职责1.需求部门：负责提出物资采购需求，提供详细的采购规格和技术要求，配合采购部门进行供应商选择和采购合同签订工作。2.质量部门：负责对采购物资进行质量检验和验收，确保所采购物资符合质量标准。3.财务部门：负责审核采购预算、采购合同付款条款，办理采购款项的支付手续，对采购成本进行核算和分析。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据生产经营计划和实际需求，填写《采购申请表》，详细说明采购物资的名称、规格、型号、数量、需求时间等信息，并提交相关技术文件和资料。2.采购申请表应经需求部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购需求进行初步审核，核实需求的合理性和必要性。2.根据采购金额大小和重要性程度，按照公司审批权限规定，提交相关领导进行审批。3.审批通过后的采购申请表返回采购部门，作为采购执行的依据。（三）供应商选择与评估1.采购部门根据采购物资的特点和要求广泛收集供应商信息，建立供应商数据库。2.从供应商数据库中筛选出符合要求候选供应商，并对其进行实地考察和评估，评估内容包括供应商的资质信誉、生产能力、质量控制、价格水平、售后服务等方面。3.组织相关部门对候选供应商进行综合评审，根据评审结果确定合格供应商名单。（四）采购合同签订1.采购部门与选定的供应商进行谈判，就采购物资的价格、质量、交货期、付款方式等条款达成一致意见。2.根据谈判结果起草采购合同，并提交至公司法律部门进行审核。3.法律部门审核通过后的采购合同，由采购部门负责人与供应商签订。（五）采购订单下达1.采购部门根据采购合同，制作采购订单，明确采购物资的详细信息、交货时间、交货地点等要求。2.采购订单经采购部门负责人审核签字后，发送至供应商。（六）采购物资验收1.采购物资到货前，采购部门应通知质量部门和需求部门做好验收准备工作。2.物资到货后，质量部门按照相关质量标准和检验规范对采购物资进行检验和验收，填写《物资验收报告》。3.需求部门根据实际需求对采购物资的数量、规格、型号等进行核对，确认无误后在《物资验收报告》上签字。4.验收合格的物资办理入库手续，验收不合格的物资由采购部门负责与供应商协商处理。(七)**采购付款**1.采购部门根据采购合同和验收情况，填写《付款申请表》，附上采购合同、验收报告、发票等相关凭证，并提交至财务部门。2.财务部门对《付款申请表》及相关凭证进行审核，审核通过后按照公司财务制度办理付款手续。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别，包括但不限于供应商违约、质量问题、价格波动、法律合规风险等。2.采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。（二）风险应对措施1.针对不同类型的风险，制定相应的应对措施。例如，对于供应商违约风险，可在采购合同中明确违约责任条款，并要求供应商提供履约担保；对于质量问题风险，加强对供应商的质量管控和到货验收工作；对于价格波动风险，可采用套期保值、签订长期合同等方式进行应对。2.建立风险预警机制，及时发现和预警潜在的风险，以便采取有效的应对措施。（三）风险监控与改进1.定期对采购风险进行监控，跟踪风险应对措施的执行情况和效果。2.根据风险监控结果，及时调整风险应对策略，持续改进采购风险管理工作。五、采购绩效评估（一）评估指标设定1.设定采购绩效评估指标，包括但不限于采购成本降低率、采购物资质量合格率、采购及时交货率、供应商满意度等。2.各项评估指标应具有明确的定义和计算方法，确保评估结果的客观性和准确性。（二）评估周期与方式1.采购绩效评估周期为季度和年度。2.采用定量与定性相结合的方式进行评估，定量评估主要依据各项评估指标的数据进行计算和分析，定性评估主要通过问卷调查、供应商反馈、内部客户评价等方式进行。（三）评估结果应用1.根据采购绩效评估结果，对采购部门及相关人员进行奖惩。对于绩效优秀的部门和个人，给予表彰和奖励；对于绩效不达标的部门和个人，进行批评教育，并要求制定改进措施。2.将采购绩效评估结果作为采购部门及相关人员绩效考核、晋升、培训等的重要依据。六、采购信息管理与保密（一）采购信息管理1.建立采购信息管理系统，对采购计划、采购申请、采购订单、采购合同、供应商信息、验收报告、付款记录等采购相关信息进行集中管理。2.采购信息应及时、准确、完整地录入系统，确保信息的可查询性和共享性。3.定期对采购信息进行整理和分析，为公司决策提供数据支持。（二）采购保密管理1.采购人员应严格遵守公司保密制度，对在采购过程中知悉的公司商业秘密、供应商信息、采购价格等予以保密。2.未经公司批准，不得向任何第三方泄露采购相