组织部政府采购管理制度

PAGE组织部政府采购管理制度一、总则（一）目的为了加强组织部政府采购管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和相关政策规定，结合组织部实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于组织部使用财政性资金进行的政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和相关政府采购政策，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购信息公开透明，采购过程接受监督，保障各参与方的知情权和监督权。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与采购活动，保证采购结果的公正性。4.公正诚信原则：采购活动遵循公正的程序和标准，采购人员秉持诚信原则，履行职责。5.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购资金使用效益最大化，提高财政资金使用效率。二、采购管理职责分工（一）采购决策机构组织部成立政府采购领导小组，作为采购决策机构。领导小组由组织部主要领导、相关部门负责人等组成。主要职责包括：1.研究制定政府采购政策、制度和发展规划。2.审议重大采购项目的采购方式、采购预算、采购文件等重要事项。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门组织部指定专门的部门或岗位作为采购执行部门，负责具体采购项目的组织实施。主要职责包括：1.根据采购需求，编制采购文件，组织采购活动。2.发布采购信息，邀请供应商参与采购。3.对供应商进行资格审查，组织开标、评标、定标等工作。4.签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。（三）采购监督部门组织部设立采购监督小组，对政府采购活动进行全程监督。监督小组由组织部纪检监察部门、财务部门等相关人员组成。主要职责包括：1.监督采购政策、制度的执行情况。2.审查采购文件、采购程序的合法性和合规性。3.监督采购过程中的开标、评标、定标等环节，确保公平公正。4.受理对采购活动的投诉举报，调查处理违规行为。（四）其他部门职责1.需求部门：提出采购需求，对采购需求的合理性、准确性负责。配合采购执行部门编制采购文件，参与采购评审等工作。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的支付和使用，参与采购合同的审核。3.资产管理部门：负责采购项目的验收工作，对资产的数量、质量、规格等进行核实，办理资产入账等手续。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购执行部门应根据组织部的工作需要和事业发展规划，会同需求部门等相关部门，在每年规定时间内编制下一年度政府采购预算。2.采购预算应明确采购项目名称、采购内容、采购数量、采购预算金额等详细信息，并按照规定的预算编制格式和要求进行填报。3.采购预算应结合组织部的财务状况和资金安排，确保采购项目有合理的资金保障，避免盲目采购和超预算采购。预算审核与调整1.财务部门对采购预算进行审核，重点审核预算的合理性、合规性和资金来源的可靠性。审核通过后，报政府采购领导小组审议。2.政府采购领导小组对采购预算进行审议，根据组织部的工作重点和资金情况，对预算进行调整和确定。3.采购预算一经确定，原则上不得随意调整。如遇特殊情况确需调整的，应按照规定的程序进行申报和审批。调整后的采购预算应重新报政府采购领导小组审议通过。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要采购方式。适用于采购货物、工程和服务数额较大、技术复杂、有较多潜在供应商可供选择的项目。2.采购执行部门应按照规定的程序和要求，编制公开招标文件，发布招标公告，邀请不特定的供应商参与投标。3.公开招标应严格按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，确保评标过程公平公正。评标结果应在规定媒体上公示。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式，邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采购执行部门应根据项目特点和要求，确定邀请供应商的范围，并向其发出投标邀请书。邀请招标的评标程序和标准同公开招标。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商（不少于三家）进行谈判，最后从中确定中标供应商的一种采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采购执行部门应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、评审标准等。组织供应商进行谈判，谈判过程应做好记录。根据谈判结果确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采购执行部门应组织相关人员对单一来源采购的必要性和合理性进行论证，并报政府采购领导小组批准。批准后，与供应商协商确定采购价格和合同条款。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。3.采购执行部门应向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。对供应商的报价进行比较和评估，确定成交供应商。五、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购执行部门应根据采购项目的特点和要求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标公告、投标邀请书等）、采购需求、采购预算、采购程序、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件应明确采购项目名称、编号、采购内容、技术规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、售后服务等详细信息，确保供应商能够准确理解采购要求。3.采购文件应符合法律法规和相关政策规定，不得含有歧视性、排他性条款，保证采购活动的公平竞争。（二）采购文件审核1.采购执行部门编制的采购文件应报采购监督部门和相关部门审核。审核重点包括采购文件的合法性合规性、采购需求的合理性、评标标准的公正性等。2.采购监督部门对采购文件进行审核，如发现问题应及时提出修改意见，采购执行部门应根据审核意见进行修改完善。3.采购文件审核通过后，方可发布采购信息，组织采购活动。（三）采购文件保存1.采购执行部门应妥善保存采购文件，包括采购公告、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同等。保存期限按照国家有关规定执行。2.采购文件应进行分类整理，建立电子和纸质档案，便于查询和管理。电子档案应进行备份，确保数据安全。六、采购活动组织（一）采购信息发布1.采购执行部门应按照规定的媒体和渠道发布采购信息，包括采购公告、中标公告等。采购信息应及时、准确、完整，确保供应商能够及时获取采购信息。2.采购公告应包括采购项目名称、编号、采购内容、采购预算、采购方式及供应商资格要求、报名时间、开标时间、开标地点等内容。（二）供应商资格审查1.采购执行部门应按照采购文件规定的供应商资格条件，对参与采购活动的供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。2.对供应商提供的资格证明文件进行核实，确保供应商符合采购要求。不符合资格条件的供应商不得参与采购活动（三）开标、评标、定标1.采购执行部门应按照采购文件规定的时间、地点组织开标、评标、定标活动。开标应公开进行，唱标、记录等环节应规范操作。2.评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会应按照评标标准和方法进行评标，独立评审，出具评标报告。3.采购执行部门根据评标报告确定中标供应商，并发布中标公告。中标公告应包括中标供应商名称、地址、中标金额、主要中标标的等内容。（四）采购合同签订1.采购执行部门应在中标通知书发出之日起三十日内，按照采购文件和中标供应商的投标文件与中标供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购内容、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同签订后，应报采购监督部门备案。采购合同的履行应严格按照合同约定执行，采购执行部门应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中的问题。七、采购验收管理（一）验收准备1.采购项目完成后，采购执行部门应及时通知资产管理部门等相关部门组成验收小组，制定验收方案。验收方案应明确验收标准、验收程序、验收人员分工等内容。2.验收小组应熟悉采购合同条款、采购文件要求和相关技术标准，准备验收所需的工具和资料。验收程序1.验收小组按照验收方案对采购项目进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格、型号、性能等，工程的质量、进度、安全等，服务的内容、标准等。2.验收过程中，验收人员应认真检查、测试、评估，做好验收记录。对验收中发现的问题，应及时要求供应商整改，整改合格后方可通过验收。3.验收结束后，验收小组应出具验收报告。验收报告应包括验收项目名称、验收依据、验收情况、验收结论等内容。验收报告经验收小组成员签字确认后生效。（三）验收结果处理1.验收合格的采购项目应及时办理资产入账手续，交付使用部门使用。2.验收不合格的采购项目，采购执行部门应按照采购合同约定，要求供应商限期整改或退换货物等。如供应商拒不履行合同义务，应依法追究其违约责任。八、采购资金支付管理（一）资金支付申请1.采购合同签订后，供应商按照合同约定履行交货、工程竣工或提供服务等义务，并提交付款申请。付款申请应包括采购合同编号、付款金额、付款理由、相关证明材料等。2.采购执行部门对供应商的付款申请进行审核，重点审核合同履行情况、验收情况、发票等相关证明材料的真实性和完整性。审核通过后，报财务部门。（二）资金支付审核与支付1.财务部门对采购执行部门提交的付款申请进行审核，审核内容包括采购合同条款、资金预算安排、发票合规性等。审核无误后，按照规定的支付程序办理资金支付手续。2.财务部门应严格按照采购合同约定的付款方式和时间进行支付，不得提前或延迟支付。支付资金应通过国库集中支付等规定的方式进行，确保资金支付安全。九、采购档案管理档案收集整理1.采购执行部门负责采购档案的收集整理工作。采购活动结束后，应及时将采购过程中形成的各类文件、资料进行收集，包括采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告、付款申请等。2.对收集到的档案资料进行分类整理，按照时间顺序、项目类别等进行归档编号，建立清晰的档案目录。（二）档案保管与查阅1.采购档案应妥善保管，采用纸质和电子两种方式保存。纸质档案应存放在专门的档案柜中，电子档案应进行备份存储。2.建立档案查阅制度，严格限定查阅范围和查阅程序。因工作需要查阅采购档案的，应填写查阅申请表，经批准后方可查阅。查阅档案时应做好记录，确保档案安全。（三）档案销毁1.采购档案的保存期限届满后，按照国家有关规定进行销毁。销毁前应编制档案销毁清单，报经批准后进行销毁。2.档案销毁应采用适当的方式进行，确保档案信息彻底销毁，防止信息泄露。销毁过程应进行记录，参与销毁人员应签字确认。十、监督检查与责任追究（一）监督检查1.采购监督小组定期对政府采购活动进行监督检查，检查内容包括采购政策执行情况、采购程序合规性、采购文件编制与审核、采购合同签订与履行、采购资金支付等方面。2.监督检查可采取日常检查、专项检查、重点抽查等方式进行。对发现的问题应及时提出整改意见，要求相关部门限期整改。（二）投诉处理1.任何单位和个人对政府采购活动中的违规行为有权向采购监督小组投诉