编办政府采购内控制度

PAGE编办政府采购内控制度一、总则（一）目的为加强编办政府采购内部控制，规范采购行为，提高采购资金使用效益，防范采购风险，依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等相关法律法规，结合编办实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于编办机关及所属事业单位使用财政性资金进行的政府采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动应当严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公正性原则：采购程序和采购结果应当公平、公正，维护国家利益和社会公共利益，保护参与采购活动各方的合法权益。3.公开性原则：采购信息应当公开透明，便于社会监督。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，提高采购资金使用效益，节约财政资金。（四）职责分工1.采购决策机构：成立编办政府采购领导小组，负责审定政府采购预算、采购计划、采购方式、采购合同等重大事项，对政府采购活动进行决策和监督。2.采购执行机构：明确具体负责政府采购工作的部门或岗位，承担采购项目的实施，包括编制采购文件、组织采购活动、签订采购合同、验收采购项目等工作。3.采购监督机构：编办内部审计部门负责对政府采购活动进行全程监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用情况等，对发现的问题及时提出整改意见。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门根据本部门工作需要和事业发展规划，提出年度政府采购项目需求，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额等内容。2.财务部门对各部门提交的采购需求进行审核，结合财政部门下达的预算控制数，编制编办年度政府采购预算草案，报编办政府采购领导小组审定。3..政府采购预算一经审定，必须严格执行，并按照规定程序进行调整。因特殊情况确需调整采购预算的，应当按照规定的审批程序办理。（二）预算执行1.采购执行机构按照审定的政府采购预算，制定采购计划，明确采购项目的实施时间、采购方式、采购程序等内容。2.在采购过程中，严格控制采购支出，确保采购资金使用符合预算安排。对于超预算采购的项目，必须按照规定的审批程序追加预算后，方可实施采购。3.财务部门建立政府采购预算执行台账，定期对采购预算执行情况进行统计分析，及时掌握采购资金的使用进度和支出情况，发现问题及时采取措施进行处理。三、采购计划管理（一）计划制定1.采购执行机构根据政府采购预算和工作实际需要，在每年年初制定年度采购计划，明确采购项目的名称、数量、采购时间、采购方式等内容。2.采购计划应当按照采购项目的轻重缓急和资金情况进行合理安排，确保采购工作有序进行。对于纳入集中采购目录的项目，应当按照规定委托集中采购机构进行采购；对于分散采购项目，可以根据实际情况自行组织采购或委托采购代理机构采购。3.采购计划制定后，应当报编办政府采购领导小组备案。（二）计划调整1.在采购计划执行过程中，因特殊情况需要调整采购计划的，采购执行机构应当及时提出调整申请，说明调整的原因、内容、金额等情况。2.调整申请经编办政府采购领导小组审批同意后，采购执行机构应当按照调整后的采购计划组织实施采购活动。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要采购方式。达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式进行采购。2.采购执行机构应当按照规定编制公开招标文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。公开招标文件应当在中国政府采购网等指定媒体上发布，广泛邀请潜在供应商参与投标。3.组织开标、评标活动时，应当按照规定的程序进行，确保评标过程的公平、公正。评标委员会应当按照招标文件规定的评标标准进行评审，推荐中标候选人。采购执行机构应当根据评标委员会的推荐意见确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采购执行机构应当从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。3.邀请招标的程序和要求与公开招标基本相同，但在招标文件发布范围、供应商邀请方式等方面有所不同。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采购执行机构应当成立谈判小组，由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应当制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款等内容。3.谈判小组与供应商进行谈判时，应当给予供应商平等的谈判机会，在谈判过程中，谈判小组可以根据谈判文件和谈判情况实质性变动采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款，但不得变动谈判文件中的其他内容。谈判结束后，谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2..采购执行机构应当组织成立单一来源采购小组，由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。单一来源采购小组应当对采购项目进行论证，说明采购项目只能从唯一供应商处采购的理由，并形成论证意见。3.采购执行机构应当将单一来源采购项目的名称、采购内容、预算金额、唯一供应商名称等情况在省级以上财政部门指定的媒体上公示，公示期不得少于五个工作日。公示无异议后，采购执行机构应当与单一供应商签订采购合同。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.采购执行机构应当成立询价小组，由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应当向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。3.询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价供应商。五、采购程序管理（一）采购申请1.各部门根据工作需要提出政府采购申请，填写《编办政府采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额、采购理由等内容，并加盖部门公章。2.采购申请应当经部门负责人审核签字后，报采购执行机构。（二）采购审批1.采购执行机构收到采购申请后，对采购项目的必要性、合规性、预算金额等进行审核。审核通过后，报编办政府采购领导小组审批。2.编办政府采购领导小组对采购申请进行审定，做出批准或不予批准的决定。对于批准的采购申请，采购执行机构按照规定组织实施采购活动；对于不予批准的采购申请，采购执行机构应当及时通知申请部门，并说明理由。（三）采购实施1.采购执行机构根据批准的采购申请，按照确定的采购方式组织实施采购活动。2.采用公开招标方式采购的，应当按照规定发布招标公告、编制招标文件、组织开标、评标、定标等活动；采用邀请招标方式采购的，应当按照规定发出投标邀请书、组织开标、评标、定标等活动；采用竞争性谈判方式采购的，应当按照规定成立谈判小组、制定谈判文件、组织谈判、确定成交供应商等活动；采用单一来源采购方式采购的，应当按照规定组织成立单一来源采购小组、进行论证、公示、签订采购合同等活动；采用询价方式采购的，应当按照规定成立询价小组、发出询价通知书、确定成交供应商等活动。3.在采购过程中，采购执行机构应当严格按照采购程序和采购文件的要求进行操作，确保采购活动的公开、公平、公正。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购执行机构应当与成交供应商签订政府采购合同。政府采购合同应当采用书面形式，明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、质量标准、服务要求、付款方式、违约责任等内容。2.政府采购合同签订后，采购执行机构应当将合同副本报编办政府采购领导小组备案，并送财务部门、采购监督机构等相关部门。（五）验收1.采购项目完成后，采购执行机构应当组织相关部门和人员对采购项目进行验收。验收人员应当按照政府采购合同的要求，对采购项目的数量、质量、规格型号等进行逐一核对，确保采购项目符合合同约定。2.验收合格后，验收人员应当签署验收报告。验收报告应当包括采购项目的名称、规格型号、数量、验收依据、验收标准、验收情况、验收结论等内容。3.对于验收不合格的采购项目，采购执行机构应当要求成交供应商限期整改或重新提供货物、服务等，直至验收合格为止。整改或重新提供货物、服务等所发生的费用由成交供应商承担。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购执行机构应当在中标、成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项与中标、成交供应商签订政府采购合同。政府采购合同不得对采购文件确定的事项和中标、成交供应商的投标、响应文件作实质性修改。2.政府采购合同签订后，采购执行机构应当将合同副本送编办政府采购领导小组备案，并送财务部门、采购监督机构等相关部门。（二）合同履行1.采购执行机构和中标、成交供应商应当按照政府采购合同约定履行各自的义务。采购执行机构应当按照合同约定及时支付采购资金，中标、成交供应商应当按照合同约定提供货物、服务等。2.在合同履行过程中，如遇特殊情况需要变更合同内容的，采购执行机构和中标、成交供应商应当协商一致，并签订书面补充合同。补充合同不得对原合同的实质性内容进行变更，且补充合同的金额不得超过原合同金额的百分之十。补充合同应当报编办政府采购领导小组备案，并送财务部门、采购监督机构等相关部门。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购执行机构应当按照政府采购合同的要求组织验收。验收合格后，采购执行机构应当出具验收报告。2.验收报告应当包括采购项目的名称、规格型号、数量、验收依据、验收标准、验收情况、验收结论等内容。验收报告应当由验收人员签字确认，并加盖采购执行机构公章。（四）合同付款1.财务部门应当按照政府采购合同约定的付款方式和时间，及时支付采购资金。2.采购执行机构应当在申请支付采购资金时，提供政府采购合同、验收报告、发票等相关资料，经财务部门审核后，按照规定程序办理支付手续。七、采购档案管理（一）档案收集1.采购执行机构应当在采购活动结束后，及时收集、整理采购项目的相关文件资料，包括采购申请、采购预算、采购计划、采购文件、投标文件、评标报告、中标通知书、政府采购合同、验收报告、发票等。2.采购档案应当由专人负责收集、整理，并按照档案管理的要求进行分类、编号、装订。（二）档案保管1.采购档案应当妥善保管，确保档案的完整性、真实性和安全性。档案保管期限按照国家有关规定执行，一般不得少于十五年。2.采购档案应当存放在专门的档案柜中，并按照档案类别进行分类存放。档案存放地点应当具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，确保档案安全。（三）档案查阅1.因工作需要查阅采购档案的，应当填写《编办政府采购档案查阅申请表》，经采购执行机构负责人批准后，方可查阅。2.查阅采购档案时，应当在指定地点进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、销毁档案资料。查阅结束后应当及时归还档案，并办理归还手续。（四）档案销毁1.采购档案保管期限届满后，采购执行机构应当按照国家有关规定，对档案进行鉴定和销毁。销毁档案应当编制档案销毁清册，经采购执行机构负责人批准后，由专人负责监销。2.档案销毁清册应当包括档案名称、档案编号、档案内容、档案保管期限、销毁时间、销毁人员等内容。档案销毁清册应当永久保存。八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.编办内部审计部门应当定期对政府采购活动进行监督检查，检查采购程序的合规性、采购资金的使用情况、采购合同的履行情况等。