竞争性谈判采购制度

PAGE竞争性谈判采购制度一、总则（一）目的为规范公司/组织的采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，促进廉政建设，特制定本竞争性谈判采购制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内使用财政性资金或自有资金进行的货物、工程和服务采购项目，且符合竞争性谈判采购方式适用条件的情况。（三）基本原则1.公开、公平、公正原则采购活动应公开透明，所有参与竞争的供应商机会均等，采购过程和结果公正无偏。2.竞争择优原则通过竞争性谈判，促使供应商之间充分竞争，选择最优的供应商提供货物、工程或服务。3.诚实信用原则采购当事人应诚实守信，严格履行各自的权利和义务。二、采购范围与条件（一）采购范围1.货物采购：包括各类原材料、设备、办公用品、劳保用品等。2.工程采购：涵盖建筑物的新建、改建、扩建，装修工程，以及各类基础设施建设等。3.服务采购：如咨询服务、技术服务、维修服务、培训服务等。（二）适用竞争性谈判采购方式的条件1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。4.不能事先计算出价格总额的。三、采购流程（一）采购申请1.各部门根据实际需求填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算等信息，并经部门负责人签字确认。2.对于金额较大或涉及重要项目的采购申请，需提交分管领导审批。（二）采购计划制定采购部门收到采购申请后，结合库存情况和采购周期，制定采购计划，明确采购时间、采购方式等。（三）供应商选择与邀请1.通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库。2.根据采购项目的要求，从供应商库中筛选出符合条件的供应商，并向其发出竞争性谈判邀请。邀请应明确谈判的时间、地点、采购项目的详细要求等。（四）谈判文件准备采购部门编制谈判文件，谈判文件应包括采购项目的技术规格、商务条款、价格要求、评审标准等内容。谈判文件应确保清晰、准确，避免产生歧义。（五）谈判过程1.组织供应商按时参加谈判会议，会议应按照既定的议程进行。2.谈判小组与供应商就采购项目的技术、商务、价格等方面进行充分沟通和协商。供应商应根据谈判文件的要求进行报价，并对技术方案、服务承诺等进行阐述。3.谈判过程中，谈判小组应认真记录供应商的响应情况，并对重要问题进行询问和澄清。谈判小组有权要求供应商对其报价和方案进行调整和优化。（六）评审与确定成交供应商1.谈判结束后，谈判小组按照评审标准对各供应商的响应文件进行评审。评审标准应包括价格、技术方案、服务承诺、信誉等多个方面。2.根据评审结果，推荐成交候选人。成交候选人应是综合得分最高的供应商。3.采购部门根据谈判小组的推荐意见，确定成交供应商，并向其发出成交通知书。（七）合同签订1.采购部门与成交供应商按照谈判文件和响应文件的内容签订采购合同。合同应明确双方的权利和义务，包括货物的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。2.合同签订后，应及时将合同副本送相关部门备案。四、谈判小组（一）组成谈判小组由公司/组织的采购代表、技术专家、财务专家等组成。成员人数应符合相关法律法规的规定，一般为三人以上单数。（二）职责1.熟悉采购项目的需求和要求，参与谈判文件的编制。2.在谈判过程中，与供应商进行沟通和协商，对供应商的报价和方案进行评审。3.根据评审标准，确定成交供应商，并撰写评审报告。（三）纪律要求1.谈判小组成员应严格遵守采购纪律，不得泄露谈判过程中的机密信息。2.成员应客观、公正地履行职责，不得偏袒任何一方供应商。3.与供应商有利害关系的成员应主动回避谈判活动。五、监督与管理（一）内部监督1.公司/组织的内部审计部门应对采购活动进行定期审计，检查采购流程是否合规，采购结果是否合理。2.纪检监察部门负责对采购活动中的违规违纪行为进行调查和处理。（二）信息公开采购项目的相关信息应在公司/组织内部进行公开，包括采购申请、采购计划、谈判文件、成交结果等，接受员工的监督。（三）投诉处理1.供应商对采购结果有异议的，可以在规定时间内提出投诉。投诉应提交书面材料，说明投诉事项和理由。2.公司/组织应设立专门的投诉处理机构，对投诉进行调查和处理。投诉处理结果应及时反馈给供应商。六、供应商管理（一）供应商准入1.制定供应商准入标准，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量等方面的要求。2.对申请准入的供应商进行审核，审核通过后纳入供应商库管理。（二）供应商评价与考核1.定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价和考核。评价和考核结果应记录在案。2.根据评价和考核结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不合格的供应商进行淘汰。（三）供应商激励与约束1.建立供应商激励机制，对于长期合作、质量可靠、价格合理的供应商给予一定的优惠政策和奖励。2.对于违反合同约定、提供劣质产品或服务的供应商，采取相应的约束措施，如扣除货款、暂停合作、取消准入资格等。七、采购文件管理（一）文件归档采购过程中产生的各类文件，如采购申请表、采购计划、谈判文件、响应文件、评审报告、合同等，应及时进行归档保存。（二）文件查阅建立文件查阅制度，明确查阅权限和查阅流程。相关部门和人员因工作需要查阅采购文件的，应按照规定办理查阅手续。（三）文件保管期限采购文件的保管期限应符合相关法律法