苗圃采购询价单制度

PAGE苗圃采购询价单制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司苗圃采购询价单的管理流程，确保采购活动的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购的苗木符合公司项目需求，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部所有涉及苗圃采购询价单的相关活动，包括但不限于各类绿化工程、景观项目等所需苗木的采购询价工作。3.基本原则合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不得偏袒任何一方，保证询价过程的公平公正，为所有供应商提供平等的竞争机会。效益原则：在保证苗木质量的前提下，通过合理的询价流程，降低采购成本，提高采购效益，实现公司利益最大化。信息透明原则：采购询价过程中的相关信息应及时、准确地向所有参与方公开，确保各方了解采购进展和结果。二、询价单管理职责1.采购部门职责负责发起苗圃采购询价单，明确采购苗木的品种、规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点等详细信息。根据项目需求，收集、整理潜在供应商名单，并向其发送询价单。负责与供应商沟通询价事宜，解答供应商疑问，接收供应商报价。对供应商报价进行初步审核和比较分析，筛选出符合要求的供应商，并提交采购评审小组进行评审。负责采购合同的起草、签订及执行跟踪，确保采购活动顺利完成。2.需求部门职责明确本部门对苗圃采购的具体需求，包括苗木的用途、景观效果要求等，并及时与采购部门沟通。根据采购项目的实际情况，协助采购部门制定苗木质量标准和验收规范。参与采购评审工作，对供应商提供的苗木样品及相关资料进行评估，提出意见和建议。负责对采购到货的苗木进行验收，如发现质量问题及时通知采购部门处理。3.质量控制部门职责制定苗木质量检验标准和检验流程，确保采购的苗木符合公司项目要求。参与采购评审过程，对供应商的苗木质量保证能力进行评估。在苗木到货时，按照质量检验标准进行抽检或全检，出具检验报告，判定苗木是否合格。4.财务部门职责参与采购询价单的审核，对采购预算进行把关，确保采购费用在预算范围内。负责对采购合同中的付款条款进行审核，确保付款方式合理、合规。根据采购合同和验收报告，办理采购款项的支付手续。三、询价单的发起与审批1.询价单发起采购部门根据项目需求部门提交的采购申请，填写苗圃采购询价单。询价单应包含以下内容：基本信息：采购项目名称、采购编号、采购日期、采购人等。苗木信息：品种、规格、数量、质量要求（如苗木的胸径、冠幅、高度、土球大小及根系要求等）、技术标准、包装要求等。交货信息：交货时间、交货地点、运输方式及费用承担等。报价要求：报价方式（含税价或不含税价）、报价有效期等。其他条款：售后服务要求、验收标准及方式等。询价单经采购部门负责人审核签字后，方可发送给潜在供应商。2.询价单审批对于金额较大或涉及重要项目的苗圃采购询价单，需提交公司管理层进行审批。审批流程如下：采购部门将填写完整的询价单提交给部门负责人初审，初审内容包括询价单信息的完整性、准确性以及采购需求的合理性等。部门负责人初审通过后，将询价单提交给财务部门审核采购预算及付款条款。财务部门审核通过后，询价单提交给质量控制部门审核苗木质量要求及验收标准。质量控制部门审核通过后，询价单最终提交给公司管理层审批。公司管理层根据项目情况、预算安排、质量要求等因素进行综合审批，审批通过后方可进行后续询价工作。四、询价单的发送与接收1.询价单发送采购部门根据收集的潜在供应商名单，通过邮件、传真、电话或直接送达等方式向供应商发送苗圃采购询价单。在发送询价单时，应确保供应商能够清楚了解询价单的各项要求，并告知供应商如有疑问可及时与采购部门沟通。对于重要的采购项目，采购部门可组织供应商见面会，现场发放询价单，并对询价单内容进行详细讲解，解答供应商疑问。2.询价单接收供应商应在询价单规定的报价有效期内，将填写好的报价单及相关证明文件（如苗木样本、质量检测报告、营业执照副本等）以书面形式或电子文档形式反馈给采购部门。采购部门应指定专人负责接收供应商的报价单，对收到的报价单进行登记，记录报价日期、供应商名称、报价金额、联系方式等信息。在接收报价单过程中，如发现供应商报价单填写不完整、不符合要求或超过报价有效期等情况，采购部门应及时通知供应商进行补充或重新报价。五、供应商报价评审1.评审小组组成成立采购评审小组，负责对供应商的报价进行评审。评审小组由采购部门、需求部门、质量控制部门、财务部门等相关人员组成，必要时可邀请外部专家参与。采购评审小组设组长一名，由采购部门负责人担任，负责组织评审工作，协调各方意见，确保评审过程的顺利进行。2.评审内容价格评审：对各供应商的报价进行比较分析，评估价格的合理性。在价格评审时，应综合考虑苗木的质量、规格、交货期等因素，避免单纯以价格高低作为唯一评审标准。质量评审：根据质量控制部门制定的苗木质量标准，对供应商提供的苗木样本及相关质量证明文件进行评估，判断供应商所供苗木是否符合公司项目要求。交货期评审：审查供应商承诺的交货时间是否满足项目进度要求，评估供应商的交货能力和可靠性。售后服务评审：了解供应商提供的售后服务内容，如苗木养护指导、病虫害防治、质量保证期等，评估售后服务的质量和可靠性。供应商信誉评审：查阅供应商的信用记录、业绩情况、市场口碑等，评估供应商的信誉和履约能力。3.评审方法评审小组可采用综合评分法或最低价法进行评审。综合评分法：根据各项评审内容设定相应的分值权重，对每个供应商的报价及相关情况进行打分，总分最高者为中标候选人。具体分值权重可根据项目特点和公司需求进行设定，例如价格占[X]分，质量占[X]分，交货期占[X]分，售后服务占[X]分，供应商信誉占[X]分等。最低价法：在满足询价单所有实质性要求的前提下，以报价最低的供应商为中标候选人。采用最低价法时，如出现两个或两个以上相同最低报价的情况，评审小组应综合考虑其他因素，如质量、交货期、售后服务等，确定中标候选人。4.评审记录与报告评审小组应做好评审记录，详细记录评审过程、各供应商的报价及评审意见等信息。评审记录应妥善保存，以备后续查阅。评审结束后，评审小组应编写采购评审报告，报告内容包括询价项目概述、评审过程、评审结果及推荐意见等。采购评审报告经评审小组全体成员签字确认后，提交给采购部门。六、采购合同签订1.合同起草采购部门根据采购评审结果，确定中标供应商后，负责起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括苗木品种、规格、数量、价格及付款方式、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、售后服务等条款。在起草合同过程中，采购部门应充分参考询价单、供应商报价及评审意见，确保合同条款与询价要求一致，并符合法律法规和公司利益。2.合同审核采购合同起草完成后，应提交给相关部门进行审核。审核流程如下：采购部门将合同初稿提交给部门负责人审核，重点审核合同条款的完整性、准确性以及与询价单和评审结果的一致性。部门负责人审核通过后，合同提交给财务部门审核付款条款，确保付款方式合理、合规，符合公司财务制度。财务部门审核通过后，合同提交给质量控制部门审核质量条款和验收标准，确保合同对苗木质量的要求明确、可操作。质量控制部门审核通过后，合同最终提交给公司管理层审批。公司管理层对合同进行全面审查，根据公司利益和项目实际情况做出审批决定。3.合同签订经公司管理层审批通过的采购合同，由采购部门与中标供应商签订。签订合同前，采购部门应确保供应商已充分理解合同条款，并在合同上签字盖章。采购合同一式多份，分别由采购部门、需求部门、财务部门、质量控制部门等留存，作为后续采购执行、验收、付款及质量跟踪等工作的依据。七、采购执行与验收1.采购执行采购部门负责按照采购合同的约定，跟踪供应商的生产、备货及运输情况，确保供应商按时、按质、按量交货。在苗木生产过程中，采购部门可根据需要安排人员到供应商苗圃进行实地考察，了解苗木生长情况，监督生产过程，确保苗木质量符合合同要求。对于运输过程中的苗木保护，采购部门应要求供应商采取必要的防护措施，如包装、固定、保湿等，确保苗木在运输过程中不受损坏。2.验收苗木到货前，采购部门应通知需求部门和质量控制部门做好验收准备工作。苗木到货时，由需求部门、质量控制部门等相关人员组成验收小组，按照合同约定的质量标准和验收方式进行验收。验收内容包括苗木的品种、规格、数量、质量、土球大小、根系情况等。验收小组可采取抽检或全检的方式进行验收。对于抽检的苗木，如发现质量问题，应扩大抽检比例或进行全检。验收合格后，验收小组应出具验收报告，验收报告应由验收人员签字确认。如验收过程中发现苗木存在质量问题，验收小组应及时通知采购部门与供应商协商解决。供应商应负责更换合格苗木或采取其他补救措施，直至验收合格为止。因质量问题给公司造成损失的，供应商应承担相应的赔偿责任。八、付款管理1.付款申请采购部门在收到验收小组出具的验收合格报告后，根据采购合同的约定，填写付款申请单。付款申请单应注明采购项目名称、采购合同编号、供应商名称、付款金额、付款方式等信息。付款申请单经采购部门负责人审核签字后，提交给财务部门。2.付款审核财务部门收到付款申请单后，对付款申请进行审核。审核内容包括采购合同的执行情况、验收报告的真实性、付款金额是否符合合同约定、付款方式是否合规等。财务部门审核通过后，将付款申请单提交给公司管理层审批。公司管理层根据公司资金状况和合同执行情况进行审批，审批通过后方可办理付款手续。3.付款办理财务部门根据公司管理层的审批意见，按照采购合同约定的付款方式，办理苗木采购款项的支付手续。付款方式可包括支票、汇票、电汇、银行转账等。在付款过程中，财务部门应确保付款信息准确无误，及时与供应商沟通付款情况，避免因付款问题影响公司与供应商的合作关系。九、档案管理1.档案范围苗圃采购询价单制度所涉及的档案包括采购询价单、供应商报价单、采购评审报告、采购合同、验收报告、付款申请单及相关文件资料等。2.档案整理采购部门负责对上述档案进行整理和归档。档案应按照项目类别、时间顺序等进行分类整理，确保档案资料的完整性和系统性。对于电子档案，应建立规范的文件夹结构，按照档案类别和时间进行命名和存储，便于查询和管理。3.档案保管档案应妥善保管，确保档案资料的安全和完整。档案保管期限应根据相关法律法规和公司规定执行，一般重要档案应长期保存。档案保管地点应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，防止档案资料损坏或丢失。4.档案查阅公司内部人员如需查阅苗圃采购档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅内容、查阅目的等信息，经所在部门负责人审批后，到档案保管部门查阅。档案保管部门应建立档案查阅登记制度，记录查阅人员姓名、查阅时间、查阅内容等信息，确保档案查阅过程的可追溯性。涉及公司机密或重要商业信息的档案，查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。十、监督与检查1.内部监督公司内部审计部门负责对苗圃采购询价单制度的执行情况进行定期审计和监督检查。审计内容包括采购询价流程的合规性、供应商选择的公正性、合同签订与执行情况、付款管理等方面。内部审计部门应定期向公司管理层提交审计报告，对发现的问题提出整改建议，并跟踪整改落实情况。2.外部监督公司应积极接受外部监管部门的监督检查，如行业主管部门、税务部门等。对于外部监管部门提出的问题和要求，公司应认真对待，及时整改，并按照规定报送相关资料。公司应建立与外部监管部门的沟通协调机制，及时了解行业政策法规变化，确保公司苗圃采购活动符合监管要求。十一、违规处理1.违规行为界定在苗圃采购询价单制度执行过程中，如发现以下违规行为，将视情节轻重进行相应处理：采购部门未按照规定流程发起询价单、发送询价单或接收报价单，导致采购活动混乱或延误的。供应商提供虚假报价、虚假证明文件或采取不正当手段谋取中标资格的。评审小组成员在评审过程中存在徇私舞弊、违反评审纪律等行为的。采购合同签订、执行过程中，相关人员违反合同约定或法律法规，给公司造成损失的。验收人员未按照规定标准进行验收，或出具虚假验收报告的。财务人员在付款管理过程中，违反财务制度或法律法规，导致公司资金损失或出现财务风险的。档案管理人员未按照规定保管档案，导致档案资料丢失、损坏或泄露的。2.处理措施对于轻微违规行为，公司将对相关责任人进行批评教育，责令其限期整改，并要求其提