科研院所采购制度

PAGE科研院所采购制度一、总则（一）目的为规范科研院所采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，促进廉政建设，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本科研院所实际情况，制定本采购制度。（二）适用范围本制度适用于本科研院所及所属各部门、分支机构在科研、教学、管理等活动中进行的各类物资采购、服务采购等行为。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，严格按照法定程序进行，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购活动应遵循公开、公平、公正的原则，保障所有潜在供应商平等参与竞争的权利。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化，提高资金使用效率。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的采购市场秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购领导小组，由科研院所领导、相关部门负责人等组成。负责审议采购计划、采购预算、重大采购项目等事项，对采购工作进行决策和指导。（二）采购执行部门设立采购部门，配备专业的采购人员。采购部门负责具体采购业务的实施，包括采购需求收集、采购计划编制、供应商选择、采购合同签订与执行、采购验收等工作。（三）其他相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求等，并对采购结果进行验收。2.财务部门：负责采购预算的编制、审核和执行监督，办理采购资金的支付结算等工作。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用效益等。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据科研、教学、管理等工作需要，结合上一年度采购实际情况，在每年规定时间内编制本部门的采购预算。2.采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并详细说明采购项目的必要性和预期效益。3.采购预算编制应遵循科学合理、勤俭节约的原则，充分考虑资金的使用效益，避免盲目采购和重复采购。（二）预算审核与调整1.采购部门对各需求部门提交的采购预算进行汇总审核，重点审核预算的合理性、准确性和完整性。2.财务部门对采购预算进行财务审核，确保预算符合财务管理制度和资金安排。3.采购领导小组对采购预算进行审议批准。经批准后的采购预算应严格执行，不得随意调整。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定程序办理审批手续。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物类采购项目，单项或批量采购金额达到规定限额以上的；服务类采购项目，单项或批量采购金额达到规定限额以上的；工程类采购项目，单项合同估算价达到规定限额以上的。3.公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规规定的程序进行，包括招标公告发布、资格预审、招标文件编制与发售、投标、开标、评标、中标等环节。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标应选择不少于三家符合条件的供应商，并向其发出投标邀请书。投标邀请书应明确招标项目的基本情况、投标要求、投标截止时间等内容。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判应成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应按照谈判文件规定的程序和方法进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购应进行公示，公示期不得少于五个工作日。公示无异议后，采购人应与供应商签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价应成立询价小组，询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、采购流程（一）采购需求提出1.各需求部门根据科研、教学、管理等工作需要，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、技术参数、交货时间、售后服务要求等内容。2.采购申请表应经需求部门负责人审核签字后提交给采购部门。（二）采购计划编制1.采购部门收到采购申请表后，对采购需求进行汇总分析，结合采购预算和库存情况，编制采购计划。2.采购计划应明确采购项目名称、采购方式、采购时间安排、采购责任人等内容，并报采购领导小组审批。（三）供应商选择与管理1.采购部门根据采购项目的特点和要求，通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库。2.对拟参与采购项目的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。3.根据资格审查结果，选择合格的供应商参与采购项目。对于重大采购项目，应组织对供应商进行实地考察，了解其生产经营情况、质量管理水平、售后服务能力等。4.与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。（四）采购合同签订与执行1.采购合同签订前，采购部门应将合同文本提交给法律部门或法律顾问进行审核，确保合同条款合法合规、明确清晰、公平合理。2.采购合同经审核通过后，由采购部门负责人与供应商签订合同。合同签订后，应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门。3.采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，督促供应商按时、按质、按量履行合同义务。如发现供应商存在违约行为，应及时采取措施，要求供应商承担违约责任，直至解除合同。4.需求部门应按照合同约定对采购物资或服务进行验收。验收合格后，填写验收报告，并将验收报告提交给采购部门。采购部门根据验收报告办理付款手续。（五）采购验收1.采购验收应按照合同约定的质量标准和验收方法进行。验收内容包括采购物资的数量、规格、型号、质量、性能等方面。2.需求部门应组织相关人员成立验收小组，对采购物资或服务进行验收。验收小组应认真履行职责，确保验收工作的客观、公正、准确。3.对于技术复杂、专业性强的采购项目，可邀请相关专家或专业机构参与验收。验收合格的采购项目，验收小组应在验收报告上签字确认。验收不合格的采购项目应及时与供应商协商解决，要求供应商采取整改措施或重新提供合格产品。（六）采购付款1.财务部门根据采购合同约定和验收报告，审核采购付款申请。审核内容包括采购项目的真实性、合同执行情况、发票合规性等。2.经审核无误后，财务部门按照规定的付款方式和时间办理付款手续。付款方式包括支票、汇票、电汇、网上支付等。3.采购部门应及时跟踪采购付款情况，确保供应商按时收到款项。如因特殊原因需要延迟付款，应与供应商协商并取得其同意。六、采购监督与审计（一）内部监督1.采购部门应建立健全内部监督机制，加强对采购业务流程的自我监督和管理。定期对采购工作进行自查，发现问题及时整改。2.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，审查采购程序的合规性、采购合同的签订与执行情况、采购资金的使用效益等。对审计发现的问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门落实整改措施。3.纪检监察部门应加强对采购活动的廉政监督，严肃查处采购过程中的违法违纪行为，维护采购工作的公正性和廉洁性。（二）外部监督1.接受财政、审计、监察等政府部门的监督检查，积极配合政府部门的工作，如实提供采购相关资料和信息。2.主动接受社会监督，通过设立举报电话、举报邮箱等方式，接受供应商、社会公众等对采购活动的投诉和举报。对投诉和举报事项，应及时进行调查处理，并将处理结果反馈给投诉举报人。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购申请表、采购计划、采购合同、招标文件、投标文件、评标报告、验收报告、付款凭证等与采购活动相关的文件资料。（二）档案整理与保管1.采购部门应指定专人负责采购档案的整理和保管工作。采购档案应按照采购项目的类别和时间顺序进行分类整理，建立档案目录，便于查阅和管理。2.采购档案应妥善保管，保管期限按照国家有关