科协机关采购制度

PAGE科协机关采购制度一、总则（一）目的为了加强科协机关采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，节约采购资金，防范采购风险，根据国家有关法律法规和政策规定，结合科协机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于科协机关各部门及所属单位使用财政性资金和自有资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动应当严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开公平公正原则：采购过程应当公开透明，遵循公平竞争原则，确保所有符合条件的供应商都有机会参与竞争，保证采购结果公正合理。3.预算控制原则：采购活动应当严格按照批准的预算执行，控制采购成本，提高资金使用效益。4.质量优先原则：在满足采购需求的前提下，应当优先采购质量可靠、性能优良的货物、工程和服务。5.廉洁高效原则：采购人员应当廉洁自律，遵守职业道德，提高工作效率，保证采购活动顺利进行。二、采购组织与职责（一）采购管理部门科协机关设立专门的采购管理部门，负责采购制度的制定、执行和监督，指导和协调各部门的采购工作。采购管理部门的主要职责包括：1.贯彻执行国家有关采购法律法规和政策规定，制定和完善科协机关采购制度和流程。2.编制年度采购预算，审核各部门的采购计划，汇总平衡后报领导审批。3.组织实施采购活动，包括采购文件编制、采购信息发布、供应商资格审查、评标定标等。4.建立和管理采购项目档案，对采购活动进行记录和存档。5.监督采购合同的履行，协调处理采购过程中的争议和纠纷。6.定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议和措施。（二）采购需求部门各部门负责提出本部门的采购需求，编制采购计划，参与采购过程中的相关工作，包括采购文件评审、供应商考察、合同验收等。采购需求部门的主要职责包括：1.根据工作需要和实际情况，提出采购项目的名称、规格、数量、技术要求等详细需求。2.对采购项目进行可行性研究和论证，确保采购项目的必要性和合理性。3.配合采购管理部门编制采购文件，提供相关技术资料和业务需求说明。4.参与供应商资格审查和考察工作，提供对供应商的评价意见。5.负责采购合同的签订和履行，组织对采购项目的验收工作。6.对采购项目的实施效果进行跟踪和评估，及时反馈相关信息。（三）财务部门财务部门负责采购资金的预算管理、支付审核和财务核算，监督采购资金的使用情况。财务部门的主要职责包括：1.会同采购管理部门编制年度采购预算，审核采购资金的使用计划。2.按照国库集中支付制度的规定，办理采购资金的支付手续，对采购资金的使用进行监督和管理。3.对采购项目进行财务核算，及时记录采购资金的收支情况。4.定期对采购资金的使用情况进行审计和检查，确保资金使用合规、安全、有效。（四）监察审计部门监察审计部门负责对采购活动进行监督和审计，查处采购过程中的违法违纪行为。监察审计部门的主要职责包括：1.监督采购制度的执行情况，检查采购活动是否符合法律法规和政策规定。2.对采购项目进行审计，审查采购程序的合法性、合规性，采购资金的使用效益等。3.受理对采购活动的投诉和举报，对违法违纪行为进行调查和处理。4.提出加强采购管理的建议和意见，促进采购工作规范、廉洁、高效运行。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购管理部门应当会同各部门，根据年度工作计划和实际需求，编制年度采购预算。采购预算应当明确采购项目的名称、规格、数量、金额、资金来源等内容。2.各部门应当在规定时间内将本部门的采购计划报送采购管理部门。采购管理部门对各部门的采购计划进行汇总、审核和平衡，结合财政预算安排情况，编制年度采购预算草案，报领导审批。3.年度采购预算经批准后，应当严格执行。确因工作需要调整采购预算的，应当按照规定的程序办理审批手续。（二）预算执行1.采购活动应当按照批准的采购预算执行，严格控制采购成本，不得超预算采购。2.采购管理部门应当建立采购预算执行情况跟踪制度，定期对采购预算的执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。3.财务部门应当按照国库集中支付制度的规定，及时办理采购资金的支付手续，确保采购资金的及时足额支付。同时，应当加强对采购资金的核算和管理，严格控制资金支出，防止资金浪费和滥用。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。公开招标适用于采购货物、工程和服务的金额较大、技术复杂、专业性强的项目。2.邀请招标：邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件且不少于三家的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。3.竞争性谈判：竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购：单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。5.询价：询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（二）采购程序1.采购申请：各部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额、采购方式建议等内容，并报部门负责人审核。部门负责人审核后，报采购管理部门。2.采购审批：采购管理部门收到采购申请表后，对采购项目进行审核。对于符合采购条件的项目，按照规定的审批权限报领导审批。采购金额较小的项目，由采购管理部门负责人审批；采购金额较大的项目，报分管领导或主要领导审批。3.采购文件编制：采购管理部门根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应当包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价文件等，明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准、合同条款等内容。4.采购信息发布：采购管理部门通过指定的媒体或平台发布采购信息，邀请符合条件的供应商参与采购活动。采购信息应当包括采购项目的名称、内容、要求、采购方式、供应商资格条件、报名时间、地点、联系方式等内容。5.供应商资格审查：采购管理部门对报名参与采购活动的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。对于符合资格条件的供应商，确定其为入围供应商。6.采购评审：采购管理部门组织相关人员组成评审小组，按照采购文件规定的评标标准和方法，对入围供应商的投标文件或响应文件进行评审。评审过程应当公开、公平、公正，评审结果应当记录在案。7.确定成交供应商：评审小组根据评审结果，推荐成交供应商候选人。采购管理部门根据评审小组的推荐意见，确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。8.采购合同签订：采购管理部门组织采购需求部门与成交供应商签订采购合同。采购合同应当明确采购项目的名称、规格、数量、价格（金额）、交货时间、地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。采购合同签订后，应当报财务部门备案。9.采购项目验收：采购项目完成后，采购需求部门应当组织相关人员按照采购合同的约定对采购项目进行验收。验收内容包括货物的数量、规格、质量、性能等，工程的建设质量、进度、安全等，服务的内容、标准、效果等。验收合格后，采购需求部门应当出具验收报告。10.采购资金支付：财务部门根据采购合同和验收报告，按照国库集中支付制度的规定，办理采购资金的支付手续。采购资金应当直接支付给成交供应商，不得支付给其他单位或个人。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应当由采购管理部门组织采购需求部门与成交供应商签订。签订合同前，应当对合同条款进行审核，确保合同内容合法、合规、完整、准确。2.采购合同应当采用书面形式，明确双方的权利和义务关系。合同条款应当包括采购项目的名称、规格、数量、价格（金额）、交货时间、地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。3.采购合同签订后，应当及时报财务部门备案。财务部门应当对合同的执行情况进行跟踪和监督，确保采购资金的安全和有效使用。（二）合同履行与变更1.采购合同签订后，双方应当按照合同约定履行各自的义务。采购需求部门应当及时提供合同履行所需的条件和资料，配合成交供应商完成采购项目。成交供应商应当按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求，提供货物、工程和服务。2.在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款的，应当经双方协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。变更合同条款应当按照规定的程序办理审批手续。（三）合同验收与付款1.采购项目完成后，采购需求部门应当按照采购合同的约定对采购项目进行验收。验收合格后，采购需求部门应当出具验收报告。验收报告应当包括采购项目的名称、规格、数量、质量标准、验收情况等内容。2.财务部门应当根据采购合同和验收报告，按照国库集中支付制度的规定，办理采购资金的支付手续。采购资金应当直接支付给成交供应商，不得支付给其他单位或个人。付款方式应当按照采购合同的约定执行，不得擅自改变。（四）合同纠纷处理1.在采购合同履行过程中，如发生合同纠纷，双方应当首先通过协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式，通过仲裁或诉讼等途径解决。2.采购管理部门应当及时了解合同纠纷的情况，协助采购需求部门做好纠纷处理工作。在纠纷处理过程中，应当维护科协机关的合法权益，确保采购项目的顺利实施。六、采购监督与管理（一）内部监督1.采购管理部门应当建立健全内部监督管理制度机制，加强对采购活动的全过程监督。定期对采购制度的执行情况进行检查和评估，及时发现和纠正存在的问题。2.监察审计部门应当加强对采购活动的监督和审计，对采购项目进行定期或不定期的审计检查。重点审查采购程序的合法性、合规性，采购资金的使用效益，采购合同的履行情况等。对发现的违法违纪行为，应当依法依规进行处理。3.各部门应当配合采购管理部门和监察审计部门的监督检查工作，如实提供相关资料和信息。对违反采购制度的行为，应当及时进行整改，并追究相关人员的责任。（二）外部监督1.接受财政部门监督：科协机关采购活动应当接受财政部门的监督管理。财政部门有权对采购活动进行检查和指导，对采购项目进行审核和备案，对采购资金的使用情况进行监督和检查。2.接受社会监督：采购管理部门应当通过指定的媒体或平台，及时公开采购信息，接受社会公众的监督。对社会公众提出的质疑和投诉，应当及时进行处理和回复。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应当包括采购项目的申请文件、审批文件、采购文件、投标文件、谈判文件、询价文件、评审记录、合同文件、验收报告、付款凭证等与采购活动相关的各类文件和资料。（二）档案管理要求1.采购管理部门应当指定专人负责采购档案的管理工作，建立采购档案管理制度，明确