福建省局采购内控制度

PAGE福建省局采购内控制度一、总则（一）目的为了加强福建省局采购内部控制，规范采购行为，防范采购风险，提高采购效率和资金使用效益，保障福建省局各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于福建省局机关及所属各单位的采购活动，包括货物、工程和服务采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和政策要求，遵循法定程序。2.效益性原则：在满足工作需要的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高资金使用效益。3.公开透明原则：采购信息应当公开透明，接受内部监督和社会监督。4.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商和服务提供商，确保采购质量。5.诚实信用原则：采购当事人应当诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立福建省局采购领导小组，作为采购决策机构。采购领导小组由局领导、相关部门负责人组成，负责审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大事项。（二）采购执行机构设立福建省局采购中心，作为采购执行机构。采购中心负责具体组织实施采购活动，包括采购需求调研、采购文件编制、采购评审、合同签订与履行等工作。（三）采购监督机构福建省局监察部门作为采购监督机构，负责对采购活动进行全过程监督，受理采购投诉，查处采购违法违规行为。（四）各部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，提供技术规格、数量、质量要求等相关资料，参与采购评审工作。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的支付和使用，参与采购合同的审核。3.资产管理部门：负责对采购资产进行验收、登记、入账和管理，参与采购合同的审核。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应当根据工作需要和事业发展规划，编制年度采购预算。采购预算应当明确采购项目名称、规格型号、数量、金额等内容，并按照规定的格式和要求报送采购中心。2.采购中心应当对各需求部门报送的采购预算进行汇总审核，结合本局财力状况和采购计划，提出年度采购预算草案，报采购领导小组审议。3.采购领导小组审议通过后的采购预算草案，报局党组审定后，按照规定程序报财政部门审批。（二）预算执行1.采购活动应当严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。因特殊情况确需调整采购预算的，应当按照规定程序报财政部门审批。2.采购中心应当建立采购预算执行台账，及时记录采购项目的预算执行情况，定期向采购领导小组和财务部门报告。3.财务部门应当加强对采购预算执行的监督检查，对违反采购预算的行为及时进行纠正。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，因政策调整、工作需要等原因，确需调整采购预算的，需求部门应当提出书面申请，说明调整的原因、内容和金额等情况，报采购中心审核。2.采购中心应当对需求部门提出的采购预算调整申请进行审核，提出审核意见，报采购领导小组审议。3.采购领导小组审议通过后的采购预算调整申请，报局党组审定后，按照规定程序报财政部门审批。四、采购需求管理（一）需求提出1.各需求部门应当根据工作实际需要，提出采购需求。采购需求应当明确、具体、合理，符合法律法规和行业标准要求。2.采购需求应当包括采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、技术参数、服务要求、交货时间、交货地点等内容。（二）需求调研1.采购中心应当对采购需求进行调研，了解市场供应情况、价格水平、技术发展趋势等信息，为制定采购文件提供参考依据。2.采购中心可以通过查阅资料、咨询专家、实地考察等方式进行需求调研。（三）需求审核1.采购中心应当对各需求部门提出的采购需求进行审核，审核内容包括采购需求的合理性、合规性、完整性等。2.对于重大采购项目，采购中心应当组织相关部门和专家进行论证，确保采购需求的科学性和可行性。（四）需求变更1.在采购活动实施过程中，因特殊情况需要变更采购需求的，需求部门应当提出书面申请，说明变更的原因、内容和金额等情况，报采购中心审核。2.采购中心应当对需求部门提出的采购需求变更申请进行审核，提出审核意见，报采购领导小组审议。3.采购领导小组审议通过后的采购需求变更申请，应当及时通知供应商，并按照规定程序调整采购文件和采购合同。五、采购方式选择（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。公开招标数额标准按照国家和省有关规定执行。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。（六）采购方式审批1.采用公开招标以外的采购方式的，应当在采购活动开始前，报采购领导小组审批。2.采购领导小组应当对采购方式的选择进行严格审核，确保采购方式的合理性和合规性。六、采购文件编制（一）采购文件内容1.采购文件应当包括采购公告、采购邀请书、采购需求、采购预算、采购方式、采购程序、评审标准、合同条款等内容。2.采购文件应当明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、服务要求、交货时间、交货地点等实质性内容，确保供应商能够准确理解采购需求。（二）采购文件编制要求1.采购文件应当符合法律法规和行业标准要求，语言规范、表述清晰、逻辑严谨。2.采购文件应当公平、公正、合理，不得含有倾向性、歧视性条款，不得设定不合理的资格条件和技术参数。3.采购文件应当明确评审标准和评审方法，确保评审过程的公正性和客观性。（三）采购文件审核1.采购中心应当对编制完成的采购文件进行审核，审核内容包括采购文件的合法性、合规性、完整性、准确性等。2.对于重大采购项目，采购中心应当组织相关部门和专家进行论证，确保采购文件的科学性和可行性。3.采购文件审核通过后，应当报采购领导小组审定。七、采购评审管理（一）评审专家管理1.建立福建省局采购评审专家库，评审专家从专家库中随机抽取。评审专家应当具备相应的专业知识和技能，熟悉采购评审工作流程和要求。2.采购中心应当对评审专家的抽取、使用等情况进行记录，确保评审专家抽取的随机性和公正性。3.评审专家应当遵守评审工作纪律，客观、公正地履行评审职责，不得泄露评审信息，不得与供应商串通谋取不正当利益。（二）评审程序1.采购中心应当按照采购文件规定的评审程序组织评审活动。评审活动应当在规定的时间和地点进行，评审过程应当全程录音录像。2.评审专家应当认真阅读采购文件，熟悉评审标准和评审方法，对供应商的投标文件进行独立评审，并按照规定填写评审意见。3.评审过程中，评审专家可以要求供应商对投标文件中的有关问题进行澄清或者说明，但不得对投标文件进行实质性修改。（三）评审结果公示1.采购中心应当在评审结束后，及时将评审结果进行公示。公示内容包括采购项目名称、采购方式、评审日期、评审专家名单、供应商名称、投标报价、评审得分等信息。2.公示期不得少于三个工作日。公示期间，供应商对评审结果有异议的，可以向采购中心提出质疑。采购中心应当及时受理并处理供应商的质疑。（四）评审报告1.采购中心应当在评审结束后，及时编制评审报告。评审报告应当包括采购项目基本情况、评审过程、评审结果、评审意见等内容。2.评审报告应当由评审专家签字确认，并加盖采购中心公章。评审报告是采购活动的重要文件，应当妥善保存。八、采购合同管理（一）合同签订1.采购中心应当在评审结果公示无异议后，按照规定程序与中标供应商签订采购合同。采购合同应当采用书面形式，明确约定双方的权利和义务。2.采购合同应当包括采购项目名称、规格型号、数量、质量要求、服务要求、交货时间、交货地点、价格、付款方式、违约责任等内容。3.采购合同签订前，采购中心应当将合同文本送财务部门、资产管理部门等相关部门审核，确保合同条款符合法律法规和本局规定要求。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应当按照合同约定履行各自的义务。采购中心应当督促供应商按时、按质、按量履行合同，确保采购项目顺利实施。2.在合同履行过程中，因特殊情况需要变更合同的，双方应当协商一致，并签订书面补充协议。补充协议应当作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购中心应当组织相关部门和人员对采购项目进行验收。验收内容包括采购项目的数量、质量、规格型号、服务要求等是否符合合同约定。2.验收合格的，采购中心应当出具验收报告。验收报告应当由验收人员签字确认，并加盖采购中心公章。验收报告是采购项目结算和支付货款的依据。（四）合同付款1.财务部门应当按照采购合同约定的付款方式和时间，及时支付货款。付款前，财务部门应当审核采购合同、验收报告、发票等相关资料，确保付款依据充分、手续齐全。2.对于重大采购项目，财务部门应当进行跟踪审计，确保采购资金的安全和合理使用。九、采购风险管理（一）风险识别1.采购中心应当建立采购风险识别机制，定期对采购活动进行风险排查，识别可能存在的风险因素。2.采购风险因素主要包括采购需求不合理、采购方式选择不当、采购文件编制不规范、评审过程不公正、合同履行不到位、供应商违约等。（二）风险评估1.采购中心应当对识别出的采购风险因素进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，将采购风险分为高风险、中风险和低风险三个等级。（三）风险应对1.针对不同等级的采购风险，采购中心应当制定相应的风险应对措施。对于高风险因素，应当采取重点监控、专项治理等措施；对于中风险因素，应当采取加强管理、完善制度等措施；对于低风险因素，应当采取日常关注、定期检查等措施。2.采购中心应当建立采购风险预警机制，及时发现和预警采购风险，采取有效措施防范和化解风险。十、采购监督与检查（一）内部监督1.福建省局监察部门应当加强对采购活动的内部监督，定期对采购项目进行检查，发现问题及时督促整改。2.采购中心应当建立健全内部监督制度，加强对采购人员的管理和监督，确保采购活动规范有序进行。（二）外部监督1.采购活动应当接受财政、审计、纪检监察等部门的外部监督。采购中心应当积极配合相关部门的监督检查工作，