综管办政府采购管理制度

PAGE综管办政府采购管理制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织综管办政府采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织综管办使用财政性资金及其他自有资金进行的政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，采购过程应接受社会监督，保证采购活动的公开透明。3.公平竞争原则：通过公平竞争机制，为供应商提供平等的参与机会，促进市场竞争，提高采购效益。4.公正原则：采购活动应遵循公正的程序和标准，确保采购结果的公正性，维护供应商的合法权益。5.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的义务，保证采购活动的顺利进行。二、采购管理职责（一）综管办职责1.负责制定和完善本公司/组织政府采购管理制度，并组织实施。2.汇总各部门采购需求，编制年度政府采购预算，报上级主管部门审批后执行。3.组织实施政府采购活动，包括采购项目的策划、采购文件编制、采购信息发布、供应商资格审查、开标评标、合同签订等工作。4.建立政府采购档案管理制度，负责采购文件、合同等资料的整理、归档和保管。5.负责对政府采购活动进行监督检查，处理采购过程中的投诉和举报，确保采购活动规范有序进行。（二）需求部门职责1.根据本部门业务需要，提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、技术要求、服务标准等内容，并对需求的合理性和准确性负责。2.配合综管办做好采购项目的前期调研、技术论证、市场询价等工作，提供必要的技术支持和商务信息。3.参与采购项目的开标评标、合同验收等环节，对采购项目的质量、进度、售后服务等进行监督和评价。（三）财务部门职责1.负责审核政府采购预算，确保预算编制的合理性和准确性，并按照财政部门要求及时下达预算指标。2.负责对政府采购资金进行管理和核算，按照合同约定及时支付采购款项，对资金支付的合规性进行审核监督。3.配合综管办做好政府采购项目的财务审计和绩效评价工作，提供相关财务数据和分析报告。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应于每年规定时间前，根据本部门下一年度业务发展计划和工作需要，提出采购需求，填报采购预算申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预计金额等内容，并附必要的采购依据和说明材料。2.综管办对各部门提交的采购预算申请表进行汇总、审核和分析，结合公司/组织年度工作计划和财务状况，编制年度政府采购预算草案，报上级主管部门审批。3.年度政府采购预算草案经上级主管部门批准后，由综管办分解下达至各部门，并明确各部门的采购预算控制额度。各部门应严格按照下达的预算控制额度执行采购活动，不得擅自突破预算。（二）预算调整1.在预算执行过程中，因特殊情况确需调整采购预算的部门，应填写采购预算调整申请表，详细说明调整原因、调整项目、调整金额等内容，并提供相关证明材料。2.综管办对部门提交的采购预算调整申请表进行审核，提出审核意见，报上级主管部门审批。经批准的采购预算调整申请，由综管办及时下达至相关部门，并相应调整其采购预算控制额度。3.对于追加预算的采购项目，应按照规定的采购程序进行采购，确保采购活动的合法性和合规性。四、采购方式及程序（一）采购方式1.公开招标：公开招标是政府采购的主要方式，适用于采购货物、工程和服务数额较大、技术复杂、有较多潜在供应商可供选择的采购项目。2.邀请招标：邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式，邀请其参加投标的采购方式。适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。3.竞争性谈判：竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购：单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。5.询价：询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（二）采购程序1.采购申请：各部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额、采购方式建议等内容，并经部门负责人签字确认后提交给综管办。2.采购审批：综管办收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合规性、预算合理性等进行审核。对于金额较大或复杂的采购项目，组织相关部门进行论证和评审。审核通过后，报公司/组织领导审批。3.采购执行制定采购文件：根据采购项目的特点和采购方式，综管办负责制定采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价通知书等。采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的准确性和完整性。发布采购信息：按照规定的采购方式和程序，通过指定的媒体或平台发布采购信息，邀请潜在供应商参与采购活动。公开招标和邀请招标项目应发布招标公告，竞争性谈判和询价项目应发布采购邀请书，单一来源采购项目应进行公示。供应商资格审查：对报名参与采购活动的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、财务状况、信誉等。只有符合资格要求的供应商才能参与后续的采购环节。开标评标/谈判询价：按照采购文件规定的时间和地点组织开标评标或谈判询价活动。开标时，供应商应提交投标文件，评标委员会对投标文件进行评审，确定中标候选人；谈判询价时，谈判小组或询价小组与供应商进行谈判或询价，确定成交供应商。中标/成交公示：采购活动结束后，对中标/成交供应商进行公示，公示期不少于规定天数。公示无异议后，向中标/成交供应商发出中标/成交通知书。4.合同签订：综管办组织采购人与中标/成交供应商签订政府采购合同。合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。合同签订后，报财务部门备案。5.验收付款验收：采购项目完成后，采购人应组织相关部门和人员按照合同约定的标准和要求进行验收。验收合格后，出具验收报告。付款：财务部门根据验收报告和合同约定，按照规定的程序办理付款手续。对于金额较大的采购项目，可以根据合同约定分期支付款项。五．采购合同管理（一）合同签订1.采购人与中标/成交供应商应在中标/成交通知书发出之日起规定时间内，按照采购文件确定的事项签订政府采购合同。合同内容应符合法律法规和采购文件的要求，明确双方的权利和义务。2.签订合同前，综管办应对合同条款进行审核，重点审核合同的合法性、完整性、准确性、合理性等内容，确保合同条款符合公司/组织利益和采购要求。审核通过后，报公司/组织领导签字盖章。3政府采购合同应当采用书面形式，一式多份，分别由采购人、供应商、综管办、财务部门等留存归档。（二）合同履行1.采购人和供应商应按照合同约定履行各自的义务，保证合同的顺利执行。采购人应及时向供应商提供必要的协助和支持，供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物、工程或服务。2.在合同履行过程中，如发生合同变更、中止或终止等情况，采购人和供应商应协商一致，并签订书面协议。涉及金额较大或对公司/组织利益有重大影响的合同变更，应报上级主管部门审批。3.综管办应建立合同履行跟踪机制，定期对合同履行情况进行检查和督促，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题，确保采购项目按时、按质、按量完成。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购人应组织相关部门和人员按照合同约定的标准和要求进行验收。验收内容包括货物/工程的数量、质量、规格、性能等，以及服务的内容、标准、期限等。2.验收人员应认真填写验收报告，详细记录验收情况，包括验收项目、验收标准、验收结果等内容。验收报告应由验收人员签字确认，并加盖采购人公章。3.对于验收不合格的采购项目，采购人应及时通知供应商进行整改或重新提供货物/工程/服务。供应商应在规定时间内完成整改或重新提供，并经采购人再次验收合格。（四）合同付款1.财务部门应按照合同约定和验收报告，及时办理付款手续。付款前，应对合同执行情况进行审核，确保付款金额与合同约定相符，验收手续齐全。2.对于金额较大的采购项目，可以根据合同约定分期支付款项。每次付款前，采购人应提供相应的验收报告和发票等资料，财务部门审核无误后支付款项。3.如供应商未按照合同约定履行义务，采购人有权拒绝付款，并按照合同约定追究供应商的违约责任。六、采购监督与检查（一）内部监督1.综管办应建立健全政府采购内部监督机制，加强对采购活动全过程的监督检查。定期对采购项目进行内部审计，检查采购程序的执行情况、采购文件的编制与审核、合同签订与履行、资金支付等环节是否合规。2.设立专门的监督岗位或指定专人负责政府采购监督工作，对采购活动进行实时监督。监督人员应具备专业知识和技能，熟悉政府采购法律法规和业务流程，能够独立履行监督职责。3.建立采购项目廉政风险防控机制，加强对采购人员的廉政教育，防范采购过程中的腐败行为。对采购活动中的关键环节和岗位，实行定期轮岗制度，防止权力滥用。（二）外部监督1.接受财政部门、审计部门、纪检监察部门等政府相关部门的监督检查，积极配合政府部门的工作，如实提供采购活动的相关资料和信息。2.主动接受社会监督，通过公司/组织网站、政府采购信息发布平台等渠道，及时公开政府采购信息，包括采购项目公告、采购文件、中标/成交结果、合同签订等内容。设立举报信箱和举报电话，接受供应商和社会公众的投诉和举报。3.对于政府部门和社会公众提出的监督意见和建议，应认真对待，及时整改落实，并将整改情况反馈给监督部门。（三）监督检查内容1.采购程序的执行情况，包括采购申请、审批、采购方式选择、采购文件编制、信息发布、开标评标/谈判询价、中标/成交公示、合同签订等环节是否符合规定程序。2.采购文件的合法性、完整性和准确性，采购文件是否明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容，是否存在歧视性条款或不合理要求。3.供应商资格审查情况是否严格，是否存在违规确定供应商或让不合格供应商参与采购活动的情况。4.开标评标/谈判询价过程是否公正、公平、公开，评标委员会或谈判小组的组成是否符合规定，评标标准是否合理，评标过程是否规范。5.合同签订与履行情况，合同条款是否符合采购文件要求，双方是否按照合同约定履行义务，合同变更、中止或终止是否符合规定程序。6.采购资金的使用和管理情况，资金支付是否合规合理，是否存在截留、挪用、浪费等现象。7.采购档案管理情况，采购文件、合同、验收报告等资料是否齐全、完整，是否按照规定进行整理、归档和保管。（四）违规处理1.对于在政府采购活动中发现的违规行为，应按照国家法律法规和本公司/组织相关规定进行严肃处理。对违规责任人，视情节轻重给予警告、罚款、辞退等处罚；对违规供应商，视情节轻重给予警告、罚款、列入不良行为记录名单、禁止参加政府采购活动等处罚，并依法追究其法律责任。2.建立违规行为记录档案，对违规行为进行详细记录，作为对采购当事人信用评价的重要依据。对有不良记录的采购当事人，在后续的政府采购活动中进行重点关注和监督。3.针对政府采购活动中发现的问题，应及时总结经验教训，采取有效措施进行整改，完善相关制度和流程，防止类似问题再次发生。七、采购档案管理（一）档案内容1.采购项目档案应包括采购活动全过程的相关资料，主要有采购申请表、采购预算申请表、采购文件（招标文件、谈判文件、询价通知书等）、投标文件、评标报告、中标/成交通知书、政府采购合同、验收报告、发票、付款凭证等。2.对于涉及重大采购项目或具有特殊意义的采购活动，还应包括项目前期调研资料（市场调研报告、技术论证报告等）、采购活动会议纪要、采购过程中的往来函件等相关资料。（二）档案整理1.采购项目完成后，综管办应及时对采购档案进行整理。按照采购项目的类别和时间顺序，对各项档案资料进行分类、编号、装订，确保档案资料的整齐、规范。2.对于电子档案，应按照统一的格式和命名规则进行存储，建立电子档案索引目录，便于查询和使用。同时，定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。（三）档案保管1.设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防潮防虫设施等，确保档案资料的安全保管。2.档案保管期限应按照国家法律法规和本公司/组织相关规定执行。一般采购项目档案保管期限不少于规定年限，重要采购项目档案应长期保管。3.严格档案查阅制度，未经批准，任何人不得擅自查阅、借阅采购档