档案局采购管理制度

PAGE档案局采购管理制度一、总则（一）目的为加强档案局采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于档案局机关及所属事业单位的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开、公正、公平，接受内部监督和社会监督。3.预算控制原则：采购活动应严格执行预算，确保资金使用合理、有效。4.质量优先原则：优先采购质量可靠、性能优良的产品和服务，满足工作需求。5.效益原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高采购效益。二、采购组织与职责(一)采购决策机构档案局成立采购领导小组，负责审议采购计划、采购方式、采购预算等重大采购事项，对采购活动进行决策和监督。采购领导小组由档案局领导及相关部门负责人组成。(二)采购执行机构档案局设立采购办公室作为采购执行机构，负责具体采购工作的组织实施。采购办公室应配备专业的采购人员，负责采购项目的需求调研、采购文件编制、采购活动组织、合同签订与执行等工作。(三)相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量要求等，并对采购项目的技术参数、性能指标等进行审核。2.财务部门：负责采购预算的编制、审核和执行监督，对采购资金进行管理和核算，确保资金安全、合理使用。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，审查采购项目的合法性、合规性、效益性，防范采购风险。4.纪检监察部门：对采购活动中的违规违纪行为进行调查处理，维护采购秩序。三、采购预算管理(一)预算编制1.各需求部门应根据工作需要和事业发展规划，结合上一年度采购执行情况，编制本部门年度采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容。2.采购办公室对各需求部门提交的采购预算进行汇总、审核，结合档案局年度工作计划和财务状况进行综合平衡后，编制全局年度采购预算草案。3.年度采购预算草案经采购领导小组审议通过后，报档案局领导审批，并按照规定程序报财政部门备案。(二)预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整采购预算的，应按照规定程序办理预算调整手续。2.采购办公室应建立采购预算执行台账，对采购项目的预算执行情况进行实时跟踪和监控，定期向采购领导小组报告预算执行情况。3.财务部门应加强对采购资金的管理，严格按照合同约定支付采购款项，确保资金支付安全、及时、准确。(三)预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇下列情形之一的，可以申请调整采购预算：因国家政策调整、工作任务变化等原因，需要增加或减少采购项目的；因市场价格波动、技术参数变更等原因，导致原采购预算无法满足采购需求的；其他确需调整采购预算的情形。2.预算调整申请应由需求部门提出，经采购办公室审核、采购领导小组审议通过后，报档案局领导审批，并按照规定程序报财政部门备案。3.预算调整申请应详细说明调整的原因、内容、金额等，并提供相关证明材料。四、采购需求管理(一)需求提出1.各需求部门应根据工作实际需要，及时提出采购需求。采购需求应明确采购项目的名称、规格、数量以及技术参数、性能指标、服务要求等内容。2.采购需求应符合国家法律法规、行业标准和档案局的实际工作需要，不得提出不合理的要求。(二)需求审核1.采购办公室收到需求部门提交的采购需求后，应组织相关人员进行审核。审核内容包括采购需求的合理性、合规性以及与预算的匹配性等。2.对于专业性较强的采购项目，采购办公室应组织相关专家进行论证，确保采购需求科学合理。3.经审核通过的采购需求，由采购办公室下达采购任务通知书，明确采购项目的具体要求和时间节点。(三)需求变更1.在采购项目实施过程中，如因特殊原因需要变更采购需求的，需求部门应提出书面申请，并说明变更的原因、内容等。2.采购办公室收到需求变更申请后，应组织相关人员进行审核，并报采购领导小组审批。需求变更经批准后，采购办公室应及时调整采购文件和采购合同。3.因需求变更导致采购预算增加的，应按照预算调整程序办理相关手续。五、采购方式管理(一)公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目（货物、服务类项目单项或批量采购金额一次性达到200万元以上，工程类项目单项合同估算价在400万元以上），应当采用公开招标方式采购。3.采用公开招标方式采购的，采购办公室应按照规定程序发布招标公告、编制招标文件、组织开标、评标和定标等工作。(二)邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3采用邀请招标方式采购的，采购办公室应按照规定程序发布投标邀请书、编制招标文件、组织开标、评标和定标等工作。(三)竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格以及合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购办公室应按照规定程序成立谈判小组、制定谈判文件、组织谈判、确定成交供应商等工作。(四)单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购办公室应按照规定程序进行公示、组织协商、确定成交供应商等工作。(五)询价1.询价是指采购人向三家以上潜在的供应商发出询价单，对供应商一次性报出的价格进行分析比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购办公室应按照规定程序成立询价小组、确定被询价的供应商名单、询价、确定成交供应商等工作。(六)采购方式审批1.采购办公室应根据采购项目的特点和实际情况，提出采购方式建议，并报采购领导小组审批。2.对于采用公开招标以外采购方式采购的项目，采购办公室应在采购活动开始前，将采购方式申请及相关材料报财政部门审批。未经财政部门批准，不得采用相应采购方式进行采购。六、采购文件管理(一)采购文件编制1.采购办公室应根据采购需求和采购方式，编制相应的采购文件。采购文件应包括采购项目说明、采购需求、采购方式、采购程序、评审标准、合同条款等内容。2.采购文件应符合国家法律法规和行业标准的要求，明确采购项目的技术参数、性能指标、服务要求等实质性内容，确保采购文件的合法性、合规性和公正性。3.对于专业性较强的采购项目,采购办公室应组织相关专家参与采购文件的编制工作，确保采购文件的科学性和合理性。(二)采购文件审核1.采购文件编制完成后，采购办公室应组织相关人员进行审核,审核内容包括采购文件的合法性、合规性、完整性、准确性以及与采购需求的匹配性等。2.对于涉及重大采购项目或复杂采购项目的采购文件，采购办公室应组织采购领导小组进行审议，确保采购文件符合档案局的利益和要求。3.经审核通过的采购文件，由采购办公室加盖公章后发布。(三)采购文件澄清与修改1.在采购文件发出后，如供应商对采购文件有疑问或异议的，可以在规定时间内以书面形式提出澄清要求。采购办公室应及时对供应商提出的问题进行答复，并将答复意见以书面形式通知所有获取采购文件的供应商。2.在采购活动开始前，如发现采购文件存在错误或需要修改的，采购办公室应及时对采购文件进行澄清或修改，并将澄清或修改内容以书面形式通知所有获取采购文件的供应商。澄清或修改的内容作为采购文件的组成部分，具有同等法律效力。3.因采购文件澄清或修改导致采购项目时间变更的，采购办公室应及时通知相关供应商，并相应延长采购活动时间。七、采购活动组织(一)采购公告发布1.采用公开招标、邀请招标方式采购的，采购办公室应按照规定程序在指定的媒体上发布采购公告。采购公告应包括采购项目名称、采购内容、采购方式、供应商资格要求、采购文件获取时间及方式、投标截止时间及地点、开标时间及地点等内容。2.采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式采购的，采购办公室应通过书面、电话、短信等方式向符合相应资格条件的供应商发出采购邀请。采购邀请应包括采购项目名称、采购内容、采购方式、供应商资格要求、谈判或询价时间及地点等内容。(二)供应商报名与资格审查1.供应商应在采购公告规定的时间内报名参加采购活动，并按照要求提交相关资格证明文件。采购办公室应及时对供应商提交的资格证明文件进行审查，确定供应商是否符合采购项目的资格要求。2.对于通过资格审查的供应商，采购办公室应向其发放采购文件，并告知其采购活动的相关要求和注意事项。对于未通过资格审查的供应商，采购办公室应及时通知其原因。(三)开标、谈判与询价1.采购办公室应按照采购文件规定的时间和地点组织开标、谈判或询价活动。开标、谈判和询价活动应在采购领导小组的监督下进行，确保采购活动的公开、公正、公平。2.开标时，采购办公室应按照规定程序组织唱标、开标记录等工作，并当场公布投标报价及其他主要内容。谈判和询价时，采购办公室应组织谈判小组或询价小组与供应商进行谈判或询价，并记录谈判或询价过程和结果。3.在开标、谈判和询价过程中，供应商应按照采购文件的要求进行投标、报价或应答，不得有任何违规行为。采购办公室应及时对供应商的投标、报价或应答进行评审，并按照评审标准确定成交供应商。(四)定标与成交公告1.采购办公室应根据评审结果确定成交供应商，并将成交结果报采购领导小组审批。经采购领导小组审批通过后，采购办公室应发布成交公告，公告成交供应商名称、地址、成交金额等内容。2.成交公告应在指定的媒体上发布，公告期限不得少于一个工作日。在成交公告发布后，采购办公室应及时向成交供应商发出成交通知书，并与成交供应商签订采购合同。八、采购合同管理(一)合同签订1.采购办公室应在成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、质量要求、服务要求、交货时间及地点、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同应符合国家法律法规和行业标准的要求，确保合同的合法性、合规性和有效性。采购合同签订后，采购办公室应及时将合同副本送财务部门、审计部门等相关部门备案。(二)合同履行1.采购合同签订后，采购办公室和成交供应商应按照合同约定履行各自的义务。采购办公室应及时跟踪合同履行情况，督促成交供应商按时、按质、按量完成采购项目。2.成交供应商应按照合同约定的时间、地点、方式等要求提供货物、工程或服务，并确保提供的货物、工程或服务符合采购文件和合同的要求。如因特殊原因需要变更合同履行方式或时间的，成交供应商应及时与采购办公室协商，并签订书面补充协议。(三)合同验收1.采购项目完成后，采购办公室应组织相关人员对采购项目进行验收验收内容包括货物的数量、质量、规格、性能指标等，工程的建设质量、进度、安全等，服务的内容、标准、效果等。2.验收人员应按照采购文件和合同的要求对采购项目进行严格验收，并出具验收报告。验收报告应包括验收项目名称、验收内容、验收标准、验收结果等内容。对于验收合格的采购项目，采购办公室应及时办理付款手续；对于验收不合格的采购项目，采购办公室应及时通知成交供应商进行整改或重新提供货物、工程或服务，直至验收合格为止。(四)合同变更与终止1.在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款的，采购办公室应与成交供应商协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他原因导致采购合同无法履行或部分无法履行的，采购办公室应及时与成交供应商协商解决办法，并签订书面终止协议。终止协议应明确合同终止的原因、时间、双方的权利义务等内容。九、采购监督与管理(一)内部监督1.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，审查采购项目的合法性、合规性、效益性，防范采购风险。审计内容包括采购预算执行情况、采购方式选择、采购文件编制、采购活动组织、采购合同签订与履行等方面。2.纪检监察部门应加强对采购活动的监督检查，严肃查处采购活动中的违规违纪行为，维护采购秩序。对于发现的违规违纪问题，纪检监察部门应及时进行调查处理，并追究相关人员的责任。3.采购办公室应建立健全采购内部管理制度，加强对采购人员的培训和管理，提高采购人员的业务水平和职业道德素质。采购人员应