校园设施设备采购制度及流程

PAGE校园设施设备采购制度及流程一、总则1.目的为规范校园设施设备采购行为，确保采购过程公开、公平、公正，提高采购资金使用效益，满足学校教学、科研和管理等工作的需要，特制定本制度及流程。2.适用范围本制度适用于学校各部门、各单位采购的各类设施设备，包括教学仪器设备、办公设备、后勤保障设备、信息化设备等。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定。公平公正原则：采购过程应确保所有参与方机会均等，无歧视性对待。效益原则：在保证质量的前提下，追求采购资金的合理使用和效益最大化。诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责1.采购决策机构学校成立采购工作领导小组，由校领导、相关职能部门负责人组成。负责审议采购预算、采购政策、重大采购项目等事项，对采购工作进行宏观指导和决策。2.采购执行部门设立专门的采购部门（如采购中心或物资管理部门），负责具体采购业务的实施。其职责包括：制定采购计划和采购方案。组织采购活动，包括招标、谈判、询价等。与供应商进行沟通和协调。签订采购合同并跟踪合同执行情况。整理和归档采购文件。3.需求部门各使用设施设备的部门和单位为需求部门，负责提出采购需求，包括设备的规格、型号、数量、技术参数等详细要求，并对采购设备的质量和适用性负责。三、采购预算管理1.预算编制需求部门应根据学校事业发展规划和实际工作需要，在每年规定时间内编制本部门的设施设备采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并详细说明采购理由和预期效益。采购预算需经部门负责人审核后报学校财务部门和采购管理部门汇总。2.预算审批学校财务部门对各部门上报的采购预算进行审核，结合学校财力状况提出预算安排建议。采购工作领导小组对汇总后的采购预算进行审议和批准，确定年度采购预算总额和各项目的预算控制额度。3.预算调整采购预算一经批准，原则上不得随意调整。如因特殊原因确需调整预算的，需求部门应提出书面申请，说明调整原因、调整内容和金额，经部门负责人、财务部门和采购管理部门审核后，报采购工作领导小组审批。四、采购方式1.公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的项目。通过发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标，按照规定的评标标准和方法确定中标供应商。2.邀请招标对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目，可以采用邀请招标方式。由采购部门向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书，进行招标采购。3.竞争性谈判符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。采购部门与不少于三家的供应商进行谈判，从中确定成交供应商。4.单一来源采购符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采购部门与特定供应商进行协商，达成采购协议。5.询价采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。采购部门向有关供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价，然后根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、采购流程1.采购申请需求部门根据实际工作需要和采购预算，填写《校园设施设备采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、采购理由、预计采购时间等内容，并经部门负责人签字确认后提交给采购部门。2.采购审批采购部门收到采购申请后，对申请内容进行初审，核实采购项目是否在预算范围内、采购需求是否明确合理等。初审通过后，将采购申请提交给采购管理部门负责人进行审批。采购管理部门负责人根据学校采购政策和实际情况进行审批，重大采购项目需报采购工作领导小组审批。3.采购实施招标采购采购部门根据采购项目的特点和采购方式，编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标须知、技术规格要求、评标标准和方法、合同条款等内容。发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。对报名供应商进行资格审查，确定符合要求的投标人名单。组织开标、评标会议。开标时，当众宣读投标人的投标报价、投标文件的主要内容等。评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人。采购部门根据评标结果，向中标供应商发出中标通知书，并同时将中标结果通知未中标供应商。竞争性谈判采购采购部门成立谈判小组，谈判小组由采购代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。采购部门向符合资格条件的供应商发出谈判邀请书，供应商在规定时间内提交响应文件。谈判小组与供应商进行谈判，在谈判中可以要求供应商对响应文件作出必要的澄清、说明或者更正。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。单一来源采购采购部门对拟采用单一来源采购方式的项目进行公示，公示期不得少于五个工作日。公示无异议后，采购部门向单一来源供应商发出采购邀请。采购部门与单一来源供应商就采购项目的价格、技术、服务等条款进行协商，达成一致后签订采购合同。询价采购采购部门向符合资格条件的供应商发出询价通知书，询价通知书应包括采购项目的规格、标准、数量、交货时间、交货地点等内容。供应商在规定时间内提交报价文件，采购部门对各供应商的报价进行比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书，同时将成交结果通知其他询价供应商。4.合同签订采购部门根据采购结果，与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括设备规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款。合同签订后，采购部门应将合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。5.验收付款验收设备到货前，需求部门应组织相关人员做好验收准备工作，制定验收方案，明确验收标准和验收人员职责。设备到货后，采购部门通知需求部门、质量检验部门等相关人员共同进行验收。验收人员按照合同要求和验收标准，对设备的数量、规格、型号、质量、技术参数等进行逐一核对和检验。对验收合格的设备出具验收报告，验收报告应由验收人员签字确认。对验收不合格的设备，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取更换、维修等措施，直至验收合格为止。付款需求部门根据验收报告填写《校园设施设备采购付款申请表》，经部门负责人签字后提交给采购部门。采购部门审核付款申请后，提交给财务部门。财务部门按照合同约定和学校财务制度进行付款审核，审核通过后办理付款手续。对于分期付款的项目，财务部门按照合同约定的付款期限和金额进行支付。六、采购监督与管理1.内部监督学校审计部门负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购资金使用是否合理、采购合同执行情况等。学校纪检监察部门负责对采购活动中的违规违纪行为进行调查处理，维护采购工作的公正性和严肃性。采购管理部门应定期对采购工作进行总结和分析，评估采购制度的执行情况和采购效果，及时发现问题并提出改进措施。2.供应商管理建立供应商准入制度，采购部门对申请参与学校采购活动的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、业绩情况、信誉状况等。只有通过资格审查且列入学校供应商名录的供应商才能参与学校的采购活动。对供应商进行动态管理，采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况进行评价，并根据评价结果对供应商进行奖惩。对于表现优秀的供应商，给予优先采购、增加采购份额等奖励；对于出现质量问题、交货延迟、售后服务不到位等情况的供应商，采取警告、暂停采购、取消供应商资格等处罚措施。3.采购档案管理采购部门应建立健全采购档案管理制度，对采购