科协采购管理制度

PAGE科协采购管理制度一、总则（一）目的为了加强科协采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于科协机关及所属事业单位的各类采购活动，包括货物、工程和服务采购。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受内部监督和社会监督。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，确保采购活动公正、公平。4.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购领导小组，负责审议重大采购事项，决策采购政策和策略，监督采购活动。采购领导小组由科协领导、相关部门负责人等组成。（二）采购执行机构设立采购部门，负责具体采购业务的实施。采购部门应配备专业的采购人员，明确岗位职责，确保采购工作顺利开展。采购人员应具备良好的职业道德、专业知识和业务能力。（三）相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，提供技术规格、数量、质量要求等详细信息，参与采购过程中的技术谈判和验收工作。2.财务部门：负责采购预算的编制、审核和执行监督，参与采购合同的审核，办理采购资金的支付手续。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，审查采购项目的合法性、合规性和效益性。三、采购预算管理（一）预算编制1.需求部门应根据工作需要和事业发展规划，在每年规定时间内编制采购预算草案，明确采购项目、数量、金额等内容。2.采购预算应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，结合财力状况和业务需求，科学合理编制。（二）预算审批采购预算草案经财务部门审核后，提交采购领导小组审议批准。采购预算一经批准，必须严格执行，不得随意调整。（三）预算调整因特殊原因确需调整采购预算的，需求部门应提出书面申请，说明调整理由和金额，按规定程序报采购领导小组审批。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要方式。达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式。2.公开招标应通过法定媒体发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购事项进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应与供应商进行协商，确定成交价格和合同条款。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应向三家以上供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、采购流程（一）采购申请需求部门根据工作需要填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、技术要求、交货时间等内容，并提交相关证明材料。（二）采购审批采购申请表经部门负责人审核签字后，报采购部门。采购部门对采购申请进行形式审查，符合要求的提交采购领导小组审批。（三）采购实施1.采购部门根据批准的采购申请，按照规定的采购方式组织采购活动。2.采用公开招标、邀请招标方式的，应按照法定程序发布招标公告、编制招标文件、组织开标、评标、定标等工作。3.采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式的，应按照相应的采购程序进行操作。（四）合同签订采购项目确定成交供应商后，采购部门应及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。（五）验收1.采购项目到货后，需求部门应及时组织验收。验收人员应根据采购合同和相关标准对货物的数量、质量、规格型号等进行检验。2.对于大型或复杂的采购项目，可邀请专业机构或专家参与验收。验收合格后，验收人员应签署验收报告。（六）付款财务部门根据采购合同和验收报告，审核无误后办理采购资金的支付手续。六、采购合同管理（一）合同签订采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同签订前，采购部门应会同法律部门对合同条款进行审核，确保合同合法合规。（二）合同履行采购部门和供应商应按照合同约定履行各自的义务。采购部门应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。（三）合同变更合同履行过程中如需变更合同条款，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应报采购领导小组备案。（四）合同终止合同履行完毕或因其他原因需要终止合同的，采购部门应与供应商办理终止手续，清理债权债务。七、采购监督与审计（一）内部监督1.采购部门应建立健全内部监督机制，对采购活动进行全过程监督。2.审计部门应定期对采购项目进行审计，审查采购程序的合法性、采购合同的规范性、采购资金的使用效益等。（二）社会监督采购活动应接受社会监督，对于涉及公众利益的采购项目，应按照规定进行信息公开，接受社会公众的监督。八、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购申请、采购审批文件、采购文件（招标文件、投标文件、谈判文件、询价通知书等）、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资